Import Dữ Liệu Vào Xero: Hướng Dẫn Chi Tiết & Chuẩn Xác

HR Xuân Phượng

22 thg 1, 2026

Khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Xero hoặc chuyển đổi từ hệ thống kế toán cũ, việc import dữ liệu ban đầu là một bước vô cùng quan trọng. Nếu thực hiện đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, hạn chế sai sót và vận hành hệ thống kế toán hiệu quả hơn.

Xero hỗ trợ nhập dữ liệu thông qua file CSV, cho phép bạn đưa nhanh các dữ liệu sẵn có như khách hàng, hóa đơn, tài khoản kế toán… vào hệ thống một cách có kiểm soát.

Bài viết này tổng hợp và hướng dẫn cách import dữ liệu vào Xero theo tài liệu chính thức từ Xero Central, phù hợp cho doanh nghiệp, kế toán và người mới bắt đầu sử dụng Xero.

1. Import Dữ Liệu Vào Xero Là Gì?

Import dữ liệu vào Xero là quá trình tải dữ liệu từ file CSV lên phần mềm Xero để sử dụng lại các thông tin đã có, thay vì phải nhập thủ công từng mục.
Việc import dữ liệu giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian nhập liệu
Giảm sai sót so với nhập tay
Thiết lập nhanh hệ thống kế toán ban đầu trên Xero

Đây là bước gần như bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng Xero.

2. Xero Hỗ Trợ Import Những Loại Dữ Liệu Nào?

Theo tài liệu chính thức của Xero, bạn có thể nhập các loại dữ liệu sau:

Contacts (Khách hàng & Nhà cung cấp)
Chart of Accounts (Hệ thống tài khoản kế toán)
Invoices (Hóa đơn bán hàng)
Bills (Hóa đơn mua)
Bank Statements (Sao kê ngân hàng)
Inventory Items (Hàng tồn kho)
Manual Journals (Bút toán thủ công)
Tracking Categories
Fixed Assets (Tài sản cố định)

Mỗi loại dữ liệu sử dụng một file CSV riêng với cấu trúc chuẩn do Xero quy định.

3. Chuẩn Bị File CSV Trước Khi Import Dữ Liệu Vào Xero

Để quá trình import diễn ra suôn sẻ, Xero khuyến nghị bạn:

3.1 Sử dụng đúng định dạng CSV

Xero chỉ hỗ trợ import dữ liệu từ file CSV
Không sử dụng file Excel (.xlsx) trực tiếp

3.2 Dùng template CSV của Xero

Mỗi loại dữ liệu có mẫu CSV riêng
Các cột trong file phải đúng thứ tự và tên trường

3.3. Kiểm tra dữ liệu trước khi tải lên

Ngày tháng phải đúng định dạng
Số tiền và mã tài khoản phải hợp lệ
Không có dòng trống hoặc dữ liệu dư

Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm lỗi và tránh phải nhập lại nhiều lần.

4. Các Bước Import Dữ Liệu Vào Xero

Bước 1: Truy cập chức năng Import

Đăng nhập vào tài khoản Xero
Truy cập khu vực tương ứng với loại dữ liệu cần nhập (Contacts, Accounting, Bank accounts…)

Bước 2: Tải file CSV lên

Chọn Import
Upload file CSV đã chuẩn bị
Xero sẽ hiển thị màn hình kiểm tra dữ liệu

Bước 3: Map dữ liệu (Ghép cột)

Ghép từng cột trong file CSV với trường dữ liệu tương ứng trong Xero
Điều chỉnh nếu hệ thống nhận sai cột

Bước 4: Xem trước và xác nhận

Xero hiển thị bản xem trước dữ liệu
Kiểm tra lại thông tin
Nhấn Import để hoàn tất

Sau khi hoàn thành, dữ liệu sẽ được lưu trực tiếp trong hệ thống Xero.

5. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Import Dữ Liệu Vào Xero

Xero không hỗ trợ hoàn tác (undo) sau khi import
Nếu import sai, bạn phải xóa dữ liệu thủ công
Một số dữ liệu cần được import theo thứ tự (ví dụ: Contacts phải tồn tại trước khi import Invoices)
Nếu file có lỗi, Xero sẽ hiển thị thông báo để bạn chỉnh sửa

6. Câu Hỏi Thường Gặp Khi Import Dữ Liệu Vào Xero

6.1 Import dữ liệu vào Xero có an toàn không?

Có. Xero chỉ nhập dữ liệu theo cấu trúc bạn xác nhận và không thay đổi dữ liệu khác trong hệ thống.

6.2 Có thể import lại dữ liệu nhiều lần không?

Có, nhưng bạn cần đảm bảo dữ liệu không bị trùng hoặc sai vì Xero không có chức năng undo.

6.3 Xero có giới hạn loại dữ liệu import không?

Có. Chỉ những loại dữ liệu được Xero hỗ trợ mới có thể import bằng CSV.

Kết Luận

Import dữ liệu vào Xero là bước quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống kế toán nhanh chóng và hiệu quả. Chỉ cần chuẩn bị file CSV đúng chuẩn và thực hiện theo hướng dẫn của Xero, bạn có thể đưa toàn bộ dữ liệu hiện có vào hệ thống mà không mất nhiều thời gian nhập tay.

Nếu doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu sử dụng Xero hoặc đang chuyển đổi hệ thống kế toán, việc nắm rõ quy trình import dữ liệu sẽ giúp quá trình vận hành trở nên trơn tru hơn ngay từ đầu.