Phần mềm ACMan – Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện trong kỷ nguyên chuyển đổi số

1. Phần mềm ACMan là gì?

ACMan là thương hiệu phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm phục vụ hoạt động kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp.

Theo thông tin được công bố trên hệ thống ACMan, doanh nghiệp cung cấp nhiều nhóm sản phẩm khác nhau, trong đó có phần mềm kế toán doanh nghiệp, phần mềm kế toán hộ kinh doanh, giải pháp cho hợp tác xã, hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng và các giải pháp quản trị chuyên ngành.

Trong đó, phần mềm kế toán ACMan là một trong những giải pháp trọng tâm, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý và quản lý nhiều nghiệp vụ tài chính – kế toán trên cùng một hệ thống.

Các nhóm nghiệp vụ có thể bao gồm:

• Kế toán tổng hợp;
• Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng;
• Quản lý mua hàng;
• Quản lý bán hàng;
• Công nợ phải thu;
• Công nợ phải trả;
• Quản lý hàng tồn kho;
• Quản lý tài sản cố định;
• Quản lý công cụ dụng cụ;
• Chi phí trả trước;
• Kế toán giá thành;
• Quản lý sản xuất;
• Nhân sự và tiền lương;
• Báo cáo tài chính;
• Báo cáo quản trị;
• Quản lý ngân sách;
• Các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử và những hệ thống khác.

Điểm đáng chú ý là ACMan không chỉ được định hướng như một phần mềm kế toán độc lập mà còn được phát triển theo hướng hệ sinh thái phần mềm, cho phép doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm kế toán và quản trị?

Một doanh nghiệp nhỏ với vài giao dịch mỗi ngày có thể vẫn quản lý được nhiều dữ liệu bằng Excel. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hóa đơn, hàng hóa và giao dịch tăng lên, cách quản lý bằng nhiều file riêng biệt bắt đầu bộc lộ hạn chế.

Một số vấn đề thường gặp có thể kể đến như:

• Nhập cùng một dữ liệu nhiều lần;
• Khó kiểm soát file nào là phiên bản mới nhất;
• Công thức Excel có thể bị thay đổi ngoài ý muốn;
• Khó phân quyền cho từng nhân viên;
• Khó kiểm soát lịch sử chỉnh sửa;
• Dữ liệu bán hàng và kế toán không đồng nhất;
• Theo dõi công nợ bằng nhiều bảng riêng;
• Theo dõi hàng tồn kho bằng file khác với file kế toán;
• Việc tổng hợp số liệu cuối tháng mất nhiều thời gian;
• Khó xây dựng báo cáo quản trị theo nhiều chiều.

Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều kho hoặc nhiều bộ phận, việc sử dụng quá nhiều file độc lập có thể khiến quá trình đối chiếu dữ liệu trở nên phức tạp.

Phần mềm kế toán được xây dựng nhằm giải quyết một phần những vấn đề này bằng cách đưa dữ liệu về một hệ thống quản lý tập trung.

Khi một nghiệp vụ được nhập vào hệ thống, dữ liệu liên quan có thể được sử dụng cho nhiều phân hệ khác nhau. Ví dụ, một nghiệp vụ bán hàng có thể liên quan đồng thời đến doanh thu, công nợ khách hàng, hàng tồn kho, giá vốn và báo cáo quản trị.

Nhờ đó, kế toán không phải xử lý hoàn toàn thủ công từng phần dữ liệu.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng phần mềm không tự động đảm bảo dữ liệu kế toán luôn chính xác. Nếu chứng từ đầu vào sai, danh mục được thiết lập không đúng hoặc nhân viên hạch toán sai, báo cáo đầu ra vẫn có thể sai.

Do đó, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ. Quy trình kế toán, chất lượng dữ liệu và năng lực của người sử dụng vẫn đóng vai trò quan trọng.

3. Tổng quan hệ sinh thái phần mềm ACMan

ACMan hiện cung cấp nhiều nhóm giải pháp phục vụ các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Có thể chia hệ sinh thái này thành một số nhóm chính:

3.1. Phần mềm kế toán doanh nghiệp

Đây là nhóm giải pháp phục vụ hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp.

Phần mềm hỗ trợ nhiều nghiệp vụ từ mua hàng, bán hàng, công nợ, kho, tiền mặt, ngân hàng đến tài sản cố định, giá thành và kế toán tổng hợp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu từ các phân hệ để phục vụ việc lập sổ sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

3.2. Phần mềm kế toán hộ kinh doanh

ACMan cũng cung cấp giải pháp dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Đây là nhóm đối tượng có nhu cầu quản lý doanh thu, chi phí, tiền mặt, tiền gửi, hàng hóa và nghĩa vụ thuế nhưng không nhất thiết cần một hệ thống kế toán phức tạp như doanh nghiệp quy mô lớn.

Việc thiết kế giải pháp riêng cho hộ kinh doanh giúp hệ thống có thể tập trung vào những nghiệp vụ thực tế mà nhóm khách hàng này thường xuyên sử dụng.

3.3. Giải pháp kế toán hợp tác xã và quỹ tài chính

Đối với hợp tác xã hoặc các đơn vị có đặc thù về vốn góp, thành viên và phân phối thu nhập, quy trình kế toán có thể khác với doanh nghiệp thông thường.

ACMan hiện cũng giới thiệu các giải pháp dành cho hợp tác xã và quỹ tài chính.

3.4. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị dữ liệu của doanh nghiệp.

Khi hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán được kết nối, doanh nghiệp có thể giảm việc nhập lại thông tin hóa đơn bằng phương pháp thủ công.

Đây là một trong những điểm có ý nghĩa thực tế đối với bộ phận kế toán, bởi dữ liệu hóa đơn thường liên quan trực tiếp đến doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế.

3.5. Phần mềm bán hàng

Đối với doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc các mô hình kinh doanh có số lượng giao dịch lớn, phần mềm bán hàng có thể được sử dụng để quản lý sản phẩm, giá bán, tồn kho, khách hàng và doanh thu.

Khi dữ liệu bán hàng được kết nối với kế toán, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu riêng.

3.6. Giải pháp ERP và phần mềm theo yêu cầu

Với doanh nghiệp có quy trình đặc thù, phần mềm đóng gói đôi khi chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu.

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp có thể cần một hệ thống ERP hoặc phần mềm được tùy chỉnh theo quy trình thực tế.

ACMan cũng giới thiệu giải pháp ERP và khả năng phát triển phần mềm theo yêu cầu nhằm phục vụ những mô hình quản trị phức tạp hơn.4. Những chức năng nổi bật của phần mềm kế toán ACMan

4. Những chức năng nổi bật của phần mềm kế toán ACMan

4.1. Quản lý mua hàng và công nợ phải trả

Quản lý mua hàng là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất và dịch vụ.

Doanh nghiệp thường phải theo dõi:

• Nhà cung cấp;
• Đơn mua hàng;
• Hóa đơn đầu vào;
• Hàng hóa hoặc nguyên vật liệu;
• Giá trị mua hàng;
• Thời hạn thanh toán;
• Công nợ phải trả;
• Các khoản đã thanh toán;
• Số dư còn phải trả.

ACMan hỗ trợ quản lý nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả, giúp kế toán có thể theo dõi tình hình công nợ theo từng nhà cung cấp.

Thông tin này không chỉ phục vụ kế toán mà còn có ý nghĩa đối với quản lý dòng tiền.

Ví dụ, ban lãnh đạo có thể cần biết trong tháng tới doanh nghiệp phải thanh toán bao nhiêu cho nhà cung cấp, khoản nào đến hạn và khoản nào cần được ưu tiên.

4.2. Quản lý bán hàng và công nợ phải thu

Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp cần kiểm soát doanh thu và công nợ phải thu từ khách hàng.

Phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu bán hàng và theo dõi công nợ theo khách hàng.

Đối với doanh nghiệp bán hàng theo hình thức trả chậm, đây là một chức năng quan trọng.

Nếu doanh nghiệp có hàng trăm khách hàng, việc theo dõi công nợ hoàn toàn bằng Excel có thể khiến kế toán mất nhiều thời gian để kiểm tra hạn thanh toán.

