Một ngày của kế toán nội bộ: Không chỉ nhập số liệu
Kế toán nội bộ thường được biết đến với những công việc như nhập hóa đơn, theo dõi thu chi, kiểm tra chứng từ và đối chiếu số liệu. Nhưng nếu công việc chỉ đơn giản là nhập số liệu thì nghề kế toán sẽ không cần nhiều đến vậy.
Đằng sau mỗi con số trên phần mềm là một nghiệp vụ thực tế cần được kiểm tra và giải thích. Một ngày của kế toán nội bộ có thể bắt đầu từ một hóa đơn, chuyển sang kiểm tra ngân hàng, xử lý công nợ và kết thúc bằng việc đối chiếu số liệu.
Vậy thực tế một kế toán nội bộ làm những gì trong một ngày?
1. Bắt đầu ngày làm việc bằng việc kiểm tra chứng từ
Không phải cứ có hóa đơn là nhập ngay vào phần mềm. Một trong những công việc quen thuộc nhất của kế toán nội bộ là tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
Có thể đầu ngày, kế toán nhận được một loạt hóa đơn mua hàng từ bộ phận mua hàng, hóa đơn dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc các chứng từ thanh toán do nhân viên gửi lên. Nhìn qua, công việc có vẻ khá đơn giản: mở hóa đơn, kiểm tra thông tin rồi nhập vào phần mềm. Nhưng trên thực tế, kế toán cần kiểm tra nhiều hơn thế.
Ví dụ, một hóa đơn mua hàng trị giá 30 triệu đồng được gửi đến. Trước khi nhập, kế toán có thể cần xác định:
- Hóa đơn này mua mặt hàng gì?
- Hàng đã thực tế nhập kho chưa?
- Số lượng trên hóa đơn có khớp với chứng từ nhập hàng không?
- Nhà cung cấp có đúng với thông tin trên hồ sơ không?
- Khoản tiền này doanh nghiệp đã thanh toán hay còn phải trả?
- Hóa đơn có liên quan đến bộ phận hoặc hoạt động nào?
- Có chứng từ nào khác đi kèm không?
Đây là bước rất quan trọng vì một nghiệp vụ nhập sai từ đầu có thể kéo theo nhiều sai lệch ở phía sau.
Ví dụ, kế toán ghi nhận một khoản mua hàng vào chi phí trong khi thực tế đó là hàng hóa nhập kho. Khi đó, không chỉ tài khoản kế toán bị ảnh hưởng mà số liệu tồn kho và giá vốn sau này cũng có thể bị sai.
Vì vậy, một nguyên tắc đơn giản mà kế toán mới đi làm nên nhớ là: Đừng vội nhập chứng từ khi chưa hiểu nghiệp vụ. Phần mềm kế toán có thể giúp xử lý số liệu nhanh hơn, nhưng phần mềm không thể thay kế toán xác định bản chất của giao dịch.
2. Kiểm tra thu – chi và giao dịch ngân hàng
Một khoản tiền vào chưa chắc là doanh thu.
Sau khi xử lý chứng từ, kế toán nội bộ thường phải kiểm tra các giao dịch tiền mặt và ngân hàng phát sinh. Đây là phần công việc rất dễ gặp mỗi ngày.
Ví dụ, doanh nghiệp có một tài khoản ngân hàng thường xuyên phát sinh giao dịch. Trong ngày có thể có:
- Khách hàng chuyển tiền.
- Doanh nghiệp thanh toán nhà cung cấp.
- Chuyển tiền trả lương.
- Thanh toán tiền điện, nước, internet.
- Ngân hàng thu phí.
- Nộp tiền thuế.
- Chuyển tiền giữa các tài khoản.
- Nhân viên nhận tiền tạm ứng.
Nếu chỉ nhìn vào số tiền trên sao kê rồi nhập theo từng dòng, kế toán rất dễ nhầm bản chất nghiệp vụ.
Chẳng hạn, tài khoản ngân hàng nhận được 100 triệu đồng.
Không thể ngay lập tức kết luận:
“Doanh nghiệp có thêm 100 triệu doanh thu.”
