Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu: Kế toán cần nắm rõ

 Doanh thu hàng xuất khẩu là nội dung kế toán cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp bán hàng hóa ra nước ngoài hoặc đưa hàng vào khu vực được xem là khu vực hải quan riêng. Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu, thời điểm lập hóa đơn và tỷ giá áp dụng không chỉ ảnh hưởng đến số liệu kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai, xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, một số quy định mới liên quan đến quản lý thuế, hóa đơn và tỷ giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu được áp dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân biệt rõ tỷ giá sử dụng cho từng mục đích.

1. Doanh thu hàng xuất khẩu là gì?

Doanh thu hàng xuất khẩu phát sinh khi doanh nghiệp trong nước bán hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc bán hàng hóa vào các khu vực được pháp luật xác định là khu vực hải quan riêng. Trường hợp này có thể bao gồm hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp chế xuất, bán hàng vào khu chế xuất, khu bảo thuế, kho ngoại quan và các khu phi thuế quan khác. Về bản chất, đây là khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa của doanh nghiệp nhưng có yếu tố xuất khẩu hoặc được thực hiện trong điều kiện tương tự giao dịch xuất khẩu. Do đó, ngoài việc theo dõi doanh thu theo từng hợp đồng, kế toán còn phải kiểm tra các chứng từ liên quan đến giao dịch, đặc biệt là hồ sơ xuất khẩu và chứng từ hải quan.

Doanh thu hàng xuất khẩu có thể phát sinh từ nhiều loại giao dịch khác nhau. Phổ biến nhất là doanh thu từ xuất khẩu hàng hóa, khi doanh nghiệp bán sản phẩm cho khách hàng ở nước ngoài theo hợp đồng thương mại. Ngoài ra, trong phạm vi hoạt động kinh doanh quốc tế, doanh nghiệp còn có thể phát sinh doanh thu từ việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nước ngoài như logistics, phần mềm, tư vấn hoặc dịch vụ kỹ thuật. Việc xác định đúng bản chất giao dịch ngay từ đầu sẽ giúp kế toán lựa chọn đúng thời điểm ghi nhận doanh thu, xác định tỷ giá và lập chứng từ phù hợp. Đây cũng là cơ sở để hạn chế chênh lệch giữa số liệu kế toán, hồ sơ xuất khẩu và số liệu phục vụ kê khai thuế.

2. Thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu xuất khẩu

2.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu theo kế toán

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14), doanh thu bán hàng được ghi nhận khi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định. Đối với hoạt động xuất khẩu, việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu cần được xem xét dựa trên bản chất của giao dịch và các thỏa thuận mà doanh nghiệp đã ký kết với bên mua. Trong đó, kế toán cần đặc biệt quan tâm đến thời điểm doanh nghiệp thực hiện việc chuyển giao hàng hóa cũng như các quyền và lợi ích gắn với hàng hóa cho khách hàng. Đối với giao dịch xuất khẩu, hàng hóa thường được vận chuyển qua biên giới hoặc đưa vào các khu vực được pháp luật xác định là khu vực hải quan riêng. Vì vậy, quá trình bán hàng có thể liên quan đến nhiều mốc thời gian khác nhau như ngày ký hợp đồng, ngày giao hàng, ngày hàng được vận chuyển, ngày hoàn thành thủ tục hải quan, ngày thông quan, ngày lập hóa đơn hoặc ngày khách hàng thanh toán. Những thời điểm này không nhất thiết trùng nhau. Kế toán cần căn cứ vào bản chất của giao dịch và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng để xác định thời điểm ghi nhận doanh thu phù hợp.

Đặc biệt, các hợp đồng xuất khẩu có thể quy định khác nhau về điều kiện giao hàng, trách nhiệm của người bán và người mua, quyền sở hữu hàng hóa cũng như các nghĩa vụ liên quan trong quá trình vận chuyển. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc xác định thời điểm doanh nghiệp đã chuyển giao hàng hóa cho bên mua. Do đó, khi ghi nhận doanh thu xuất khẩu, kế toán cần đọc và kiểm tra các điều khoản của hợp đồng thay vì chỉ căn cứ vào một chứng từ riêng lẻ. Chẳng hạn, ngày doanh nghiệp lập hóa đơn không nhất thiết là ngày doanh thu được ghi nhận trên sổ kế toán. Tương tự, việc khách hàng thanh toán tiền trước cũng không đồng nghĩa với việc toàn bộ số tiền nhận được đã trở thành doanh thu tại thời điểm nhận tiền. Kế toán cần xem xét bản chất của khoản tiền nhận được và thời điểm đáp ứng điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định kế toán.

Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu có ý nghĩa quan trọng đối với việc phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh thu được ghi nhận không đúng kỳ, số liệu về doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu liên quan trên báo cáo tài chính có thể bị ảnh hưởng. Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu thường xuyên, việc kiểm soát thời điểm ghi nhận doanh thu càng cần được thực hiện chặt chẽ do mỗi giao dịch có thể đi kèm nhiều loại chứng từ và nhiều mốc thời gian khác nhau. Bên cạnh quy định về kế toán, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến thời điểm xác định doanh thu phục vụ mục đích thuế. Đây là nội dung cần được phân biệt với việc ghi nhận doanh thu trên sổ kế toán, bởi doanh nghiệp vừa phải bảo đảm số liệu kế toán phản ánh đúng bản chất giao dịch, vừa phải xác định doanh thu tính thuế theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

Vì vậy, khi xử lý doanh thu hàng xuất khẩu, kế toán nên thực hiện đối chiếu giữa hợp đồng xuất khẩu, chứng từ giao nhận hàng hóa, hồ sơ hải quan, chứng từ thanh toán và hóa đơn. Việc kiểm tra đồng bộ các chứng từ này giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm phát sinh doanh thu, đồng thời tạo cơ sở để giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu về sau.

2.2. Thời điểm xác định doanh thu tính thuế TNDN

Về phương diện thuế, theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 20/2026/TT-BTC, thời điểm xác định doanh thu tính thuế TNDN trong một số trường hợp được quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 và khoản 3 Điều 12 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Theo quy định được nêu trong nguồn, đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm xác định doanh thu tính thuế TNDN là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, phù hợp với các điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu.

Như vậy, khi xử lý một giao dịch xuất khẩu, kế toán cần kiểm tra điều khoản hợp đồng để xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Việc này giúp doanh nghiệp xác định đúng kỳ tính doanh thu và tránh tình trạng doanh thu được ghi nhận không phù hợp với thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Trường hợp không xác định được thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định của pháp luật về hải quan để xác định thời điểm ghi nhận doanh thu. Theo nội dung nguồn, có thể căn cứ vào các quy định liên quan đến cơ sở xác nhận hàng hóa xuất khẩu, chẳng hạn thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan hoặc chứng từ có giá trị pháp lý tương đương. Do đó, hồ sơ kế toán đối với giao dịch xuất khẩu cần được đối chiếu giữa hợp đồng, chứng từ bán hàng và hồ sơ hải quan. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định thời điểm ghi nhận doanh thu một cách nhất quán.

3. Thời điểm lập hóa đơn hàng xuất khẩu

Thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm lập hóa đơn là hai nội dung kế toán cần phân biệt khi xử lý giao dịch xuất khẩu. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi ngày ghi nhận doanh thu là ngày lập hóa đơn mà cần căn cứ vào quy định về hóa đơn và hồ sơ hải quan. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được xác định theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả trường hợp gia công xuất khẩu, người bán được xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng thời điểm này không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Quy định này khiến hồ sơ hải quan trở thành căn cứ quan trọng trong quy trình lập hóa đơn xuất khẩu. Bộ phận kế toán cần theo dõi tình trạng thông quan của từng lô hàng để bảo đảm hóa đơn được lập đúng thời hạn, đồng thời phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để cập nhật đầy đủ thông tin.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch xuất khẩu lớn, việc quản lý riêng ngày xuất hàng, ngày thông quan, ngày ghi nhận doanh thu và ngày lập hóa đơn sẽ giúp hạn chế sai lệch giữa hồ sơ kế toán và hồ sơ hải quan. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp thuận tiện hơn khi thực hiện đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

4. Xác định tỷ giá đối với doanh thu hàng xuất khẩu

Tỷ giá là một trong những nội dung dễ phát sinh nhầm lẫn khi kế toán xử lý doanh thu xuất khẩu. Nguyên nhân là cùng một giao dịch xuất khẩu nhưng doanh nghiệp có thể phải sử dụng tỷ giá cho những mục đích khác nhau như ghi nhận kế toán, tính thuế và thể hiện trên hóa đơn. Do đó, kế toán cần tránh việc sử dụng một tỷ giá duy nhất cho toàn bộ hồ sơ nếu quy định pháp luật áp dụng cho từng mục đích có sự khác biệt. 

