Những quy định mới về hóa đơn điện tử - doanh nghiệp nên lưu ý

Hai Anh HR

3 thg 2, 2026

Trong những năm gần đây, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Song song với đó, hệ thống văn bản pháp luật cũng liên tục được điều chỉnh nhằm siết chặt quản lý, chống gian lận hóa đơn và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Nhiều quy định mới vừa được ban hành hoặc cập nhật khiến không ít doanh nghiệp lúng túng, dẫn đến phát sinh vi phạm và bị xử phạt không đáng có.

Bài viết này tổng hợp những thay đổi quan trọng, dựa trên các văn bản pháp luật chính thức, nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ và chủ động tuân thủ.

1. Các điểm quy định mới quan trọng

Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn và chứng từ. Đồng thời, Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc thực hiện.
Một số điểm mới nổi bật và dễ gây rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm rõ:

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn: Theo NĐ 70/2025, sau khi hóa đơn được lập, người bán phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế “chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo” kể từ khi lập hóa đơn.
Định dạng dữ liệu chuẩn: Hóa đơn điện tử phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn do Tổng cục Thuế quy định (XML, cấu trúc mẫu theo quy định tại Điều 12 của NĐ 70).
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (HĐĐT): Các nhà cung cấp HĐĐT có trách nhiệm kết nối, truyền dữ liệu và đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn. NĐ 70/2025 quy định rõ trách nhiệm của nhà cung cấp khi truyền, lưu trữ dữ liệu với cơ quan thuế.
Mở rộng đối tượng áp dụng: Trong quy định mới, cho phép các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng hoạt động qua nền tảng số hoặc thương mại điện tử đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, nếu họ gửi dữ liệu theo đúng yêu cầu.
Hóa đơn phát sinh từ máy POS (máy tính tiền) phải kết nối: Các hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy POS (máy tính tiền) có kết nối mạng đến cơ quan thuế là loại hóa đơn bắt buộc đối với một số ngành nghề theo NĐ 70, như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải…
Ủy quyền lập hóa đơn: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bên thứ ba (ví dụ: chi nhánh, đại lý) lập hóa đơn điện tử, nhưng cần tuân thủ quy định mới về uỷ nhiệm và mẫu hóa đơn.
Xử lý hóa đơn sai sót dữ liệu: Khi gửi tờ khai hóa đơn (datasheet) theo mẫu 01/TH-HDDT (có trong NĐ 70), nếu có hóa đơn sai hoặc cần điều chỉnh, thông tin điều chỉnh phải thể hiện trực tiếp trong dòng dữ liệu liên quan, thay vì gửi thông báo riêng lẻ theo NĐ cũ.
Ngưng sử dụng chứng từ điện tử cũ: Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, các tổ chức khấu trừ thuế TNCN phải chuyển sang sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ theo quy định mới nếu mẫu cũ không phù hợp.

2. Những sai phạm phổ biến và rủi ro doanh nghiệp dễ gặp

Dựa trên các điểm mới nói trên, có một số lỗi mà nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh – dễ mắc phải, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hoặc truy thu:

1. Chậm gửi dữ liệu hóa đơn

Nếu doanh nghiệp không chuyển dữ liệu đúng thời hạn (ngày làm việc tiếp theo), có thể bị xem là vi phạm quy định quản lý thuế.
Hệ quả: Thanh tra hoặc kiểm tra thuế sẽ yêu cầu giải trình, nếu vi phạm nhiều hóa đơn hoặc kéo dài, có thể bị phạt hành chính theo quy định thuế.

2. Dùng máy POS không kết nối đúng

Nếu doanh nghiệp sử dụng máy POS để xuất hóa đơn nhưng không thiết lập kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, hóa đơn có thể không được ghi nhận đúng theo NĐ 70.
Nguy cơ: Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh hoặc phạt, vì hóa đơn không tuân thủ định dạng hoặc không được truyền về hệ thống thuế.

3. Sử dụng nhà cung cấp HĐĐT không đủ tiêu chuẩn

Nếu nhà cung cấp phần mềm không tuân thủ trách nhiệm về truyền dữ liệu hoặc bảo mật, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về dữ liệu hóa đơn.
Nếu có gián đoạn kết nối hoặc lỗi do nhà cung cấp, doanh nghiệp nên có biện pháp ghi biên bản sự cố, lưu log gửi/nhận dữ liệu để chứng minh khi có thanh tra

4. Lập hóa đơn sai nội dung

Sai mã số thuế, sai tên, địa chỉ, hoặc các trường bắt buộc theo định dạng chuẩn có thể khiến hóa đơn không hợp lệ.
Việc sai nội dung có thể dẫn đến việc hóa đơn bị “bác” khi quyết toán chi phí hoặc bị truy thu thuế.

5. Sai khi điều chỉnh hóa đơn

Khi dùng tờ khai hóa đơn (datasheet) theo mẫu 01/TH-HDDT, nếu ghi điều chỉnh không đúng cách (ví dụ không điền mã số hóa đơn liên quan, số tham chiếu), sẽ vi phạm quy định mới về xử lý hóa đơn sai.
Việc không thực hiện đúng quy trình điều chỉnh có thể khiến hóa đơn trước đó bị coi là không hợp lệ, hoặc bị yêu cầu điều chỉnh lại.

6. Không chuyển mẫu khấu trừ TNCN theo quy định mới

Tổ chức chi trả thu nhập vẫn dùng mẫu chứng từ khấu trừ thuế cũ, không cập nhật theo Thông tư 32/2025, rất dễ bị nhắc nhở hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Khuyến nghị để doanh nghiệp giảm rủi ro

Để tránh vi phạm và chịu phạt, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:

Kiểm tra và lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT uy tín

Yêu cầu nhà cung cấp chứng minh khả năng kết nối với Tổng cục Thuế và tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn.
Kiểm soát hợp đồng: quy định rõ trách nhiệm truyền dữ liệu, bảo mật, thông báo gián đoạn dịch vụ, thời gian khắc phục lỗi.

Thiết lập quy trình truyền hóa đơn chặt chẽ

Khi lập hóa đơn, kế toán hoặc bộ phận bán hàng cần lưu lại bản XML/PDF và log thời điểm gửi dữ liệu.
Định kỳ kiểm tra xem có hóa đơn nào chưa được chuyển hoặc bị lỗi khi gửi, kịp thời điều chỉnh hoặc gửi lại.

Đào tạo nội bộ

Tổ chức khóa đào tạo ngắn cho nhân viên kế toán, thu ngân, bán hàng về các trường thông tin quan trọng trên hóa đơn (mã số thuế, tên, địa chỉ, đơn vị tính, v.v).
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai: khi nào cần dùng tờ khai datasheet, cách ghi sửa, điều chỉnh hóa đơn sao cho đúng mẫu quy định.

Lưu trữ và sao lưu dữ liệu hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn điện tử (XML, PDF) và bản ghi log truyền – nhận dữ liệu theo định dạng / cấu trúc cho phép kiểm tra lại khi cần.
Khi có lỗi hoặc gián đoạn, lập biên bản nội bộ mô tả nguyên nhân, thời điểm, biện pháp khắc phục để làm cơ sở giải trình nếu thanh tra thuế yêu cầu.

Kiểm soát việc khấu trừ thuế TNCN

Nếu công ty chi trả thu nhập (thu nhập cá nhân) cho nhân viên hoặc bên thứ ba, cần chuyển sang mẫu khấu trừ theo Thông tư 32/2025 nếu mẫu cũ không phù hợp.
Kiểm tra lại các chứng từ khấu trừ trước và sau khi Thông tư 32 có hiệu lực, đảm bảo không có chứng từ “khấu trừ cũ” sai mẫu gây rủi ro.

Kết luận

Việc cập nhật các quy định về hóa đơn điện tử là rất quan trọng vì từ 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã mang đến nhiều thay đổi, cả về kỹ thuật, nội dung hóa đơn, trách nhiệm truyền dữ liệu và xử lý hóa đơn sai. Nếu doanh nghiệp chủ quan hoặc lơ là, rất dễ rơi vào các lỗi như chậm gửi dữ liệu, sử dụng phần mềm không đạt chuẩn, hoặc sai nội dung hóa đơn các lỗi này đều có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên: chọn nhà cung cấp hóa đơn uy tín, thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ, đào tạo nhân viên, lưu trữ đầy đủ hóa đơn và log hệ thống, đồng thời đảm bảo các mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN tuân thủ quy định mới. Việc này không chỉ giúp tránh phạt mà còn góp phần minh bạch, chuyên nghiệp hóa quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Tài liệu tham khảo