Hộ kinh doanh năm 2026 có được lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán bằng bản giấy không?

Từ năm 2026, quy định về kế toán đối với hộ kinh doanh có nhiều điểm mới theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, đặc biệt liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán. Nhiều hộ kinh doanh quan tâm liệu có bắt buộc phải lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử hay vẫn được sử dụng bản giấy. Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ quy định về lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy cũng như phương pháp sửa chữa sổ kế toán khi phát hiện sai sót theo quy định mới nhất.

1. Hộ kinh doanh có được lưu trữ hóa đơn, chứng từ bằng bản giấy năm 2026 không?

Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026), hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được quyền lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm:

• Lưu trữ trên phương tiện điện tử, hoặc

• Lưu trữ bằng bản giấy.

Tài liệu kế toán bao gồm:

• Hóa đơn

• Chứng từ kế toán

• Sổ kế toán

• Các tài liệu liên quan khác

Như vậy, hộ kinh doanh hoàn toàn được phép lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán và sổ kế toán bằng bản giấy trong năm 2026. Việc lưu trữ bản giấy không vi phạm pháp luật.

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh

Theo quy định hiện hành:

• Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm

• Riêng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Hộ kinh doanh cần đảm bảo tài liệu được lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Quy định về sổ kế toán của hộ kinh doanh

Ngoài các mẫu sổ kế toán được hướng dẫn trong Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có thể:

• Mở thêm sổ kế toán khi cần thiết

• Điều chỉnh biểu mẫu sổ kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên, sổ kế toán phải có đầy đủ thông tin như:

• Tên sổ kế toán

• Ngày, tháng, năm lập sổ

• Họ tên và chữ ký người đại diện hộ kinh doanh

• Dấu (nếu có)

Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp, các sổ kế toán sẽ được dùng để theo dõi và đối chiếu với thông báo của cơ quan thuế.

4. Khi sổ kế toán có sai sót phải sửa theo phương pháp nào?

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, khi phát hiện sổ kế toán có sai sót không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

Phương pháp 1: Ghi cải chính

• Gạch một đường thẳng vào chỗ ghi sai

• Ghi số hoặc chữ đúng phía trên

• Có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán

Phương pháp 2: Ghi số âm

• Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc trong dấu ngoặc đơn

• Sau đó ghi số đúng

• Có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán

Phương pháp 3: Ghi điều chỉnh

• Lập chứng từ điều chỉnh

• Ghi thêm phần chênh lệch để điều chỉnh số liệu cho đúng

Đối với sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử, việc sửa sai phải thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh.

Ngoài ra:

• Nếu phát hiện sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính, phải sửa trên sổ kế toán của năm đó.

• Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp báo cáo tài chính, phải sửa ở năm phát hiện sai và thuyết minh nội dung điều chỉnh.