Quy định lập hóa đơn xuất hàng hóa cho vay, cho mượn: Những nội dung cần ghi rõ trên hóa đơn

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), việc lập hóa đơn khi xuất hàng hóa cho vay hoặc cho mượn phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ về nội dung để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Hãy cùng AGS tìm hiểu các quy định qua bài viết dưới đây nhé.

I. Nghĩa vụ lập hóa đơn

Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch cho vay hoặc cho mượn hàng hóa, bên cho vay/cho mượn (người bán) có nghĩa vụ phải lập hóa đơn. Hóa đơn này phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Đối với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn do cơ quan thuế quy định.

II. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Dựa trên quy định pháp luật, một hóa đơn xuất hàng hóa cho vay, cho mượn cần bao gồm các thông tin sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn: Phải thể hiện rõ loại hóa đơn và ký hiệu đặc trưng.
2. Tên liên hóa đơn: Đối với hóa đơn giấy, cần ghi rõ tên từng liên.
3. Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn phải có một số riêng biệt, duy nhất.
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin đầy đủ của đơn vị xuất hàng.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế, mã đơn vị quan hệ ngân sách hoặc mã định danh cá nhân của người mua: Thông tin đầy đủ của đơn vị hoặc cá nhân nhận hàng.
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ: Cần mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm số lượng và đơn giá cụ thể.
7. Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT: Các chỉ số tài chính phải được liệt kê rõ ràng.
8. Chữ ký của người bán, người mua: Xác nhận của cả hai bên giao dịch (trừ một số trường hợp đặc biệt đối với hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký số của người mua).
9. Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
10. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Đối với hóa đơn điện tử.
11. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn có yêu cầu cấp mã của cơ quan thuế.
12. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan khác (nếu có): Bất kỳ khoản mục nào ảnh hưởng đến giá trị giao dịch.
13. Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: Áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
14. Ngôn ngữ, chữ số và đồng tiền sử dụng trên hóa đơn: Phải nhất quán và theo quy định pháp luật.

III. Trường hợp ngoại lệ

Bài viết cũng lưu ý một số trường hợp ngoại lệ mà không phải tất cả các thông tin trên đều bắt buộc phải có, ví dụ như hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng cần chữ ký số của người mua, hoặc các quy định cụ thể cho hóa đơn bán hàng tại siêu thị, cây xăng, vé/tem.
Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hoạt động kế toán và tài chính.

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/lap-hoa-don-xuat-hang-hoa-cho-vay-cho-muon-phai-ghi-day-du-noi-dung-nao-tren-hoa-don-noi-dung-hoa-d-644024-227207.html