Chi phí thanh toán bằng QR, ví điện tử có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

HCM DIEU ACC

8 thg 1, 2026

Trong thời đại thanh toán không tiền mặt bùng nổ, việc doanh nghiệp chi trả qua QR Pay, ví điện tử như MoMo, ZaloPay, VNPay… ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, rất nhiều kế toán vẫn băn khoăn: Chi phí thanh toán bằng QR, ví điện tử có được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN hay không? Nếu làm sai, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và truy thu thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất pháp lý của vấn đề này.

1. Điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Luật Thuế TNDN và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

Khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
Khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy, bản chất không nằm ở “thanh toán bằng cách nào”, mà nằm ở:

Có liên quan đến hoạt động kinh doanh không?
Có hóa đơn hợp pháp không?
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ không?

2. Thanh toán bằng QR, ví điện tử có được xem là “không dùng tiền mặt” không?

Căn cứ theo:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước

Thì các hình thức sau đều được xem là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ:

Chuyển khoản ngân hàng
Thanh toán qua cổng trung gian (VNPay, Momo, ZaloPay…)
Quét mã QR từ tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử đã liên kết ngân hàng

Điều này có nghĩa là:

Thanh toán bằng QR, ví điện tử HOÀN TOÀN được chấp nhận là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu:

Giao dịch có định danh rõ người trả – người nhận
Có sao kê, lịch sử giao dịch, chứng từ điện tử đầy đủ

3. Khi nào chi phí thanh toán qua QR, ví điện tử ĐƯỢC tính vào chi phí hợp lý?

Doanh nghiệp vẫn được đưa vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ:

Có hóa đơn hợp pháp mang tên, mã số thuế doanh nghiệp.
Giao dịch thanh toán được thực hiện từ:
- Tài khoản ngân hàng công ty, hoặc
- Ví điện tử liên kết với tài khoản công ty.
Có sao kê giao dịch, biên lai điện tử, chứng từ trung gian thanh toán.

Ví dụ:
Doanh nghiệp thanh toán 35 triệu tiền mua vật tư qua QR ngân hàng, người bán xuất hóa đơn đầy đủ, sao kê ngân hàng thể hiện rõ nội dung thanh toán → Chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN.

4. Trường hợp nào thanh toán QR, ví điện tử bị LOẠI chi phí?

Doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí trong các trường hợp sau:

Thanh toán từ ví cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên, không có ủy quyền hợp lệ.
Không chứng minh được mối liên hệ giữa người thanh toán và doanh nghiệp.
Không có hóa đơn hợp pháp hoặc hóa đơn xuất sai thông tin.
Sao kê giao dịch không thể hiện rõ nội dung thanh toán.

Hậu quả:

Bị loại chi phí khi quyết toán thuế
Bị truy thu thuế TNDN
Có thể bị xử phạt hành chính về thuế

5. Kế toán cần lưu ý gì khi hạch toán chi phí thanh toán bằng QR, ví điện tử?

Một số lưu ý quan trọng:

Ưu tiên thanh toán từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Nếu buộc dùng ví cá nhân:
- Phải có quyết định chi, giấy đề nghị thanh toán
- Có chứng từ hoàn ứng, ủy quyền rõ ràng
Lưu trữ đầy đủ:
- Hóa đơn điện tử
- Sao kê giao dịch
- Biên nhận thanh toán từ tổ chức trung gian

6. Kết luận

Thanh toán bằng QR, ví điện tử không làm mất đi tính hợp lệ của chi phí khi tính thuế TNDN. Điều quan trọng nhất vẫn là:

Hóa đơn đúng quy định
Chứng từ thanh toán minh bạch
Dòng tiền gắn với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nếu kế toán kiểm soát tốt chứng từ, chi phí thanh toán bằng QR vẫn được cơ quan thuế chấp nhận bình thường.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.