Việc tập trung dữ liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đối chiếu doanh thu, hóa đơn và số tiền khách hàng đã thanh toán.

4.3. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thường phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày.

ACMan hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên giao dịch bằng ngoại tệ, việc theo dõi tỷ giá cũng là một vấn đề quan trọng.

Theo thông tin giới thiệu về phần mềm kế toán ACMan, hệ thống có hỗ trợ xử lý chênh lệch tỷ giá và đánh giá các khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ.

Điều này có thể hữu ích đối với doanh nghiệp có giao dịch bằng USD, JPY, EUR hoặc các ngoại tệ khác.

4.4. Quản lý hàng tồn kho

Đối với doanh nghiệp thương mại và sản xuất, hàng tồn kho thường là một trong những nhóm dữ liệu có khối lượng lớn.

Kế toán cần theo dõi:

• Mã hàng;
• Tên hàng;
• Đơn vị tính;
• Số lượng nhập;
• Số lượng xuất;
• Số lượng tồn;
• Giá trị tồn kho;
• Kho hàng;
• Điều chuyển giữa các kho;
• Kiểm kê;
• Giá xuất kho.

ACMan giới thiệu chức năng quản lý kho hàng hóa, vật tư, định mức nguyên vật liệu, điều chuyển kho và kiểm kê.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu tồn kho còn liên quan đến nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Do đó, việc kết nối dữ liệu kho với kế toán và giá thành có thể giúp doanh nghiệp quản lý dòng nguyên vật liệu chặt chẽ hơn.

4.5. Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước là những khoản mục cần được theo dõi trong nhiều kỳ kế toán.

Nếu quản lý thủ công, kế toán thường phải duy trì các bảng riêng để theo dõi:

• Nguyên giá;
• Ngày đưa vào sử dụng;
• Thời gian khấu hao;
• Giá trị đã khấu hao;
• Giá trị còn lại;
• Bộ phận sử dụng;
• Chi phí khấu hao từng kỳ.

ACMan có chức năng quản lý tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.

Việc quản lý trên hệ thống giúp dữ liệu được tập trung hơn và giảm nhu cầu duy trì quá nhiều bảng tính riêng.

4.6. Quản lý sản xuất và tính giá thành

Đây là nhóm chức năng đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất.

Kế toán giá thành thường phải xử lý nhiều dữ liệu:

• Nguyên vật liệu trực tiếp;
• Nhân công;
• Chi phí sản xuất chung;
• Định mức nguyên vật liệu;
• Sản lượng;
• Sản phẩm dở dang;
• Thành phẩm;
• Giá thành sản phẩm.

ACMan giới thiệu khả năng quản lý sản xuất và tính giá thành từ các mô hình đơn giản đến phức tạp.

Đối với doanh nghiệp có nhiều công đoạn sản xuất hoặc nhiều nhóm sản phẩm, việc liên kết dữ liệu nguyên vật liệu, sản xuất và kế toán có thể giúp quá trình tính giá thành có hệ thống hơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định rõ phương pháp tính giá thành thực tế của mình trước khi triển khai.

4.7. Quản lý nhân sự và tiền lương

Chi phí nhân sự thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu chi phí của nhiều doanh nghiệp.

Một hệ thống quản lý nhân sự có thể bao gồm:

• Hồ sơ nhân viên;
• Hợp đồng lao động;
• Thời gian làm việc;
• Nghỉ phép;
• Tiền lương;
• Phụ cấp;
• Các khoản khấu trừ;
• Dữ liệu phục vụ kế toán tiền lương.

ACMan giới thiệu khả năng kết nối dữ liệu nhân sự và tiền lương với hệ thống kế toán.

Điều này giúp hạn chế việc nhập lại dữ liệu nhiều lần và hỗ trợ liên kết giữa bộ phận nhân sự với bộ phận kế toán.

4.8. Kế toán tổng hợp

Sau khi các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận ở các phân hệ khác nhau, dữ liệu cần được tổng hợp để phục vụ công tác kế toán.

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo.

Một hệ thống kế toán tập trung giúp dữ liệu từ các phân hệ có thể được sử dụng cho quá trình tổng hợp thay vì phải thu thập thủ công từ nhiều file.

