Hạch toán lương tháng 13: Những điều kế toán cần biết

HCM HÂN ACC

24 thg 1, 2026

Lương tháng 13 là một khoản tiền thưởng mang ý nghĩa động viên và ghi nhận sự đóng góp của người lao động, thường được doanh nghiệp chi trả vào dịp cuối năm. Tuy nhiên, dưới góc độ kế toán – thuế, lương tháng 13 không chỉ đơn thuần là khoản chi thưởng mà còn liên quan chặt chẽ đến việc ghi nhận chi phí, thời điểm hạch toán, nghĩa vụ thuế TNCN và điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị loại chi phí hoặc phát sinh sai sót khi quyết toán thuế.

1. Lương tháng 13 có được tính vào chi phí hợp lý không?

Lương tháng 13 của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, tiền thưởng là khoản tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp thưởng cho người lao động căn cứ vào:

Kết quả sản xuất, kinh doanh;

Mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Quy chế thưởng phải do doanh nghiệp ban hành và công khai tại nơi làm việc, sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).

Bên cạnh đó, khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó bao gồm:

Tiền lương, tiền công, tiền thưởng đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp;

Các khoản lương, thưởng không được quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn;
Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính.

Như vậy, để lương tháng 13 được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo:

Khoản thưởng được quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng;

Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ;

Thực tế đã chi trả cho người lao động.

Các hồ sơ thường bao gồm:

Hợp đồng lao động;

Quyết định hoặc quy chế lương, thưởng;

Chứng từ chi trả tiền thưởng (phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng).

Việc chuẩn hóa đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

2. Chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào?

Như vậy chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào phụ thuộc vào thời điểm nộp hồ sơ quyết toán, cụ thể:

2. Thời điểm chi trả và hạch toán lương tháng 13

Thời điểm thực chi lương tháng 13 là yếu tố quyết định khoản chi này được hạch toán vào chi phí của năm nào.

Cụ thể:

Nếu lương tháng 13 được chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, thì được hạch toán vào chi phí được trừ của năm đó.

Nếu chi trả sau thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, thì khoản lương tháng 13 sẽ được hạch toán vào chi phí của năm tiếp theo.

Ngoài ra, để lương tháng 13 được hạch toán vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần có quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong ít nhất một trong các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính;
Quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Ví dụ minh họa

Doanh nghiệp ABC có chính sách chi trả lương tháng 13 cho người lao động như sau:

Nhân viên A được xác định hưởng lương tháng 13 vào ngày 15/12/2025, nhưng doanh nghiệp thực tế chi trả vào ngày 01/04/2026. Do khoản chi này phát sinh sau thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2025, nên không được tính vào chi phí được trừ của năm 2025, mà sẽ được hạch toán vào chi phí năm 2026.

Nhân viên B được xác định hưởng lương tháng 13 vào ngày 20/12/2025 và doanh nghiệp thực tế chi trả vào ngày 10/01/2026, tức trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2025. Do đó, khoản lương tháng 13 của nhân viên B được tính vào chi phí được trừ của năm 2025.

Kết luận

Mặc dù cả hai nhân viên đều được xác định hưởng lương tháng 13 trong tháng 12/2025, nhưng do thời điểm thực chi khác nhau, chi phí lương tháng 13 được hạch toán vào hai năm tài chính khác nhau (2025 và 2026).

Điều này cho thấy:

Việc hạch toán lương tháng 13 không chỉ phụ thuộc vào thời điểm ghi nhận quyền hưởng,

Mà phụ thuộc chủ yếu vào thời điểm thực chi và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế,

Đồng thời phải phù hợp với quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điểm này để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

3. Quy định về chi phí lương tháng 13

Hiện nay, pháp luật lao động Việt Nam không bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả lương tháng 13 cho người lao động. Trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không có quy định nào yêu cầu người sử dụng lao động phải thanh toán khoản lương tháng thứ 13.

Do đó, lương tháng 13 không phải là khoản chi bắt buộc, trừ các trường hợp sau:

Có thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động;

Có quy định trong thỏa ước lao động tập thể;

Hoặc được ghi rõ trong quy chế tài chính, quy chế tiền lương hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp vẫn chi trả lương tháng 13?

