Hướng dẫn quy trình kế toán công nợ và những lỗi thường gặp.

Trong công tác kế toán, công nợ phải thu- phải trả luôn là phần hành quan trọng nhất, nó phản ánh chính xác về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Không ít trường hợp báo cáo tài chính bị sai lệch chỉ vì những lỗi nhỏ trong quá trình hạch toán và quản lý công nợ. Từ việc ghi nhận thiếu chứng từ, theo dõi công nợ không chi tiết đến đối chiếu công nợ chưa kịp thời – tất cả đều có thể gây ra rủi ro cho doanh nghiệp. Dưới đây, hãy cùng AGS tìm hiểu quy trình của kế toán công nợ và một số lỗi thường gặp trong quá trình hạch toán công nợ nhé!

1. Tổng quan về kế toán công nợ:

1.1. Khái niệm kế toán công nợ:

Kế toán công nợ là một phần thực hành kế toán trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp yêu cầu các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Việc quản lí tốt công nợ không chỉ là yêu cầu ,mà còn là vấn đề cấp thiết ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.

1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ:

Đối với công nợ phải thu

Đối với công nợ phải trả

Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ xác nhận việc thực hiện bán hàng. Ngoài ra là số tiền khách hàng cần thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận. Phiếu thu: Ghi nhận số tiền mà khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp. Từ đó cập nhật tình hình thu nợ trong hệ thống kế toán. Biên bản đối chiếu công nợ: Hỗ trợ đối chiếu và xác nhận công nợ doanh nghiệp và khách hàng. Đảm bảo tính chính xác và đồng thuận trong việc ghi nhận nợ phải thu Giấy báo nợ: Là thông báo chính thức từ doanh nghiệp gửi đến khách hàng. Yêu cầu thanh toán số tiền còn lại mà khách hàng chưa thanh toán Hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán sẽ là chứng từ cho giao dịch lớn. Đây là cơ sở để xác định các điều kiện thanh toán và nghĩa vụ của khách hàng.

Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ thể hiện việc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra là số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Phiếu chi: Là tài liệu ghi nhận việc doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp. Đảm bảo việc cập nhật đầy đủ và chính xác tình trạng thanh toán công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ: Kiểm tra và đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý công nợ phải trả. Hợp đồng mua bán: Là cơ sở, xác nhận các điều khoản thanh toán. Cùng với đó là nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.

  Dưới đây là các bước trong quy trình ghi nhận kế toán công nợ tại doanh nghiệp chi tiết:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ công nợ: 

Bước đầu tiên trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ đó là tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Tại đây doanh nghiệp sẽ phát sinh các hợp đồng mua hàng từ các bộ phận chuyên môn. Lúc này kế toán công nợ có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng. Sau đó thực hiện rà soát toàn bộ nội dung trong hợp đồng. Trong đó bao gồm:
   + Thông tin pháp lý của nhà cung cấp. Trong đó bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng,…;
   + Các điều khoản thanh toán gồm hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản). Ngoài ra là thời hạn thanh toán, chính sách chiết khấu hoặc ưu đãi (nếu có);
   + Các điều kiện giao nhận hàng hóa, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.
   Kế toán công nợ lập phiếu chi hoặc phiếu thanh toán. Thông qua đó làm cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn. Tất cả dựa trên nội dung hợp đồng và các chứng từ kèm theo. Ví dụ như biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn,…
Bước 2: Trình ký hồ sơ thanh toán:
Lúc này doanh nghiệp đã kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ công nợ. Tại đây kế toán công nợ tiến hành trình hồ sơ theo trình tự phê duyệt nội bộ:
   + Trình kế toán trưởng để kiểm soát về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.. Sau đó xác nhận các yếu tố liên quan đến hạch toán kế toán.
   + Trình giám đốc doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền. Từ đó phê duyệt việc chi trả, đảm bảo tuân thủ quy trình tài chính và ngân sách.
   + Chỉ khi hồ sơ được phê duyệt đầy đủ, việc thanh toán mới được triển khai.Bước 3: Thanh toán, ghi sổ kế toán và phát hành chứng từ
Căn cứ vào hồ sơ đã được phê duyệt cho quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ, kế toán công nợ phối hợp với thủ quỹ (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ngân hàng (trường hợp chuyển khoản) để thực hiện việc thanh toán công nợ. Đồng thời thực hiện các nghiệp vụ hạch toán vào hệ thống kế toán theo quy định.
Chứng từ thanh toán được lập thành ba liên, cụ thể:
   + Liên 1: Lưu tại bộ phận kế toán nơi lập phiếu. Thông qua đó phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
   + Liên 2: Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ. Đồng thời chuyển lại kế toán cùng chứng từ gốc để lưu trữ vào sổ sách kế toán.
   + Liên 3: Giao cho nhà cung cấp làm bằng chứng về việc đã thanh toán.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ cho quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ được thực hiện theo nguyên tắc sau:
   + Sắp xếp: Phân loại chứng từ theo thời gian (ngày, tháng). Ngoài ra là loại chứng từ (phiếu chi, hợp đồng, biên bản, hóa đơn…). Hoặc theo từng đối tượng liên quan (nhà cung cấp).
   + Lưu trữ: Chứng từ được bảo quản tại nơi khô ráo, an toàn, dễ dàng tra cứu khi cần. Có thể sử dụng hệ thống lưu trữ vật lý hoặc phần mềm quản lý chứng từ điện tử.
   + Thời hạn lưu trữ: Tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán hiện hành ( 5 đến 10 năm tùy loại chứng từ).
    + Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp kế toán thuận tiện trong việc tra cứu, đối chiếu mà còn phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra và quyết toán thuế sau này.