4.9. Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Một phần mềm kế toán không chỉ có nhiệm vụ lưu trữ chứng từ.

Giá trị quan trọng hơn nằm ở khả năng biến dữ liệu kế toán thành thông tin phục vụ quản trị.

ACMan giới thiệu hệ thống báo cáo quản trị đa chiều và khả năng tùy biến báo cáo.

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể cần theo dõi:

• Doanh thu;
• Chi phí;
• Lợi nhuận;
• Công nợ;
• Dòng tiền;
• Hàng tồn kho;
• Chi phí theo phòng ban;
• Hiệu quả theo sản phẩm;
• Hiệu quả theo chi nhánh;
• Kết quả kinh doanh theo từng giai đoạn.

Đối với doanh nghiệp có ban lãnh đạo hoặc công ty mẹ ở nước ngoài, báo cáo quản trị còn có thể cần thiết kế theo những tiêu chí khác với báo cáo tài chính theo quy định Việt Nam.

5. Khả năng tích hợp của ACMan

Một trong những xu hướng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện nay là kết nối dữ liệu giữa các hệ thống.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, phần mềm nhân sự và phần mềm kế toán hoàn toàn độc lập, nhân viên có thể phải nhập cùng một dữ liệu nhiều lần.

ACMan giới thiệu khả năng liên kết với nhiều nhóm giải pháp như:

• Hóa đơn điện tử;
• Phần mềm bán hàng;
• Quản lý nhân sự;
• Tiền lương;
• Các giải pháp quản trị doanh nghiệp;
• ERP;
• Một số giải pháp chuyên ngành.

Mục tiêu của việc tích hợp là tạo ra luồng dữ liệu xuyên suốt.

Ví dụ:

Bán hàng → Hóa đơn điện tử → Công nợ → Kế toán → Báo cáo

Hoặc đối với doanh nghiệp có nhân viên:

Nhân sự → Chấm công → Tính lương → Chi phí tiền lương → Kế toán

Khi các hệ thống được kết nối hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm bớt các bước nhập liệu thủ công.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phạm vi tích hợp thực tế của từng phiên bản và từng gói sản phẩm trước khi ký hợp đồng.

6. ACMan và Excel: Có nên thay thế Excel hoàn toàn?

Đây là câu hỏi khá phổ biến khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán.

Câu trả lời không nhất thiết là phải loại bỏ hoàn toàn Excel.

Excel vẫn có những ưu điểm riêng như:

• Dễ tạo bảng tính tùy chỉnh;
• Linh hoạt trong phân tích;
• Phù hợp với các phép tính đặc thù;
• Dễ tạo mô hình dự báo;
• Hữu ích khi cần xử lý dữ liệu ngoài hệ thống.

Trong khi đó, phần mềm kế toán có lợi thế ở việc:

• Quản lý dữ liệu tập trung;
• Phân quyền người dùng;
• Liên kết nghiệp vụ;
• Quản lý công nợ;
• Quản lý kho;
• Quản lý tài sản;
• Lập báo cáo;
• Lưu trữ dữ liệu có hệ thống.

Do đó, thay vì đặt câu hỏi “ACMan hay Excel tốt hơn?”, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:

“Phần mềm nào nên là hệ thống dữ liệu kế toán chính và Excel nên được sử dụng ở đâu để hỗ trợ phân tích?”

Trong nhiều trường hợp, hai công cụ có thể được sử dụng song song.

Phần mềm kế toán đóng vai trò là nguồn dữ liệu chính, trong khi Excel được sử dụng cho những phân tích hoặc báo cáo quản trị đặc thù.

7. Những ưu điểm có thể cân nhắc khi sử dụng ACMan

7.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Các nghiệp vụ kế toán có thể được quản lý trên cùng một hệ thống thay vì phân tán trên nhiều file.

Điều này giúp việc tìm kiếm, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu thuận tiện hơn.

7.2. Nhiều nhóm giải pháp trong cùng hệ sinh thái

ACMan không chỉ cung cấp phần mềm kế toán mà còn có các giải pháp liên quan đến hóa đơn điện tử, bán hàng, nhân sự, ERP và các ngành nghề chuyên biệt.