Khoản tiền này có thể là khách hàng thanh toán một hóa đơn đã xuất từ tháng trước. Cũng có thể là khoản khách hàng đặt cọc, tiền vay hoặc một khoản thu khác. Tương tự, tài khoản ngân hàng giảm 50 triệu đồng cũng chưa chắc là chi phí. Đó có thể là khoản thanh toán công nợ nhà cung cấp hoặc trả một khoản vay.
Vì vậy, kế toán phải kết hợp sao kê ngân hàng + chứng từ + nội dung giao dịch + thông tin từ các bộ phận liên quanđể xác định nghiệp vụ.
Đối chiếu ngân hàng cũng là một công việc quan trọng
Một tình huống khá quen thuộc với kế toán là số dư trên phần mềm không khớp với sao kê ngân hàng.
Ví dụ:
- Số dư trên phần mềm: 500 triệu đồng.
- Số dư trên sao kê: 498 triệu đồng.
Chênh lệch 2 triệu đồng không nên được xử lý bằng cách sửa số dư cho bằng nhau.
Kế toán cần tìm nguyên nhân.
- Có thể có một khoản phí ngân hàng chưa được nhập.
- Có thể doanh nghiệp đã chuyển tiền nhưng kế toán chưa ghi nhận.
- Có thể một giao dịch đã được nhập hai lần.
- Cũng có thể kế toán nhập sai số tiền.
Việc đối chiếu giúp kế toán phát hiện những vấn đề như vậy trước khi chúng ảnh hưởng đến báo cáo.
3. Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Công việc không dừng lại ở việc biết “còn bao nhiêu tiền”
Công nợ là một trong những phần việc mà kế toán nội bộ phải theo dõi thường xuyên.
Giả sử doanh nghiệp bán cho khách hàng A một đơn hàng trị giá 200 triệu đồng. Khách hàng chưa thanh toán ngay. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ và theo dõi khoản phải thu. Sau đó khách hàng chuyển 120 triệu đồng. Lúc này, công việc của kế toán không chỉ là nhập khoản tiền 120 triệu vào phần mềm. Kế toán phải cập nhật để biết:
200 triệu - 120 triệu = 80 triệu đồng còn phải thu.
Nhưng câu chuyện vẫn chưa kết thúc. Kế toán cần biết 80 triệu đồng này đến khi nào khách hàng thanh toán. Nếu doanh nghiệp có hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng, việc theo dõi thủ công bằng trí nhớ gần như không thể.
Một bảng công nợ tốt cần giúp kế toán trả lời được những câu hỏi như:
- Khách hàng nào đang còn nợ?
- Tổng số nợ là bao nhiêu?
- Khoản nợ phát sinh từ hóa đơn nào?
- Đã thanh toán bao nhiêu?
- Còn phải thu bao nhiêu?
- Khoản nào sắp đến hạn?
- Khoản nào đã quá hạn?
Ở chiều ngược lại, kế toán cũng cần theo dõi công nợ phải trả.
Doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp B trị giá 300 triệu đồng nhưng chưa thanh toán. Sau đó doanh nghiệp trả 100 triệu đồng. Kế toán phải đảm bảo số dư công nợ còn lại là 200 triệu đồng và khoản thanh toán được ghi nhận đúng nhà cung cấp, đúng chứng từ.
Khi công nợ lệch, kế toán phải làm gì?
Đây là một tình huống khá thú vị.
Ví dụ, phần mềm của doanh nghiệp thể hiện khách hàng còn nợ 50 triệu đồng nhưng khách hàng khẳng định đã thanh toán đủ.
Kế toán không nên ngay lập tức kết luận bên nào sai. Thay vào đó, cần kiểm tra:
- Các hóa đơn đã xuất cho khách hàng.
- Các khoản tiền khách hàng đã chuyển.
- Sao kê ngân hàng.
- Nội dung chuyển khoản.
- Phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
- Các khoản giảm trừ hoặc điều chỉnh nếu có.
- Những khoản thanh toán đã ghi nhận nhưng chưa đối trừ đúng hóa đơn.
Có khi vấn đề chỉ nằm ở việc khách hàng chuyển tiền nhưng kế toán chưa nhập.
Có khi khách hàng chuyển tiền cho một hóa đơn nhưng kế toán lại đối trừ sang hóa đơn khác.
Và cũng có trường hợp khách hàng thực sự vẫn còn nợ nhưng hai bên đang hiểu khác nhau về số liệu.
Đây chính là lúc kế toán nội bộ thể hiện vai trò kiểm soát thông tin chứ không chỉ nhập liệu.
4. Phối hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp
Kế toán không thể làm việc tách biệt với phần còn lại của doanh nghiệp
Một ngày của kế toán nội bộ không chỉ xoay quanh máy tính và phần mềm. Kế toán thường xuyên phải trao đổi với nhiều bộ phận.
Với bộ phận kinh doanh, kế toán cần nắm thông tin về đơn hàng, khách hàng, giá bán, tình trạng thanh toán và xuất hóa đơn.
Với bộ phận kho, kế toán cần biết tình hình nhập – xuất – tồn và các chứng từ liên quan.
Với bộ phận nhân sự, kế toán có thể cần thông tin về nhân viên, chấm công, tiền lương và các khoản phụ cấp.
Với ban giám đốc, kế toán có thể phải cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, công nợ hoặc dòng tiền.
Điều này khiến công việc kế toán trở nên thú vị hơn rất nhiều. Bởi muốn số liệu đúng, kế toán phải hiểu doanh nghiệp đang vận hành như thế nào.
Một ví dụ đơn giản: Bộ phận kinh doanh nói: “Đơn hàng này khách đã nhận rồi.”. Nhưng kế toán kiểm tra lại thì chưa có chứng từ liên quan.
Kế toán phải hỏi:
- Hàng giao ngày nào?
- Ai xác nhận?
- Có biên bản giao nhận không?
- Đã xuất hóa đơn chưa?
- Khách hàng thanh toán theo điều kiện nào?
Những câu hỏi này không phải để làm khó bộ phận kinh doanh.
Mục đích là đảm bảo nghiệp vụ thực tế được phản ánh đầy đủ và đúng thời điểm.
Tương tự, khi bộ phận mua hàng gửi một hóa đơn, kế toán có thể phải kiểm tra với kho xem hàng đã nhận chưa.
Nếu nhân viên đề nghị thanh toán một khoản chi phí, kế toán cần xem chứng từ đi kèm và xác định khoản chi đó thuộc nghiệp vụ nào.
Do đó, khả năng giao tiếp và phối hợp với các bộ phận cũng là một kỹ năng quan trọng của kế toán nội bộ.
5. Cuối ngày: Kiểm tra lại những gì đã nhập
Nhập xong chưa có nghĩa là đã hoàn thành
Một trong những thói quen tốt mà kế toán mới đi làm nên hình thành là kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhập.
Ví dụ trong ngày đã nhập 20 hóa đơn. Thay vì đóng phần mềm và kết thúc công việc, kế toán có thể dành thời gian kiểm tra:
- Có hóa đơn nào nhập trùng không?
- Số tiền đã đúng chưa?
- Ngày chứng từ có chính xác không?
- Nhà cung cấp đã chọn đúng chưa?
- Tài khoản hạch toán có phù hợp không?
- Công nợ đã cập nhật đúng chưa?
- Thuế trên chứng từ đã được xử lý đúng chưa?
Tương tự với ngân hàng:
- Tổng số tiền thu trong ngày là bao nhiêu?
- Tổng số tiền chi là bao nhiêu?
- Các giao dịch lớn đã được xác định nội dung chưa?
- Có giao dịch nào chưa có chứng từ không?
Với tiền mặt:
- Sổ quỹ có khớp với thực tế không?
- Có khoản chi nào chưa lập chứng từ không?
Với công nợ:
- Có khoản thu nào chưa được đối trừ không?
- Có khách hàng nào phát sinh nợ quá hạn không?
- Có khoản phải trả nào sắp đến hạn không?
Những kiểm tra nhỏ như vậy nếu được thực hiện thường xuyên sẽ giúp hạn chế việc cuối tháng mới phát hiện hàng loạt sai sót.
