Kế toán tiền mặt: Quy trình hạch toán và sai sót thường gặp

Quản lý tiền mặt không chỉ đơn thuần là ghi nhận số tiền thu, chi. Kế toán còn phải đảm bảo chứng từ đầy đủ, số liệu được cập nhật kịp thời, sổ quỹ khớp với sổ kế toán và số tiền thực tế tại quỹ. Đây cũng là một trong những nội dung cần được kiểm soát thường xuyên nhằm hạn chế thất thoát tiền và sai lệch số liệu trên báo cáo tài chính.
2. Quy trình kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp

Một quy trình kế toán tiền mặt hiệu quả cần đảm bảo các nghiệp vụ được kiểm tra, lập chứng từ, ghi sổ và đối chiếu đầy đủ. Tùy quy mô và cách tổ chức của từng doanh nghiệp, quy trình có thể được điều chỉnh nhưng thường gồm các bước cơ bản sau.
2.1. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

Khi phát sinh nghiệp vụ thu hoặc chi tiền mặt, kế toán tiếp nhận các chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê hoặc các tài liệu chứng minh giao dịch.

Trước khi ghi nhận, kế toán cần kiểm tra các thông tin quan trọng:

Ngày tháng phát sinh nghiệp vụ.


Nội dung thu hoặc chi.


Số tiền bằng số và bằng chữ.


Người nộp tiền hoặc người nhận tiền.


Đối tượng liên quan đến giao dịch.


Chữ ký của những người có thẩm quyền.


Chứng từ gốc đi kèm.


Tính hợp lý của nghiệp vụ.


Tài khoản kế toán sử dụng.

Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng chứng từ thiếu thông tin, ghi sai số tiền hoặc hạch toán nhầm đối tượng.
2.2. Lập phiếu thu hoặc phiếu chi

Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán lập phiếu thu đối với khoản tiền nhập quỹ hoặc phiếu chi đối với khoản tiền xuất quỹ.

Ví dụ, doanh nghiệp thu tiền mặt của khách hàng để thanh toán công nợ thì kế toán lập phiếu thu. Ngược lại, khi doanh nghiệp dùng tiền mặt để thanh toán một khoản chi phí hợp lệ, kế toán lập phiếu chi kèm chứng từ liên quan.

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và đủ chữ ký hoặc xác nhận theo quy định. Một số trường hợp đặc biệt có thể phải kèm theo lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
2.3. Thực hiện thu, chi tiền

Sau khi chứng từ được phê duyệt, thủ quỹ thực hiện thu hoặc chi tiền theo phiếu đã lập.

Thủ quỹ cần kiểm tra lại số tiền, người giao hoặc nhận tiền và các thông tin trên phiếu trước khi thực hiện giao dịch. Sau khi thu hoặc chi, người giao tiền, người nhận tiền và các bên liên quan thực hiện ký xác nhận theo quy định.

Việc phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Kế toán chịu trách nhiệm ghi nhận và theo dõi số liệu, trong khi thủ quỹ trực tiếp quản lý tiền mặt thực tế.
2.4. Ghi sổ quỹ và sổ kế toán

Sau khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán và thủ quỹ cập nhật số liệu vào các sổ liên quan.

Kế toán quỹ tiền mặt phải theo dõi liên tục các khoản thu, chi, nhập, xuất và tính số tồn quỹ tại từng thời điểm. Thủ quỹ cũng phải quản lý tiền thực tế và thường xuyên đối chiếu số tồn quỹ với số liệu trên sổ.

Trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, kế toán có thể nhập chứng từ vào phần hành tiền mặt hoặc tiền quỹ. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm không thay thế bước kiểm tra chứng từ. Nếu nhập sai số tiền, ngày chứng từ hoặc tài khoản đối ứng, phần mềm vẫn có thể ghi nhận giao dịch và dẫn đến sai lệch số liệu.
2.5. Đối chiếu và kiểm kê quỹ

Cuối ngày, cuối tháng hoặc theo quy định nội bộ, doanh nghiệp cần kiểm tra số tiền thực tế tại quỹ và đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán.

Cách kiểm tra cơ bản là:

Số tồn đầu kỳ + Tổng tiền nhập quỹ – Tổng tiền xuất quỹ = Số tồn cuối kỳ

Nếu số tiền thực tế không khớp với số liệu trên sổ, kế toán và thủ quỹ cần kiểm tra lại chứng từ và xác định nguyên nhân.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, thủ quỹ có trách nhiệm thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán tiền mặt. Khi có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý kịp thời.
3. Hạch toán tiền mặt theo TK 111
3.1. Kết cấu TK 111

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 111 – Tiền mặt phản ánh tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ tại quỹ. TK 111 có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền còn tồn quỹ tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.

Bên Nợ TK 111 phản ánh:

Các khoản tiền mặt nhập quỹ.


Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.


Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ trong trường hợp tỷ giá tăng.


Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tại quỹ tăng.

Bên Có TK 111 phản ánh:

Các khoản tiền mặt xuất quỹ.


Tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê.


Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ trong trường hợp tỷ giá giảm.


Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tại quỹ giảm.

Doanh nghiệp có thể mở tài khoản chi tiết cho TK 111 để phục vụ yêu cầu quản lý, chẳng hạn theo từng loại tiền hoặc từng quỹ.
3.2. Thu tiền mặt từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và thu tiền ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận tiền vào quỹ đồng thời ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế liên quan.

Trường hợp thuế gián thu được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu, về nguyên tắc có thể ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Số tiền ghi nhận trên TK 111 là tổng giá trị doanh nghiệp thực tế thu được. Việc xác định tài khoản doanh thu và thuế cụ thể cần căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định thuế hiện hành.
3.3. Thu tiền khách hàng thanh toán công nợ

Khi khách hàng thanh toán khoản phải thu bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

Nghiệp vụ này làm tăng tiền mặt tại quỹ và giảm khoản phải thu của khách hàng.

Kế toán cần kiểm tra đúng tên khách hàng, mã đối tượng và số tiền thanh toán để tránh trường hợp thu tiền của khách hàng này nhưng lại cấn trừ công nợ cho khách hàng khác.
3.4. Chi tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt để thanh toán công nợ cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111 – Tiền mặt

Sau khi ghi nhận, kế toán cần kiểm tra số tiền đã thanh toán có đúng với chứng từ và công nợ thực tế hay không.
3.5. Chi tiền mặt cho các khoản chi phí

Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt để thanh toán chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, kế toán căn cứ vào bản chất của khoản chi để xác định tài khoản chi phí phù hợp.

Có thể phát sinh các bút toán dạng:

Nợ TK chi phí liên quan
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
Có TK 111 – Tiền mặt

Không nên chỉ dựa vào tên hóa đơn để xác định tài khoản hạch toán. Kế toán cần xem xét nội dung thực tế của giao dịch, mục đích sử dụng và hồ sơ chứng từ kèm theo.
3.6. Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên

Khi doanh nghiệp tạm ứng tiền mặt cho nhân viên:

Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt

Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải thực hiện thanh toán tạm ứng theo quy định nội bộ. Kế toán cần theo dõi từng người nhận tạm ứng để tránh tình trạng khoản tạm ứng tồn đọng trong thời gian dài.
3.7. Xử lý chênh lệch khi kiểm kê quỹ

Nếu kiểm kê phát hiện quỹ tiền mặt bị thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, có thể ghi nhận:

Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 111 – Tiền mặt

Ngược lại, nếu phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Sau đó, doanh nghiệp cần tiếp tục xác định nguyên nhân và xử lý theo quy định. Các hướng dẫn về TK 111 tại Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng quy định cách phản ánh trường hợp thiếu hoặc thừa quỹ chưa xác định được nguyên nhân.
4. Những sai sót thường gặp khi kế toán tiền mặt

Trong thực tế, sai sót liên quan đến tiền mặt thường xuất phát từ việc chứng từ không đầy đủ, nhập liệu sai hoặc thiếu bước đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ.
4.1. Không lập hoặc thiếu phiếu thu, phiếu chi

Một số doanh nghiệp có phát sinh giao dịch nhưng không lập phiếu thu, phiếu chi hoặc lập chứng từ sau khi giao dịch đã xảy ra.

Điều này khiến dòng tiền thực tế không được phản ánh đầy đủ trên sổ sách và gây khó khăn khi kiểm tra quỹ.

Cách hạn chế: Mọi khoản thu, chi tiền mặt cần được lập chứng từ theo đúng quy trình. Không nên để tình trạng “chi trước, bổ sung chứng từ sau” trở thành thói quen.
4.2. Phiếu thu, phiếu chi thiếu chữ ký

Chứng từ có thể đã được lập nhưng thiếu chữ ký của người lập, người duyệt, thủ quỹ, người giao hoặc người nhận tiền.

Đây là lỗi khá phổ biến khi doanh nghiệp xử lý nhiều chứng từ trong ngày.

Cách hạn chế: Thiết lập checklist kiểm tra phiếu thu, phiếu chi trước khi lưu trữ.
4.3. Ghi sai số tiền

Sai số tiền có thể xảy ra khi nhập liệu từ chứng từ giấy vào phần mềm. Chẳng hạn, chứng từ thực tế là 15.800.000 đồng nhưng kế toán nhập thành 15.080.000 đồng.

Một lỗi nhỏ về số tiền có thể làm thay đổi số dư quỹ và ảnh hưởng đến các tài khoản đối ứng.

Cách hạn chế: Sau khi nhập chứng từ, đối chiếu số tiền trên phần mềm với chứng từ gốc trước khi khóa sổ.
4.4. Hạch toán sai tài khoản đối ứng

Ví dụ, khoản thanh toán cho nhà cung cấp được ghi nhận nhầm vào một tài khoản công nợ khác hoặc khoản chi phí được phân loại không đúng bản chất.

Lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến TK 111 mà còn làm sai số liệu của tài khoản đối ứng.

Cách hạn chế: Kiểm tra bản chất giao dịch trước khi chọn tài khoản hạch toán, đặc biệt đối với những khoản chi có nội dung tương tự nhau.
4.5. Không đối chiếu sổ quỹ với tiền thực tế

Đây là một trong những sai sót cần đặc biệt lưu ý. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào số liệu trên phần mềm mà không kiểm kê tiền thực tế, việc thiếu hoặc thừa quỹ có thể không được phát hiện kịp thời.

Cách hạn chế: Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu giữa ba nguồn:

Tiền thực tế → Sổ quỹ → Sổ kế toán

Ba số liệu này cần được kiểm tra thường xuyên để phát hiện sai lệch.
4.6. Để tồn quỹ âm trên sổ kế toán

Trường hợp sổ quỹ thể hiện số dư âm thường là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã ghi nhận khoản chi trước khi ghi nhận khoản thu hoặc chưa cập nhật đầy đủ chứng từ.

Kế toán không nên chỉ xử lý bằng cách điều chỉnh số liệu cho hết âm mà cần tìm nguyên nhân thực tế.
4.7. Không theo dõi tạm ứng đầy đủ

Nhân viên nhận tiền tạm ứng nhưng không thanh toán đúng thời hạn có thể khiến TK 141 tồn số dư lâu ngày.

Nếu không theo dõi chi tiết từng người, kế toán sẽ khó xác định khoản tạm ứng nào đã hoàn ứng, khoản nào còn tồn và khoản nào cần xử lý.
4.8. Nhập sai ngày chứng từ

Ngày trên phiếu thu, phiếu chi không phù hợp với thời điểm phát sinh nghiệp vụ có thể làm sai số dư quỹ theo từng ngày và ảnh hưởng đến việc đối chiếu cuối kỳ.

Đặc biệt, kế toán cần chú ý các nghiệp vụ phát sinh vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.
4.9. Bỏ sót chứng từ

Khi có quá nhiều chứng từ, kế toán có thể bỏ sót một phiếu thu hoặc phiếu chi trong quá trình nhập liệu.

Hậu quả là số tiền trên sổ kế toán không khớp với số tiền thực tế tại quỹ.

Cách hạn chế: Đánh số chứng từ liên tục và kiểm tra thứ tự phiếu thu, phiếu chi trước khi kết thúc kỳ.
4.10. Nhầm lẫn trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ

Nếu một người vừa thực hiện việc ghi sổ, vừa trực tiếp quản lý tiền mà không có cơ chế kiểm soát phù hợp, rủi ro sai sót hoặc gian lận sẽ cao hơn.

Doanh nghiệp nên phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa người lập chứng từ, người phê duyệt, kế toán và thủ quỹ.
5. Hậu quả và cách kiểm soát rủi ro tiền mặt
5.1. Hậu quả của sai sót kế toán tiền mặt

Sai sót trong quản lý quỹ tiền mặt có thể ảnh hưởng đến nhiều phần hành kế toán khác nhau.

Thứ nhất, sai số dư tiền mặt. Nếu các khoản thu, chi không được ghi nhận đầy đủ, số dư TK 111 sẽ không phản ánh đúng tình hình thực tế.