Điều này tạo điều kiện để doanh nghiệp mở rộng hệ thống khi nhu cầu quản trị tăng lên.

7.3. Hỗ trợ nhiều mô hình doanh nghiệp

Từ doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất đến các mô hình bán lẻ, nhà hàng, khách sạn hoặc các ngành có yêu cầu quản trị riêng, ACMan cung cấp các nhóm giải pháp khác nhau.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định đúng sản phẩm phù hợp thay vì mặc định một phiên bản có thể đáp ứng mọi nhu cầu.

7.4. Hỗ trợ báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị đa chiều có thể giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu kế toán sâu hơn.

Đây là yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp muốn chuyển từ tư duy “làm kế toán để nộp báo cáo” sang “sử dụng dữ liệu kế toán để quản trị”.

7.5. Có giải pháp Online

ACMan giới thiệu các gói sử dụng dữ liệu Online.

Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc hoặc cần truy cập dữ liệu linh hoạt, đây là một yếu tố đáng cân nhắc.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tìm hiểu cụ thể về hạ tầng, sao lưu dữ liệu, phân quyền, bảo mật và điều kiện sử dụng của từng gói.

8. ACMan phù hợp với doanh nghiệp nào?

Không có một phần mềm kế toán phù hợp tuyệt đối với tất cả doanh nghiệp.

Tuy nhiên, ACMan có thể là một lựa chọn để doanh nghiệp xem xét nếu đang có những nhu cầu như:

• Muốn giảm phụ thuộc vào nhiều file Excel;
• Có số lượng giao dịch lớn;
• Có nhiều khách hàng và nhà cung cấp;
• Cần quản lý công nợ;
• Có nhiều kho;
• Cần quản lý tài sản cố định;
• Có hoạt động sản xuất;
• Cần tính giá thành;
• Có giao dịch ngoại tệ;
• Có nhu cầu quản lý nhân sự và tiền lương;
• Muốn kết nối hóa đơn điện tử với kế toán;
• Muốn xây dựng hệ thống bán hàng và kế toán liên kết;
• Có nhu cầu báo cáo quản trị;
• Có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận;
• Có định hướng triển khai ERP.

Đặc biệt, doanh nghiệp đang phát triển từ quy mô nhỏ lên vừa và lớn có thể cần cân nhắc khả năng mở rộng của hệ thống ngay từ đầu.

9. ACMan có phù hợp với doanh nghiệp FDI không?

Đây là vấn đề đáng quan tâm đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Doanh nghiệp FDI thường không chỉ cần báo cáo theo quy định kế toán Việt Nam mà còn có thể phải cung cấp các báo cáo quản trị cho công ty mẹ.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể cần:

• Báo cáo bằng tiếng Việt;
• Báo cáo bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác;
• Theo dõi giao dịch ngoại tệ;
• Báo cáo theo bộ phận;
• Báo cáo theo công ty mẹ;
• Phân tích doanh thu và chi phí;
• Theo dõi công nợ;
• Báo cáo ngân sách;
• Dữ liệu phục vụ kiểm toán.

ACMan có giới thiệu khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và các giải pháp dành cho doanh nghiệp có nhu cầu quản trị đa dạng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp FDI không nên chỉ dựa vào thông tin quảng bá.

Trước khi lựa chọn, nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện demo dựa trên chính nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.

Ví dụ, thay vì chỉ xem demo nhập một hóa đơn mua hàng đơn giản, doanh nghiệp nên yêu cầu thử một quy trình hoàn chỉnh:

Mua hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán → Chênh lệch tỷ giá → Báo cáo

Nếu doanh nghiệp có giao dịch liên kết, nhập khẩu hoặc nghiệp vụ đặc thù, cũng nên kiểm tra trực tiếp trên hệ thống.

10. Những hạn chế và vấn đề cần lưu ý khi triển khai ACMan

Việc lựa chọn phần mềm không nên chỉ nhìn vào danh sách chức năng.

Ngay cả khi phần mềm có đầy đủ các module, quá trình triển khai vẫn có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp chuẩn bị dữ liệu chưa tốt.

