Chuẩn hóa họ tên người nước ngoài trên hồ sơ pháp lý Việt Nam
Khi làm hồ sơ pháp lý cho người nước ngoài tại Việt Nam, xác định đúng thứ tự họ tên luôn gây nhiều lúng túng. Khác với cách ghi họ tên của người Việt Nam, tên của người nước ngoài có thể được thể hiện theo những cách khác nhau tùy quốc gia và giấy tờ định danh. Sự khác biệt này dễ dẫn đến sai sót trong các văn bản như hợp đồng lao động, hồ sơ BHXH, hồ sơ thuế, hồ sơ ngân hàng. Do đó, khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần đối chiếu họ tên với hộ chiếu và tuân thủ yêu cầu của từng loại hồ sơ, tránh tự ý đảo thứ tự hoặc thay đổi thông tin nhân thân. Việc nắm rõ quy tắc điền thông tin giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi đối chiếu thông tin và thực hiện thủ tục hành chính. Hãy cùng AGS tìm hiểu cách chuẩn hóa họ tên chính xác nhất.
1. Vì sao cần thống nhất cách ghi họ tên người nước ngoài?
Việc ghi sai hay tự ý thay đổi thứ tự họ tên có thể gây khó khăn khi các cơ quan quản lý đối chiếu thông tin nhân thân. Sự không đồng nhất giữa hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), hồ sơ thuế, tài khoản ngân hàng hay thẻ tạm trú sẽ dẫn đến nhiều vướng mắc:
- Hồ sơ hành chính bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình, làm kéo dài thời gian xử lý thủ tục.
- Doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc khi khai báo trên hệ thống điện tử khi khai báo bảo hiểm hoặc quyết toán thuế trực tuyến cho người lao động.
- Cá nhân người nước ngoài có thể phải giải trình hoặc điều chỉnh thông tin khi thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy tờ định danh .
2. Nguyên tắc ghi họ tên người nước ngoài trên hồ sơ pháp lý
Trong thực tế lập hồ sơ cho người nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đối chiếu họ tên theo hộ chiếu và tuân thủ cách ghi thông tin theo yêu cầu của từng loại hồ sơ, biểu mẫu. Đối với trường hợp biểu mẫu yêu cầu kê khai theo các thành phần "Họ, chữ đệm và tên", cần xác định chính xác các thành phần này trên giấy tờ định danh để kê khai thống nhất.
Để đồng bộ hóa dữ liệu quốc gia và phục vụ chuyển đổi số, hệ thống luật pháp Việt Nam hiện hành quy định rất rõ ràng về thông tin hiển thị trên các hồ sơ chuyên ngành:
2.1. Trên hồ sơ ngân hàng (Mở và sử dụng tài khoản)
- Cơ sở pháp lý: Tiết b, khoản 1, Điều 14, Thông tư 17/2024/TT-NHNN của Ngân hàng nhà nước
" Tiết b, khoản 1, Điều 14, TT 17-2024/TT-NHNH
“Điều 14. Thông tin về khách hàng mở tài khoản thanh toán
1. Đối với tài khoản thanh toán của cá nhân phải bao gồm các thông tin sau:
b) Đối với cá nhân là người nước ngoài: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; nghề nghiệp, chức vụ; số điện thoại; số hộ chiếu hoặc thông tin định danh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, ngày cấp, nơi cấp, ngày hết hạn hiệu lực của hộ chiếu; ….;”
- Quy định: Khi người nước ngoài mở tài khoản thanh toán, hồ sơ phải có thông tin họ và tên cùng các thông tin định danh theo quy định, trong đó có số hộ chiếu hoặc thông tin định danh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp. Vì vậy, doanh nghiệp và cá nhân cần bảo đảm thông tin họ tên được kê khai thống nhất với giấy tờ định danh và yêu cầu của ngân hàng.
2.2. Trên hồ sơ thuế (Đăng ký mã số thuế cá nhân)
- Cơ sở pháp lý: Tiết c.3.2, khoản 1, Điều 21, Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính về đăng ký thuế.