4.1. Tỷ giá ghi nhận doanh thu xuất khẩu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo quy định về Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, đối với các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp áp dụng tỷ giá theo nguyên tắc được quy định tại thông tư. Đối với giao dịch mua, bán ngoại tệ, doanh nghiệp sử dụng tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ nhưng hợp đồng không quy định cụ thể về tỷ giá hối đoái, doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tỷ giá giao dịch thực tế có thể được doanh nghiệp lựa chọn là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại ngày giao dịch, hoặc tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình. Tỷ giá xấp xỉ phải bảo đảm mức chênh lệch không vượt quá ±1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình.

Bên cạnh tỷ giá giao dịch thực tế, doanh nghiệp còn có thể sử dụng tỷ giá ghi sổ, bao gồm tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền, tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.

4.2. Tỷ giá đối với doanh thu có khoản tiền người mua trả trước

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý là trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa và người mua trả tiền trước. Theo nội dung nguồn, phần doanh thu tương ứng với số tiền người mua đã trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước tiền. Trong khi đó, phần doanh thu chưa nhận trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu.

Điều này có nghĩa là trong cùng một hợp đồng xuất khẩu, doanh thu có thể được xác định theo các mức tỷ giá khác nhau tùy thuộc vào thời điểm doanh nghiệp nhận tiền và thời điểm ghi nhận doanh thu. Kế toán vì vậy cần theo dõi riêng các khoản tiền khách hàng thanh toán trước, đối chiếu với từng hợp đồng xuất khẩu và xác định phần doanh thu tương ứng. Việc theo dõi chi tiết ngay từ thời điểm nhận tiền sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch tỷ giá khi ghi nhận doanh thu sau này. Lưu ý: Tỷ giá sử dụng để ghi nhận kế toán không nên đồng nhất với tỷ giá tính thuế hoặc tỷ giá thể hiện trên hóa đơn xuất khẩu. Đây là ba nội dung cần được phân biệt khi xử lý giao dịch xuất khẩu.

4.3. Tỷ giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, theo khoản 6 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, tỷ giá tính thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan. Theo khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, tỷ giá tính thuế cũng được thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan.

Theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP, tỷ giá giữa đồng Việt Nam và đồng tiền nước ngoài dùng để xác định trị giá tính thuế là tỷ giá ngoại tệ mua vào theo hình thức chuyển khoản của Hội sở chính Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) tại thời điểm cuối ngày của ngày thứ Năm tuần trước liền kề. Trường hợp ngày thứ Năm là ngày lễ hoặc ngày nghỉ, doanh nghiệp sử dụng tỷ giá cuối ngày của ngày làm việc liền trước ngày thứ Năm. Như vậy, tỷ giá phục vụ mục đích tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu được xác định theo quy định của pháp luật hải quan, thay vì áp dụng trực tiếp tỷ giá mà doanh nghiệp lựa chọn để ghi nhận doanh thu trên sổ kế toán.

4.4. Tỷ giá thể hiện trên hóa đơn xuất khẩu từ ngày 01/07/2026

Bên cạnh tỷ giá kế toán và tỷ giá tính thuế, doanh nghiệp còn cần lưu ý tỷ giá được thể hiện trên hóa đơn. Theo điểm c.1 khoản 8 Phụ lục về nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ. Đồng thời, người bán phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do đó, khi lập hóa đơn cho giao dịch xuất khẩu, kế toán cần kiểm tra đồng thời đồng tiền giao dịch, tỷ giá phải thể hiện trên hóa đơn và quy định về tỷ giá tính thuế. Việc phân biệt các loại tỷ giá ngay từ khâu lập chứng từ sẽ giúp hạn chế tình trạng số liệu trên hóa đơn không thống nhất với hồ sơ thuế hoặc sổ kế toán.

4.5. Phân biệt 3 loại tỷ giá khi xử lý hàng xuất khẩu

Kết luận

Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu là nghiệp vụ cần được doanh nghiệp theo dõi đồng thời trên cả phương diện kế toán, thuế và hóa đơn. Kế toán cần xác định đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn theo tình trạng thông quan và lựa chọn tỷ giá phù hợp với từng mục đích sử dụng. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, việc phân biệt tỷ giá ghi nhận kế toán, tỷ giá tính thuế hàng xuất khẩu và tỷ giá thể hiện trên hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán, kê khai và quản lý hồ sơ xuất khẩu.

Nguồn: Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu kế toán cần nắm rõ - https://amis.misa.vn/32346/doanh-thu-hang-xuat-khau/

Thông tin khác

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam