Quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử từ 1/7/2026 thế nào?

HCM Linh ACC

3 thg 2, 2026

Từ ngày 01/7/2026, các quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sẽ chính thức được áp dụng theo Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15). Đây là bước hoàn thiện quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số ngành thuế, tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trong quá trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Việc nắm rõ các quy định mới sẽ giúp người nộp thuế chủ động tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý.

1. Quy định chung về hóa đơn điện tử từ 01/7/2026

Theo Luật Quản lý thuế 2025, hóa đơn điện tử được xác định là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và phải tuân thủ đồng thời quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Hóa đơn điện tử bao gồm ba hình thức cơ bản: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Việc phân loại này tạo cơ sở để cơ quan thuế quản lý rủi ro và áp dụng phương thức kiểm soát phù hợp đối với từng nhóm người nộp thuế.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Người nộp thuế, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, có trách nhiệm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn phải thực hiện khai và nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh giao dịch.

Quy định này thể hiện rõ nguyên tắc quản lý thuế theo rủi ro, đồng thời hạn chế tình trạng mua bán hóa đơn hoặc thất thu thuế đối với các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ.

3. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Luật Quản lý thuế 2025 nhấn mạnh trách nhiệm của người nộp thuế trong việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tổ chức và cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bên cạnh đó, người nộp thuế phải bảo đảm hệ thống hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu về kết nối, lưu trữ, bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, thống nhất, phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi của người mua.

Cơ quan thuế có trách nhiệm xây dựng, vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử và áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp dựa trên kết quả phân tích rủi ro, bao gồm cả việc ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế.

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử và trách nhiệm của các bên liên quan

Luật Quản lý thuế 2025 cho phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm dịch vụ lập, truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử. Tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện về kỹ thuật, nhân sự, an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời phối hợp với cơ quan thuế trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý thuế.

Người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử và có trách nhiệm phối hợp trong việc sử dụng hóa đơn theo quy định. Nhà nước cũng có cơ chế khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ nhằm tăng tính minh bạch và chống thất thu thuế.

5. Quy định về chứng từ điện tử từ 01/7/2026

Bên cạnh hóa đơn điện tử, Luật Quản lý thuế 2025 cũng quy định rõ về chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử là chứng từ thu thuế, phí, lệ phí hoặc chứng từ khấu trừ thuế được lập dưới dạng dữ liệu điện tử và cấp cho người nộp thuế thông qua phương tiện điện tử.

Việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế. Tổ chức lập chứng từ điện tử có trách nhiệm phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của chứng từ đã lập.

Các dịch vụ cung cấp giải pháp lập, truyền và lưu trữ chứng từ điện tử cũng phải đáp ứng yêu cầu về an toàn và bảo mật dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính.

Kết luận

Có thể thấy, từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sẽ trở thành công cụ quản lý thuế thống nhất và xuyên suốt theo Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần chủ động rà soát quy trình kế toán, hạ tầng công nghệ và phương thức quản lý hóa đơn, chứng từ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh.