Báo cáo là gì? Kỹ năng viết báo cáo mà bạn cần biết

• Báo cáo được viết cho ai?
• Báo cáo được viết để làm gì?
• Báo cáo cần cung cấp những thông tin gì?

Bước 2: Nghiên cứu chủ đề

Tùy thuộc vào mục đích của báo cáo, người viết cần thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, như tài liệu tham khảo, dữ liệu thực nghiệm, phỏng vấn,... Việc nghiên cứu và thu thập thông tin kỹ lưỡng sẽ giúp có được cơ sở vững chắc để viết báo cáo.

Sau khi thu thập dữ liệu, tiến hành phân tích và đánh giá dữ liệu để trả lời các câu hỏi nghiên cứu và chứng minh điểm quan điểm của bản thân. Sắp xếp và tổ chức thông tin thu thập được vào một cấu trúc logic. Xác định các phần chính của báo cáo như mục tiêu, phương pháp nghiên cứu, kết quả và kết luận.

Bước 3: Lập dàn ý

Dàn ý giúp sắp xếp các ý tưởng một cách logic và khoa học. Dàn ý của báo cáo thường bao gồm:

• Mở đầu: Giới thiệu về chủ đề báo cáo, mục đích và đối tượng của báo cáo.
• Nội dung: Trình bày chi tiết các thông tin liên quan đến chủ đề của báo cáo.
• Kết luận: Tóm tắt lại nội dung chính của báo cáo và đưa ra kết luận.

Bước 4: Viết bản nháp

Từ dàn ý đã có, tiến hành viết bản nháp đầu tiên của báo cáo. Hãy viết một cách tự nhiên và mạch lạc, không cần quá chú trọng đến hình thức. Nên nhớ bản nháp báo cáo sẽ là nền tảng để tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo. Do đó, người viết nên dành thời gian để viết nháp và brainstorm tất cả ý tưởng trong đầu ra giấy.

Bước 5: Phân tích, ghi lại kết quả

Nếu báo cáo bao gồm dữ liệu, người viết cần phân tích và ghi lại kết quả một cách rõ ràng và chính xác. Ở bước này có thể sử dụng các biểu đồ, bảng biểu để giúp người đọc dễ dàng hình dung được các dữ liệu.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp

Sau khi phân tích dữ liệu, bước này người viết đã có đủ cơ sở để trình bày những giải pháp để giải quyết những vấn đề được đưa ra trước đó. 

Bước 7: Chỉnh sửa và hoàn thành báo cáo

Giai đoạn cuối trong quá trình viết báo cáo là chỉnh sửa một cách kỹ lưỡng. Trong quá trình này, cần tập trung vào việc sửa các lỗi ngữ pháp, chính tả và sai sót đánh máy. Ngoài ra, người viết cũng cần kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của các trích dẫn, đọc lại toàn bộ báo cáo để đảm bảo rằng nội dung được trình bày một cách mạch lạc và logic.

6. Mẹo viết báo cáo chuyên nghiệp, hiệu quả

• Xác định mục tiêu: Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục tiêu và thông điệp chính của báo cáo. Việc này giúp người viết tập trung vào những thông tin quan trọng và tránh viết lan man, không trọng tâm.
• Tìm hiểu đối tượng đọc: Cố gắng hiểu rõ đối tượng đọc của báo cáo để có thể trình bày thông tin một cách phù hợp. Đồng nghĩa với việc sử dụng ngôn ngữ, cấu trúc và thuật ngữ phù hợp với độc giả.
• Sắp xếp cấu trúc logic: Báo cáo nên được tổ chức một cách logic và có cấu trúc rõ ràng. Sử dụng các tiêu đề, đoạn văn và định dạng để tạo ra sự liên kết, dễ đọc.
• Sử dụng ngôn ngữ chính xác: Viết báo cáo chuyên nghiệp đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác và tránh sử dụng từ ngữ không chuyên môn. Tránh viết dài dòng và hãy tập trung vào việc truyền đạt ý kiến một cách ngắn gọn, hiệu quả.
• Dùng các tài liệu tham khảo: Nếu có, hãy sử dụng các tài liệu tham khảo và nguồn tin đáng tin cậy để làm nền tảng cho báo cáo.
• Chú trọng đến định dạng và ghi chú: Đảm bảo báo cáo có định dạng chuyên nghiệp với font chữ và kích thước phù hợp. Sử dụng ghi chú và chú thích khi cần thiết để cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích.
• Kiểm tra và chỉnh sửa: Trước khi nộp báo cáo, hãy dành thời gian để kiểm tra và chỉnh sửa kỹ lưỡng. Xem xét lại ngữ pháp, chính tả, cấu trúc câu và đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách rõ ràng và logic.
• Đưa ra các khuyến nghị và kết luận: Cuối báo cáo, hãy tóm tắt lại các điểm chính và đưa ra các khuyến nghị cụ thể dựa trên nội dung đã trình bày. Kết luận nên phản ánh sự tổng kết và nhấn mạnh lại ý kiến chính của báo cáo.
• Lưu ý về độ dài: Cố gắng giữ báo cáo ngắn gọn và tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Tránh việc lặp lại thông tin hoặc đi vào chi tiết không cần thiết.

Đứng trên quan điểm của người Nhật - một bài báo cáo hoàn hảo không chỉ chuẩn chỉnh từ cấu trúc hay con số mà còn phải mạch lạc, rõ ràng. Sử dụng những từ ngữ, câu văn mang tính chung, chung mơ hồ không phải là phong cách làm việc của người Nhật Bản. Trong các bài báo cáo thông thường, chắc chắn chúng ta đã nghe qua các câu nói như :

• As soon as possible: Càng sớm càng tốt
• Try to do my best: Cố gắng làm tốt nhất có thể
• Put all my effort to do that: Nỗ lực hết mình làm việc đó
• To give it all I have got: Làm hết sức mình có thể

Đây là những câu nói còn khá mơ hồ, chưa cụ thể khiến cấp trên hoặc các đồng nghiệp chưa thể hình dung rõ được mục tiêu nỗ lực của mình là như thế nào.

Nếu cấp trên giao việc, chúng ta nên nói rằng sẽ hoàn thành trước deadline cụ thể bao nhiêu ngày. Bởi vì khái niệm sớm nhất có thể của mỗi người sẽ khác nhau thế chúng ta cần phân biệt rõ vấn đề này. Thực hiện được điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc mà còn vừa thể hiện là một người làm việc có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng.
Những câu nói định lượng, có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp người nghe và cả người đang báo cáo như tăng năng lượng gấp đôi. Cấp trên cũng sẽ nắm rõ được thông tin chúng ta sẽ làm gì và làm như thế nào trong thời gian tới. Bên cạnh đó khi nói những câu nói như thế này trong báo cáo cũng sẽ khiến chúng ta trở nên năng suất hơn trong công việc, mang lại kết quả tốt hơn mong đợi.

Sẽ tùy thuộc từng bộ phận mà có cách báo cáo khác nhau nhưng nhìn chung đây chính là tip giúp chúng ta có một bài báo cáo mạch lạc hơn từ số liệu đến cách trình bày. Đặc biệt khi báo cáo công việc dù là hình thức trình bày trực tiếp hay thông qua email cũng đừng quên gửi xác nhận báo cáo với Tutor hoặc cấp trên của mình nhé.

Nguồn: https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/ky-nang-viet-bao-cao#xay-dung-uy-tin-va-chuyen-mon