·Tiết c.3.2 điểm c khoản 1 Điều 21 Thông tư số 90/2026/TT-BTC
"Điều 21. Địa điểm nộp và hồ sơ đăng ký thuế lần đầu
1. Đối với hộ kinh doanh đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh theo cơ chế một cửa liên thông và hộ gia đình, cá nhân quy định tại điểm k, l, m, p khoản 2 Điều 4 Thông tư này
c.3.2) Hồ sơ đăng ký thuế
- Đối với cá nhân:
+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư này và bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân;”
- Quy định: Đối với trường hợp thuộc quy định nêu trên, hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân có Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐKT và bản sao hộ chiếu còn hiệu lực. Do đó, khi kê khai họ tên người nước ngoài, cần đối chiếu với hộ chiếu và bảo đảm thông tin trên tờ khai thống nhất với hồ sơ định danh.
2.3. Trên hệ thống định danh điện tử (Ứng dụng VNeID)
- Cơ sở pháp lý: Tiết e, khoản 1, Điều 5, Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử.
·Tiết e khoản 1 Điều 5 Nghị định 69/2024/NĐ-CP
“Điều 5. Danh tính điện tử người nước ngoài
1. Danh tính điện tử người nước ngoài bao gồm:
a) Số định danh của người nước ngoài;
b) Họ, chữ đệm và tên;”
- Quy định: Danh tính điện tử của người nước ngoài bao gồm số định danh và Họ, chữ đệm và tên.
- Biểu mẫu áp dụng: Tại Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh mẫu TK01, quy định bắt buộc người kê khai phải điền theo thứ tự: "Họ, chữ đệm và tên (viết chữ in hoa)".
2.4. Trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (Cấp chứng nhận ERC)
- Cơ sở pháp lý: Khoản 1, khoản 2, khoản 5, Điều 11, Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
· Khoản 1, khoản 2, khoản 5 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
“Điều 11. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.
2. Trường hợp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy, người nộp hồ sơ xuất trình thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc sử dụng căn cước điện tử theo quy định pháp luật để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người nộp hồ sơ không có số định danh cá nhân thì kèm theo hồ sơ phải có bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.
5. Các thông tin cá nhân được Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
a) Họ, chữ đệm và tên;
b) Ngày, tháng, năm sinh;
c) Số định danh cá nhân;
d) Giới tính;
đ) Dân tộc;
e) Quốc tịch;
g) Nơi thường trú;
h) Nơi ở hiện tại."
- Quy định: Khi người nước ngoài là nhà đầu tư hoặc người đại diện pháp luật thực hiện thủ tục thành lập công ty, nếu chưa có số định danh cá nhân Việt Nam thì bắt buộc phải nộp kèm bản sao hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực. Các thông tin về Họ, chữ đệm và tên được lưu trữ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia phải đồng bộ chính xác với hộ chiếu này.
Như vậy, khi lập hồ sơ, cần đối chiếu thông tin trên hộ chiếu và xác định đúng Surname/Family name, Given name theo giấy tờ gốc và yêu cầu của từng biểu mẫu. Thứ tự họ tên hiển thị chuẩn xác nhất trên tất cả các hồ sơ của cá nhân người nước ngoài trên các hồ sơ pháp lý tại Việt Nam là: [Họ] + [tên].
3. Ví dụ thực tế từ cơ quan Bảo hiểm xã hội
Để hiểu rõ hơn cách áp dụng các quy định pháp lý nêu trên vào thực tế điền biểu mẫu, hãy cùng nhìn vào một ví dụ cụ thể từ ngành Bảo hiểm xã hội sau.
Theo Công văn 1757/BHXH-TST của BHXH TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn về hồ sơ cá nhân tham gia BHXH, BHYT của người nước ngoài, khi đơn vị sử dụng lao động kê khai thông tin mới cho người lao động tại các mẫu biểu (TK01-TS, D02-LT, D03-TS), thực hiện kê khai họ tên theo đúng thứ tự hiển thị trên hộ chiếu.
- Ví dụ cụ thể: Nếu họ tên trên hộ chiếu hiển thị từ trái qua phải là "Janet Damita Jackson" thì hồ sơ gửi cơ quan BHXH cũng phải ghi chính xác theo chuỗi thứ tự là "Janet Damita Jackson".