6. Điều một kế toán nội bộ cần hướng đến không phải là nhập thật nhanh
Từ “biết nhập” đến “hiểu số liệu”
Đối với người mới bước vào nghề, nhập liệu là một kỹ năng cần thiết.
- Bạn phải biết nhập hóa đơn.
- Phải biết nhập ngân hàng.
- Phải biết lập phiếu thu, phiếu chi.
- Phải biết theo dõi công nợ.
- Phải biết sử dụng phần mềm kế toán.
Nhưng đó mới chỉ là nền tảng. Sau khi quen với công việc, kế toán nên bắt đầu đặt những câu hỏi sâu hơn.
- Tại sao doanh thu tháng này tăng?
- Tại sao công nợ phải thu lại tăng mạnh?
- Tại sao tiền trong ngân hàng giảm trong khi doanh nghiệp vẫn có lợi nhuận?
- Tại sao chi phí tháng này cao hơn tháng trước?
- Tại sao số lượng hàng tồn kho trên sổ khác với thực tế?
- Tại sao công nợ của một khách hàng không khớp với xác nhận của họ?
Khi bắt đầu đặt những câu hỏi đó, cách nhìn về nghề kế toán sẽ thay đổi. Bạn không còn chỉ nhìn vào một bảng dữ liệu gồm hàng trăm dòng. Bạn bắt đầu nhìn thấy hoạt động kinh doanh phía sau những con số đó.
Ví dụ, doanh thu tăng nhưng tiền chưa tăng.
Kế toán có thể kiểm tra công nợ phải thu. Nếu doanh thu tăng từ 1 tỷ lên 1,5 tỷ đồng nhưng phần lớn doanh số bán chịu, tiền thực tế thu về có thể chưa tăng tương ứng. Hoặc doanh nghiệp có lợi nhuận nhưng dòng tiền giảm vì doanh nghiệp đã dùng tiền để nhập thêm hàng.
Những câu hỏi như vậy giúp kế toán hiểu hơn về mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho và dòng tiền.
Đó cũng là bước chuyển quan trọng từ một người làm nhập liệu sang một người thực sự hiểu công việc kế toán. Kế toán nội bộ cần rèn những kỹ năng nào? Nếu mới bắt đầu nghề, bạn không cần học mọi thứ cùng một lúc.
Kết luận:
Kế toán nội bộ không chỉ làm việc với những con số. Một ngày của kế toán nội bộ có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra một hóa đơn và kết thúc bằng việc đối chiếu một khoản chênh lệch ngân hàng.
Ở giữa hai thời điểm đó là hàng loạt công việc: kiểm tra chứng từ, nhập dữ liệu, theo dõi thu chi, đối chiếu công nợ, kiểm tra ngân hàng, phối hợp với các bộ phận và tổng hợp thông tin cho người quản lý. Vì vậy, nếu bạn đang là sinh viên kế toán hoặc mới đi làm, đừng quá áp lực khi những công việc đầu tiên của mình chủ yếu là nhập liệu và kiểm tra chứng từ. Đó chính là cách bạn làm quen với “dòng chảy” của một doanh nghiệp.
Nhưng hãy cố gắng đi thêm một bước. Đừng chỉ biết nhập một hóa đơn mà hãy hiểu hóa đơn đó liên quan đến nghiệp vụ gì. Đừng chỉ biết nhập một khoản tiền mà hãy biết khoản tiền đó đến từ đâu. Đừng chỉ biết công nợ còn 100 triệu mà hãy biết 100 triệu đó của ai, phát sinh từ đâu và khi nào cần thu. Đừng chỉ biết số dư ngân hàng là bao nhiêu mà hãy hiểu vì sao số dư lại tăng hoặc giảm. Khi làm được những điều đó, công việc kế toán sẽ không còn là việc ngồi trước máy tính và nhập những con số rời rạc. Bạn đang sử dụng số liệu để hiểu doanh nghiệp. Và đó mới là phần thú vị của nghề kế toán nội bộ.
Nguồn: Kế toán nội bộ là làm gì? Mô tả công việc và lộ trình thăng tiến - MISA AMIS https://amis.misa.vn/51114/ke-toan-noi-bo/