2. Các sai sót thường gặp phải khi làm kế toán công nợ:

2.1. Công tác kế toán công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán:

   + Không mở sổ theo dõi ngoại tệ: Doanh nghiệp chưa theo dõi riêng các khoản công nợ bằng ngoại tệ nên khó kiểm soát tỷ giá và chênh lệch tỷ giá phát sinh.
   + Ghi chép sổ chi tiết chưa đúng quy định: Thông tin công nợ trên sổ kế toán chi tiết chưa đầy đủ và thiếu đồng nhất, gây khó khăn khi kiểm tra và đối chiếu số liệu.
   + Theo dõi nhiều đối tượng bằng một mã công nợ: Nhiều khách hàng được theo dõi chung một mã công nợ, làm khó phân biệt số dư và quản lý công nợ từng đối tượng.
   + Một đối tượng theo dõi trên nhiều tài khoản: Một số công nợ được ghi nhận trên nhiều sổ chi tiết khác nhau nên không thể bù trừ công nợ chính xác. 
   + Không liên kết mã khi hạch toán: Việc không liên kết mã dữ liệu khiến số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái bị chênh lệch.
   + Không theo dõi tuổi nợ: Doanh nghiệp chưa phân tích công nợ theo thời hạn thanh toán nên khó đánh giá khả năng thu hồi và thanh toán nợ.

2.2. Hách toán công nợ không đúng theo quy định :

   + Hạch toán nhầm chi phí vào công nợ phải thu: Doanh nghiệp ghi nhận một số khoản chi phí vào tài khoản công nợ phải thu, làm sai lệch bản chất nghiệp vụ và ảnh hưởng đến số liệu kế toán.
   + Hạch toán công nợ khi chưa đủ chứng từ: Một số khoản chi phí, vật tư chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc hợp đồng chưa được phê duyệt nhưng vẫn được hạch toán vào công nợ phải thu.
   + Cho nhân viên vay không tính lãi: Doanh nghiệp cho cán bộ nhân viên vay không tính lãi trong khi   công ty vẫn phải vay vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, làm ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn.
   + Không điều chỉnh công nợ theo phán quyết tòa án: Doanh nghiệp chưa thực hiện hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của tòa án, dẫn đến số liệu công nợ không chính xác.
   + Không hạch toán lãi phải thu nợ quá hạn: Các khoản lãi phát sinh từ công nợ quá hạn đã được khách hàng xác nhận nhưng chưa được ghi nhận vào sổ kế toán.
   + Hạch toán sai mã công nợ chi tiết: Kế toán ghi nhận sai mã công nợ khiến việc theo dõi và đối chiếu số liệu gặp khó khăn.
   + Không thực hiện bù trừ công nợ: Doanh nghiệp chưa bù trừ công nợ phải thu và phải trả với cùng một đối tượng hoặc cùng nội dung hạch toán, làm số dư công nợ chưa phản ánh đúng thực tế.
   + Tạm ứng không đúng mục đích: Một số khoản tạm ứng không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc cho phép tạm ứng tiếp khi chưa hoàn ứng các khoản trước đó.
   + Sai đối tượng theo dõi tạm ứng: Thông tin đối tượng trên sổ kế toán không trùng khớp với chứng từ kế toán, gây sai lệch dữ liệu công nợ tạm ứng.

2.3. Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ:

   + Chưa có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ cuối năm: Đến cuối kỳ kế toán, nhiều khoản phải thu chưa được đối chiếu và xác nhận đầy đủ với khách hàng, làm giảm độ tin cậy của số liệu công nợ.
   + Tỷ lệ phản hồi xác nhận công nợ thấp: Doanh nghiệp gửi email xác nhận công nợ nhưng nhận được ít phản hồi từ khách hàng, dẫn đến khó kiểm tra và phát hiện sai sót công nợ.
   + Chênh lệch giữa biên bản đối chiếu và sổ kế toán: Một số khoản công nợ có số liệu không khớp giữa biên bản đối chiếu và sổ kế toán nhưng chưa xác định được nguyên nhân để xử lý kịp thời.