Thứ hai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. TK 111 có liên quan đến số liệu tài sản ngắn hạn và nhiều tài khoản đối ứng khác. Một nghiệp vụ được ghi sai có thể làm thay đổi nhiều chỉ tiêu.

Thứ ba, khó kiểm soát dòng tiền. Ban lãnh đạo không có số liệu chính xác sẽ khó đánh giá khả năng thanh toán và tình hình sử dụng tiền của doanh nghiệp.

Thứ tư, tăng rủi ro thất thoát. Khi không kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản thiếu quỹ hoặc chi tiền không đúng quy trình có thể không được phát hiện sớm.

Thứ năm, phát sinh rủi ro về chứng từ và thuế. Những khoản chi thiếu hồ sơ, chứng từ hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định có thể cần được xem xét khi xác định chi phí và nghĩa vụ thuế.
5.2. Xây dựng quy trình kiểm soát tiền mặt

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau:

Một là, quy định rõ hạn mức tồn quỹ. Không nên để quá nhiều tiền mặt tại doanh nghiệp nếu không cần thiết.

Hai là, phân quyền rõ ràng. Người đề nghị chi, người phê duyệt, kế toán và thủ quỹ nên có trách nhiệm riêng biệt.

Ba là, kiểm tra chứng từ trước khi chi. Thủ quỹ chỉ thực hiện chi khi có chứng từ hợp lệ và được phê duyệt theo quy trình.

Bốn là, cập nhật số liệu kịp thời. Không nên để nhiều ngày mới nhập chứng từ vào phần mềm vì sẽ làm tăng khả năng bỏ sót.

Năm là, kiểm kê quỹ định kỳ. Có thể kiểm kê theo ngày, tuần, tháng hoặc đột xuất tùy mức độ rủi ro và quy mô doanh nghiệp.

Sáu là, đối chiếu thường xuyên. Số liệu giữa sổ quỹ và sổ kế toán cần được đối chiếu để phát hiện sai lệch càng sớm càng tốt.

Bảy là, lưu trữ chứng từ khoa học. Phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc cần được sắp xếp theo thời gian hoặc số chứng từ để dễ dàng kiểm tra khi cần.

Theo quy định về TK 111 tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc quản lý quỹ, ghi sổ và kiểm kê thực tế cần được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản trị và kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
6. Checklist kế toán tiền mặt và kết luận
6.1. Checklist kiểm tra quỹ tiền mặt

Để hạn chế sai sót, kế toán có thể sử dụng checklist sau:
Nội dung kiểm traĐã thực hiệnTất cả nghiệp vụ thu tiền đã có phiếu thu ☐
Tất cả nghiệp vụ chi tiền đã có phiếu chi ☐
Phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ chữ ký ☐
Số tiền trên chứng từ khớp với phần mềm ☐
Ngày chứng từ được nhập chính xác ☐
Tài khoản đối ứng được lựa chọn đúng ☐
Đã cập nhật đầy đủ chứng từ phát sinh ☐
Sổ quỹ khớp với sổ kế toán ☐
Tiền thực tế khớp với số dư trên sổ ☐
Các khoản tạm ứng được theo dõi đầy đủ ☐
Các khoản thiếu hoặc thừa quỹ đã được xác định nguyên nhân ☐
Chứng từ được lưu trữ đầy đủ ☐

6.2. Kết luận

Kế toán tiền mặt là một phần hành tưởng như đơn giản nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý tài sản và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Một nghiệp vụ thu hoặc chi bị bỏ sót, ghi sai số tiền hoặc hạch toán không đúng tài khoản đều có thể làm sai lệch số liệu kế toán.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất từ kiểm tra chứng từ, lập phiếu thu – phiếu chi, thực hiện thu – chi, ghi sổ, kiểm kê đến đối chiếu cuối kỳ. Đặc biệt, kế toán và thủ quỹ cần phối hợp chặt chẽ nhưng vẫn phân định rõ trách nhiệm của từng bên.

Trong năm 2026, khi thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cũng cần cập nhật cách tổ chức và hạch toán TK 111 theo quy định mới. TK 111 tiếp tục phản ánh tiền mặt tại quỹ, trong khi doanh nghiệp được chủ động mở tài khoản chi tiết phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế.

Một hệ thống quản lý tiền mặt tốt không chỉ giúp số liệu kế toán chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tài sản, phát hiện sai lệch sớm và cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc quản trị tài chính.