Mặc dù không mang tính bắt buộc, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động chi trả lương tháng 13 như một khoản thưởng cuối năm hoặc thưởng Tết, nhằm:

Ghi nhận sự đóng góp của người lao động trong suốt năm làm việc;

Tạo động lực và tăng mức độ gắn bó của nhân sự;

Hạn chế tình trạng biến động lao động sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán – thời điểm thường có tỷ lệ nghỉ việc cao.

Bản chất pháp lý của lương tháng 13

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, lương tháng 13 được hiểu về bản chất là khoản thưởng, với nội dung:

“Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).”

Như vậy:

Lương tháng 13 là khoản thưởng mang tính tự nguyện;

Việc chi trả phụ thuộc vào tình hình tài chính và chính sách nội bộ của doanh nghiệp;

Doanh nghiệp có quyền quyết định điều kiện hưởng, mức hưởng và hình thức chi trả, nhưng phải công bố rõ ràng và minh bạch.

Hình thức chi trả lương tháng 13

Về hình thức, lương tháng 13 có thể được chi trả:

Bằng tiền mặt;
Chuyển khoản;
Hoặc bằng tài sản, hiện vật hay các hình thức khác theo quy định của doanh nghiệp.

Tóm lại, lương tháng 13 không phải nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, mà là khoản thưởng do doanh nghiệp chủ động quyết định. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý – thuế, doanh nghiệp cần:

Quy định rõ ràng trong hồ sơ nội bộ;

Công bố công khai chính sách thưởng;

Thực hiện chi trả đúng cam kết đã ban hành.

4. Cách hạch toán lương tháng 13

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (hiện hành) và Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200), cách hạch toán lương tháng 13 không có thay đổi về bản chất.

Kế toán doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng nguyên tắc kế toán và phù hợp với chính sách chi trả của doanh nghiệp. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

4.1 Các hình thức tính lương tháng 13

Thông thường lương tháng 13 được tính cụ thể theo các trường hợp như trong hình sau:

a. Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.

Lương tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 1: Chị A có mức lương từ tháng 01/20X5 – 10/20X5 là 7 triệu đồng/tháng; từ tháng 11/20X5– 12/20X5 là 10 triệu đồng/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của chị A là: [(7 x 10) + (10 x 2)] /12 = 7,5 triệu đồng

b. Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.

Lương tháng 13 = (Số tháng làm việc trong năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 2: Anh B bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 10/20X5 với mức lương từ tháng 10/20X5 – 12/20X5 là 10 triệu đồng/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của anh B là: (3/12) x 10 = 2,5 triệu đồng

c. Trường hợp đặc biệt: người lao động có những đóng góp đáng kể thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp.Lưu ý: Tiền lương tháng thứ 13, nhiều doanh nghiệp và người lao động coi nó như một khoản tiền thưởng của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết mức hưởng, điều kiện hưởng… là tùy vào quy định, quy chế và quyết định các khoản lương thưởng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp không có khoản chi lương tháng thứ 13 mà gộp chung là khoản thưởng Tết.

4.2 Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13

Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,… (nếu doanh nghiệp không có quỹ khen thưởng và tiền thưởng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531) (nếu trích từ quỹ khen thưởng)

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước (nếu có), ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).

Thanh toán lương tháng 13 cho người lao động

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,…

5. Các lưu ý quan trọng khi xử lý lương tháng 13

5.1. Lưu ý về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Điều kiện để lương tháng 13 được ghi nhận là chi phí hợp lý:

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi tiền lương, tiền thưởng không đáp ứng điều kiện nhất định sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bao gồm các trường hợp:

- Doanh nghiệp đã hạch toán chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp;

- Khoản tiền lương, tiền thưởng không được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính;
Quy chế tiền lương, quy chế thưởng;

- Khoản tiền lương, tiền thưởng đã trích chi phí nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa thực chi, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng theo đúng quy định.

Ngoài ra, mức trích quỹ lương dự phòng:

Do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện;
Chỉ được trích khi sau trích lập doanh nghiệp không bị lỗ;
Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế mà chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết, phần còn lại phải giảm chi phí của năm sau.

Hồ sơ, chứng từ cần có để lương tháng 13 được chấp nhận chi phí:

Để khoản lương tháng 13 được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ:

Quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ nội bộ (HĐLĐ, TƯLĐTT, quy chế tài chính, quy chế thưởng);
Quyết định chi lương/thưởng của người có thẩm quyền;
Chứng từ thanh toán hợp pháp (ủy nhiệm chi, phiếu chi, bảng lương ký nhận…).

Trường hợp doanh nghiệp bị lỗ có được ghi nhận chi phí lương tháng 13 không?

Nếu quy chế tài chính quy định: “Lương tháng 13 không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh”, thì khoản chi này vẫn được ghi nhận là chi phí hợp lý, kể cả khi doanh nghiệp bị lỗ.

Nếu quy chế quy định: “Chỉ chi lương tháng 13 khi doanh nghiệp có lợi nhuận”, thì trong trường hợp doanh nghiệp bị lỗ, khoản chi này không được chấp nhận là chi phí được trừ.

Thời điểm hạch toán chi phí lương tháng 13

Nếu thực chi trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN: chi phí được hạch toán vào năm tài chính phát sinh.

Nếu thực chi sau thời điểm nộp hồ sơ quyết toán: chi phí được hạch toán vào năm thực chi.

Ví dụ:

Công ty A trích trước lương tháng 13 năm 2025 vào ngày 31/12/2025:

Nếu chi trả trong tháng 02/2026 (trước hạn nộp quyết toán năm 2025): được tính vào chi phí được trừ năm 2025.

Nếu chi trả trong tháng 04/2026 (sau hạn nộp quyết toán): không đủ điều kiện ghi nhận chi phí năm 2025, mà chuyển sang chi phí năm 2026.

5.2. Lưu ý về thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Lương tháng 13 là thu nhập chịu thuế TNCN

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC, mọi khoản tiền lương, tiền thưởng và lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động chi trả đều là thu nhập chịu thuế TNCN, trừ các khoản được miễn theo quy định.

Do đó, lương tháng 13 thuộc thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Thời điểm tính thuế TNCN

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm doanh nghiệp thực tế chi trả thu nhập cho người lao động.

Ví dụ:

Doanh nghiệp chi lương tháng 13 vào tháng 01/2026 thì:

Khoản này được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN tháng 01/2026;

Được tổng hợp và quyết toán vào kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2026.

5.3. Lưu ý về bảo hiểm xã hội

Theo quy định mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các nghị định, thông tư hướng dẫn có hiệu lực từ 01/07/2025:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung được chi trả thường xuyên, ổn định hàng tháng;

Các khoản thưởng không ổn định, không chi trả thường xuyên, không gắn cố định với kỳ trả lương không thuộc tiền lương đóng BHXH.

Căn cứ các quy định này, lương tháng 13 không phải là khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

5.4. Lưu ý về quy trình và kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng cho chu trình tiền lương, trong đó lương tháng 13 phải được:

Quy định cụ thể trong quy chế tài chính/quy chế thưởng;
Phê duyệt theo đúng thẩm quyền.

Thông thường:

Kế toán tiền lương hoặc bộ phận nhân sự lập bảng lương;
Kế toán tổng hợp kiểm tra;
Kế toán trưởng kiểm soát và duyệt;
Ban giám đốc hoặc người điều hành phê duyệt cuối cùng.

Ngoài ra, do lương tháng 13 là khoản thưởng ghi nhận sự đóng góp của người lao động sau một năm làm việc, doanh nghiệp nên:

Gắn chính sách thưởng với hiệu quả công việc, KPI;
Truyền thông rõ ràng để tạo động lực và sự công bằng nội bộ.

Trên thực tế, các khoản thưởng khác như thưởng KPI, thưởng hiệu quả, thưởng theo kết quả kinh doanh (2–3–4 tháng lương…) được xử lý về thuế và kế toán tương tự như lương tháng 13.

6. Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã hiểu rõ hơn các quy định liên quan đến việc hạch toán lương tháng 13, bao gồm điều kiện ghi nhận chi phí, thời điểm hạch toán, nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội. Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế và quản trị chi phí hiệu quả hơn. Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, đừng ngần ngại theo dõi AGS để cập nhật thêm nhiều thông tin chuyên môn về kế toán – thuế cũng như các cơ hội nghề nghiệp phù hợp trong thời gian tới.