Commercial invoice (hóa đơn thương mại) là gì? Quy định về hóa đơn thương mại

HCM - QUỲNH NHƯ - ADM

3 thg 2, 2026

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) được xem là một trong những chứng từ quan trọng nhất, không thể thiếu trong bất kỳ bộ hồ sơ giao dịch quốc tế nào. Đây không chỉ là căn cứ để thực hiện thanh toán giữa người mua và người bán, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trị giá hải quan, tính thuế và hoàn tất các thủ tục liên quan đến thông quan hàng hóa. Vì vậy, bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng cần hiểu rõ khái niệm, chức năng, ý nghĩa cũng như quy định về nội dung của hóa đơn thương mại.Trong bài viết dưới đây, AGS sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về Commercial Invoice.

1. Tổng quan về Commercial invoice

1.1. Khái niệm Commercial invoice

Commercial invoice (hay hóa đơn thương mại) là chứng từ được sử dụng trong thanh toán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Đây là loại hóa đơn mà người bán phát hành để người mua căn cứ vào đó thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn thương mại sẽ thể hiện các thông tin quan trọng như mô tả hàng hóa, số lượng, điều kiện giao nhận, giá trị lô hàng, phương thức thanh toán và hình thức vận chuyển. Bên cạnh chức năng thanh toán, commercial invoice còn được dùng để xác định trị giá hải quan, làm cơ sở tính thuế nhập khẩu và các khoản thuế doanh nghiệp phải nộp.

Hóa đơn thương mại thường được lập sau khi hàng hóa đã được đóng vào container hoặc đã được gửi đi, vì lúc này các thông tin về số lượng và chủng loại hàng đã được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn thương mại có thể được phát hành sau khi người mua thanh toán trước hoặc đồng thời với thời điểm ký kết hợp đồng giao hàng.

1.2. Chức năng của Commercial invoice

Commercial invoice là chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu và giữ nhiều vai trò quan trọng, bao gồm:

- Làm cơ sở thanh toán giữa người mua và người bán, hoặc giữa bên nhập khẩu và xuất khẩu. Đây cũng là tài liệu để người bán yêu cầu người mua thanh toán số tiền tương ứng.

- Dùng để xác định và tính các loại thuế xuất nhập khẩu, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc khai báo hải quan.

- Là tài liệu đối chiếu với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc làm thủ tục xuất – nhập cảnh hàng hóa, chẳng hạn như vận đơn, giấy báo hàng đến…

1.3. Ý nghĩa của Commercial invoice trong xuất nhập khẩu

Commercial invoice có ý nghĩa quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, cụ thể:

- Hóa đơn thương mại là loại chứng từ bắt buộc cần có trong giao hàng

- Khi thực hiện xác lập thanh toán với đối tác, hóa đơn thương mại là loại giấy tờ rất quan trọng

- Là căn cứ để xác định được giá trị của hàng hóa và tính thuế nhập khẩu

Tuy nhiên, commercial invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi hóa đơn thương mại đó có chứng từ kèm theo về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của bên mua.

2. Quy định về nội dung hóa đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại phải bao gồm các nội dung như sau:

- Thông tin người mua (Buyer/Importer): Bao gồm đầy đủ các thông tin về Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Số điện thoại, email, người đại diện, số fax, thông tin tài khoản.

- Thông tin người bán (Seller/Exporter): Bao gồm thông tin tương tự như người mua.

- Số hóa đơn: Tên viết tắt hợp lệ bởi phía xuất khẩu theo quy định.

- Ngày hóa đơn: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thường hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa hai bên xuất nhập khẩu ký kết và trước ngày hàng hóa xuất khẩu để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.

- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Các hình thức thanh toán phổ biến thường được sử dụng như T/T, L/C, D/A, D/P.

T/T (Telegraphic Transfer): Hình thức này tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán và được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, hình thức này lại mang lại rủi ro nhiều nhất so với các hình thức thanh toán khác. Trong trường hợp người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng thì không nên sử dụng hình thức này.
L/C (Letter of Credit): Hình thức này thanh toán tín dụng bằng chứng từ, ít được sử dụng dụng hơn so với hình thức T/T.
D/A và D/P (Documents agains Acceptance/Payment): Hình thức này ít rủi ro cho người bán nhất, tuy nhiên sẽ phức tạp hơn do cần yêu cầu kiểm tra và xác nhận lại chứng từ nhiều lần so với các hình thức thanh toán khác.

- Thông tin hàng hóa: Trên hợp đồng thương mại cần có đầy đủ các thông tin hàng hóa như: Tên hàng hóa, số lượng, tổng trọng lượng, đơn giá để tính tổng tiền

- Xuất xứ: Nhằm xác định nguồn gốc hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia nào

- Tổng tiền: Tổng giá trị hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng số và chữ kèm theo mệnh giá thanh toán đồng tiền theo quy định của hai bên

- Điều kiện Incoterms: Ghi kèm địa điểm cụ thể

Ngoài các thông tin kể trên, hợp đồng mại còn có thể có các thông tin liên quan đến:

- Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến)

- POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )

- POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng)

- Đích đến (Destination)

- Các khoản giảm giá/chiết khấu (nếu có)

3. Phân loại Commercial invoice

Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân chia thành 4 loại chính:

- Hóa đơn thương mại chính thức (Final invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ hợp đồng đã thực hiện

- Hóa đơn tạm thời (Provisional invoice): Hóa đơn sử dụng để thanh toán tạm thời các hàng hóa trong trường hợp hàng hóa chưa được xác định chính xác, thanh toán từng phần

- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn gồm các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng và được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về giá trị của sản phẩm

- Hóa đơn chiếu lệ (Profoma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn này được sử dụng khi hàng hóa được gửi làm mẫu bán, triển lam, đơn chào hàng.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này. Hi vọng bài viết có thể cung cấp cho bạn sẽ có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm những thông tin bổ ích khác và cơ hội việc làm hấp dẫn tại AGS nữa nhé.