10.1. Dữ liệu đầu vào phải được chuẩn hóa

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn hóa:

• Danh mục tài khoản;
• Khách hàng;
• Nhà cung cấp;
• Hàng hóa;
• Kho;
• Tài sản;
• Nhân viên;
• Công nợ;
• Số dư đầu kỳ.

Nếu dữ liệu cũ có nhiều lỗi, việc chuyển sang hệ thống mới sẽ không tự động giải quyết được những lỗi đó.

10.2. Nhân viên cần được đào tạo

Một phần mềm tốt nhưng người sử dụng không hiểu quy trình vẫn có thể tạo ra dữ liệu không chính xác.

Do đó, cần xây dựng hướng dẫn thống nhất về:

• Cách nhập chứng từ;
• Cách sửa chứng từ;
• Cách đặt mã;
• Quy trình kiểm tra;
• Quy trình phê duyệt;
• Quyền truy cập;
• Cách lập báo cáo.

10.3. Cần kiểm tra khả năng tùy chỉnh

Mỗi doanh nghiệp có thể có quy trình khác nhau.

Do đó, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xác định:

• Chức năng nào có sẵn;
• Chức năng nào cần tùy chỉnh;
• Chi phí tùy chỉnh;
• Thời gian triển khai;
• Chi phí bảo trì;
• Phí nâng cấp;
• Chính sách hỗ trợ.

10.4. Không nên đánh giá phần mềm chỉ dựa vào số lượng chức năng

Một phần mềm có 100 chức năng nhưng doanh nghiệp chỉ sử dụng được 30 chức năng chưa chắc hiệu quả hơn một phần mềm có 50 chức năng nhưng đáp ứng chính xác nhu cầu.

Điều quan trọng là mức độ phù hợp giữa hệ thống và quy trình thực tế.

11. Quy trình triển khai phần mềm ACMan cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai theo các bước sau.

Xác định quy mô, ngành nghề và quy trình hiện tại.

Cần liệt kê tất cả nghiệp vụ quan trọng thay vì chỉ nói chung chung rằng doanh nghiệp “cần phần mềm kế toán”.

Ví dụ:

• Kế toán;
• Kho;
• Mua hàng;
• Bán hàng;
• Công nợ;
• Tài sản;
• Giá thành;
• Nhân sự;
• Tiền lương;
• Hóa đơn điện tử;
• Báo cáo quản trị.

Đây là bước rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên đưa các nghiệp vụ thật của mình cho nhà cung cấp và yêu cầu demo.

Cách này thực tế hơn nhiều so với việc chỉ xem danh sách tính năng.

Dữ liệu từ Excel hoặc hệ thống cũ cần được kiểm tra trước khi chuyển đổi.

Thiết lập tài khoản, danh mục, kho, khách hàng, nhà cung cấp, người dùng và quyền truy cập.

Nhân viên cần được đào tạo theo đúng vai trò.

Ví dụ, nhân viên bán hàng không nhất thiết phải có quyền chỉnh sửa toàn bộ dữ liệu kế toán.

Doanh nghiệp nên chạy thử trong một khoảng thời gian để phát hiện lỗi.

Đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống cũ và hệ thống mới.

Các số liệu quan trọng cần kiểm tra gồm:

• Tiền;
• Công nợ;
• Hàng tồn kho;
• Tài sản;
• Doanh thu;
• Chi phí;
• Số dư tài khoản.

Sau khi hệ thống được kiểm tra và nghiệm thu, doanh nghiệp có thể chuyển sang vận hành chính thức.

12. Checklist lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Trước khi quyết định mua ACMan hoặc bất kỳ phần mềm nào khác, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây:

13. Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm ACMan

ACMan có phải là phần mềm kế toán không?

Có. Phần mềm kế toán là một trong những nhóm sản phẩm trọng tâm của hệ sinh thái ACMan.

Bên cạnh phần mềm kế toán doanh nghiệp, ACMan còn cung cấp nhiều giải pháp khác phục vụ bán hàng, hóa đơn điện tử, nhân sự, ERP và các ngành nghề chuyên biệt.

ACMan có phải chỉ dành cho doanh nghiệp lớn?

Không nhất thiết.

Hệ sinh thái ACMan có các giải pháp hướng tới nhiều nhóm đối tượng, từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và vừa đến doanh nghiệp có nhu cầu quản trị phức tạp hơn.

Điều quan trọng là lựa chọn đúng phiên bản và module phù hợp.

ACMan có hỗ trợ quản lý kho không?

Có. Giải pháp kế toán ACMan giới thiệu các chức năng quản lý hàng hóa, vật tư, định mức nguyên vật liệu, điều chuyển kho và kiểm kê.

ACMan có quản lý công nợ không?

Có. Phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ phải thu và phải trả, giúp theo dõi tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

ACMan có hỗ trợ tài sản cố định không?

Có. Hệ thống có chức năng quản lý tài sản cố định hữu hình, vô hình, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.

ACMan có hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất không?

Có. ACMan giới thiệu các chức năng quản lý sản xuất và tính giá thành, phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ sản xuất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp sản xuất nên demo trực tiếp dựa trên quy trình thực tế trước khi triển khai.

ACMan có hỗ trợ doanh nghiệp FDI không?

ACMan có giới thiệu các giải pháp dành cho doanh nghiệp FDI và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp FDI nên kiểm tra cụ thể các yêu cầu về ngoại tệ, báo cáo quản trị, ngôn ngữ, phân quyền và quy trình báo cáo cho công ty mẹ.

Có thể sử dụng ACMan thay hoàn toàn Excel không?

Không nhất thiết.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán làm hệ thống dữ liệu chính và tiếp tục sử dụng Excel cho những bảng phân tích hoặc báo cáo quản trị đặc thù.

Doanh nghiệp có nên triển khai ACMan ngay không?

Không nên quyết định chỉ dựa trên danh sách tính năng.

Doanh nghiệp nên xác định nhu cầu, yêu cầu demo, kiểm tra dữ liệu thực tế, so sánh chi phí và đánh giá khả năng hỗ trợ trước khi ký hợp đồng.

14. Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở thành một phần quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, phần mềm kế toán không còn đơn thuần là công cụ để nhập chứng từ và lập báo cáo.

Một hệ thống phù hợp cần giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, kết nối các nghiệp vụ và tạo ra thông tin phục vụ quản trị.

ACMan hiện phát triển hệ sinh thái gồm nhiều nhóm giải pháp như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, nhân sự – tiền lương, ERP và các phần mềm chuyên ngành.

Đối với phần mềm kế toán, các nhóm chức năng được giới thiệu bao gồm mua hàng, bán hàng, công nợ, tiền mặt, ngân hàng, kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, sản xuất, giá thành, kế toán tổng hợp và báo cáo quản trị.

Điểm đáng chú ý của ACMan là định hướng xây dựng một hệ sinh thái thay vì chỉ cung cấp một phần mềm kế toán độc lập. Đây có thể là hướng tiếp cận phù hợp với doanh nghiệp đang muốn từng bước kết nối dữ liệu giữa kế toán, bán hàng, nhân sự và các hoạt động vận hành khác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần tránh suy nghĩ rằng cứ sử dụng phần mềm là có thể giải quyết toàn bộ vấn đề kế toán.

Dữ liệu đầu vào, quy trình nội bộ, cách phân quyền, năng lực người sử dụng và việc kiểm soát nghiệp vụ vẫn quyết định rất lớn đến chất lượng dữ liệu đầu ra.

Vì vậy, trước khi lựa chọn ACMan hoặc bất kỳ phần mềm kế toán nào, doanh nghiệp nên:

1. Xác định rõ nhu cầu thực tế;
2. Liệt kê các nghiệp vụ đặc thù;
3. Xác định các báo cáo cần sử dụng;
4. Kiểm tra khả năng tích hợp;
5. Demo bằng dữ liệu và quy trình thực tế;
6. Kiểm tra khả năng chuyển đổi dữ liệu;
7. Xác định chi phí triển khai và vận hành;
8. Đào tạo nhân viên trước khi chính thức sử dụng.

Nếu được lựa chọn và triển khai đúng cách, phần mềm kế toán có thể trở thành một phần quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, giúp giảm thao tác thủ công, tập trung dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp khai thác thông tin tài chính hiệu quả hơn.