- Quy tắc áp dụng: Doanh nghiệp tuyệt đối không tự ý đảo cấu trúc thành "Jackson Janet Damita" cho giống cách viết "Họ trước - Tên sau" của người Việt.
Dù công văn 1757/BHXH-TST là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hành chính ở quy mô địa phương (TP.HCM), nội dung này cho thấy trong thực tế, việc đối chiếu và ghi nhận họ tên theo thông tin trên hộ chiếu có vai trò quan trọng khi thực hiện thủ tục BHXH, BHYT cho người nước ngoài.
4. Những bẫy nhầm lẫn thường gặp khi lập hồ sơ
- Áp đặt theo quốc tịch phương Tây: Người làm hồ sơ thường cho rằng tên người Âu - Mỹ luôn là "Tên trước - Họ sau" nên tự động đảo ngược lại khi viết vào hồ sơ Việt Nam. Điều này sai vì không thể chỉ dựa vào quốc tịch hoặc vị trí của từ trong tên để xác định họ và tên. Cần kiểm tra thông tin surname và given name trên hộ chiếu nếu được thể hiện.
- Mơ hồ với tên các nước châu Á: Một số nước như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản cũng có truyền thống đặt họ trước tên như Việt Nam, tuy nhiên cấu trúc hiển thị trên hộ chiếu quốc tế của họ đôi khi được tùy biến. Hãy luôn nhìn vào nhãn chỉ dẫn Surname và Given name trên hộ chiếu thay vì suy đoán qua quốc tịch.
- Kế thừa sai sót từ hồ sơ cũ: Nếu phát hiện tên trên sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc mã số thuế cũ của người lao động bị lệch ký tự hoặc sai thứ tự so với hộ chiếu hiện tại, doanh nghiệp cần chủ động làm thủ tục điều chỉnh thông tin thay vì tiếp tục sử dụng cách ghi sai đó cho các hồ sơ mới.
5. Checklist kiểm tra họ tên người nước ngoài trước khi nộp hồ sơ
Để đảm bảo hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ, bộ phận nhân sự và pháp chế doanh nghiệp nên rà soát lại theo bảng checklist sau:
1. Họ và tên của người nước ngoài đã viết chữ IN HOA và đúng chính tả từng ký tự so với hộ chiếu chưa?
2. Thứ tự chuỗi tên đã tuân thủ đúng theo yêu cầu của biểu mẫu chuyên ngành (hoặc giữ nguyên cấu trúc hộ chiếu nếu biểu mẫu gộp chung) chưa?
3. Đã xác định chính xác đâu là phần Họ (Surname) và đâu là phần Tên (Given name) dựa trên chỉ dẫn của hộ chiếu chưa?
4. Có hành vi tự ý đảo vị trí, viết tắt hoặc rút gọn tên của người nước ngoài trên form không? (Đảm bảo: KHÔNG).
5. Thông tin họ tên trên Hợp đồng lao động, hồ sơ Thuế, hồ sơ BHXH và hồ sơ Ngân hàng đã đồng bộ, nhất quán với nhau chưa?
6. Trong trường hợp thông tin cũ bị lệch, doanh nghiệp đã thực hiện hoặc lên kế hoạch làm thủ tục điều chỉnh thông tin nhân thân chưa?
Kết luận
Việc ghi họ tên người nước ngoài trên hồ sơ pháp lý tại Việt Nam đòi hỏi sự chính xác và thống nhất với giấy tờ định danh. Không nên mặc định áp dụng một thứ tự họ tên chung cho tất cả người nước ngoài hoặc tự ý đảo vị trí họ và tên. Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên hộ chiếu, xác định đúng các thành phần của họ tên và tuân thủ yêu cầu của từng loại hồ sơ, từng cơ quan tiếp nhận.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn: Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Nghị định 69/2024/NĐ-CP, Thông tư 90/2026/TT-BTC, Thông tư 17/2024/TT-NHNN tra cứu tại Thư viện pháp luật.
