Xuất hóa đơn không có chữ ký số của bên bán có bị phạt không?

HCM Linh ACC

3 thg 2, 2026

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp còn lúng túng về yêu cầu chữ ký số của bên bán, đặc biệt trong các trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa ký số hoặc ký số chậm hơn ngày xuất hóa đơn. Việc hiểu đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm và tránh bị xử phạt hành chính về hóa đơn.

1. Xuất hóa đơn không có chữ ký số của bên bán có bị phạt không?

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung, trong đó có chữ ký số. Cụ thể, hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh hoặc hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ hoặc chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn cũng không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trong một số trường hợp nhất định.

Tuy nhiên, nếu hóa đơn điện tử không thuộc các trường hợp được miễn nêu trên mà bên bán vẫn không ký số thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn.

2. Mức xử phạt khi hóa đơn không có chữ ký số trong trường hợp bắt buộc

Theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trong đó có chữ ký số của bên bán, sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Mức phạt này áp dụng đối với tổ chức vi phạm. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt bằng một nửa so với tổ chức theo quy định chung về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Do đó, trong các trường hợp pháp luật yêu cầu hóa đơn phải có chữ ký số của bên bán, doanh nghiệp cần hoàn tất việc ký số để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

3. Hóa đơn xuất hôm trước, ký số hôm sau có được không?

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi đã được ký số theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn nhưng chưa ký số ngay trong ngày xuất hóa đơn thì cần thực hiện ký số bổ sung trong thời gian sớm nhất. Việc ký số chậm có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế đánh giá là lập hóa đơn không đầy đủ nội dung tại thời điểm xuất hóa đơn, đặc biệt nếu việc ký số không gắn liền với thời điểm lập hóa đơn theo đúng quy trình.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm ký số cũng là thời điểm chứng từ được hoàn thiện để giao cho người nộp thuế và làm căn cứ kê khai, quyết toán thuế theo quy định pháp luật.

Kết luận

Có thể thấy, không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của bên bán. Tuy nhiên, ngoài các trường hợp được miễn theo quy định, việc xuất hóa đơn không ký số vẫn bị coi là vi phạm và có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với tổ chức. Doanh nghiệp cần rà soát đúng loại hóa đơn, thời điểm ký số và quy trình phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế.