Các thủ tục pháp lý doanh nghiệp cần thực hiện sau thành lập

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường cho rằng quá trình pháp lý đã hoàn tất. Tuy nhiên, trên thực tế, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Để doanh nghiệp có thể vận hành hợp pháp, tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro xử phạt hành chính, cần thực hiện thêm nhiều thủ tục quan trọng liên quan đến thuế, kế toán và quản lý thông tin. 

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp phí theo quy định.
• Người nhận kết quả hồ sơ có thể đăng ký công khai và nộp phí trực tiếp hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Thời hạn thực hiện là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký.

Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp phí theo quy định. Người nhận kết quả hồ sơ có thể đăng ký công khai và nộp phí trực tiếp hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thời hạn thực hiện là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký. Việc công bố thông tin giúp đảm bảo tính minh bạch của doanh nghiệp trên thị trường, đồng thời tạo điều kiện để các cơ quan quản lý và đối tác có thể tra cứu thông tin một cách chính xác. Ngoài ra, việc công bố đúng hạn còn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính do vi phạm nghĩa vụ công khai thông tin. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này do nghĩ không quan trọng, tuy nhiên đây lại là một trong những nghĩa vụ pháp lý cơ bản. Việc không công bố hoặc công bố chậm có thể dẫn đến các khoản phạt không cần thiết và ảnh hưởng đến hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp trong tương lai.

2. Treo biển tên công ty

• Theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp, tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính.
• Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị khóa mã số thuế.

Theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp, tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị khóa mã số thuế. Do đó, ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên tiến hành thiết kế và treo biển hiệu. Việc sử dụng các vật liệu đơn giản như mica với kích thước phù hợp vẫn có thể đáp ứng yêu cầu pháp lý, đồng thời tiết kiệm chi phí. Ngoài việc đáp ứng quy định pháp luật, biển tên công ty còn đóng vai trò như một yếu tố nhận diện thương hiệu. Một biển hiệu rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác cũng như cơ quan quản lý khi đến làm việc trực tiếp tại trụ sở.

3. Kê khai và nộp lệ phí môn bài

Nộp tờ khai Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài. Thời hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.  Nộp lệ phí môn bài Mức lệ phí phụ thuộc vào vốn điều lệ của doanh nghiệp. Thời hạn nộp lệ phí đối với doanh nghiệp mới thành lập là trước ngày 30/01 của năm tiếp theo. Đối với doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh, thời hạn nộp lệ phí phụ thuộc vào thời điểm kết thúc miễn lệ phí. Việc tuân thủ đúng thời hạn kê khai và nộp lệ phí môn bài giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt không cần thiết và duy trì trạng thái hoạt động hợp lệ. Đồng thời, đây cũng là một trong những tiêu chí cơ bản để cơ quan thuế đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp.

4. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử

• Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương con dấu của doanh nghiệp.
• Được sử dụng trong kê khai thuế điện tử, nộp thuế, bảo hiểm xã hội và ký hóa đơn.

Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương con dấu của doanh nghiệp. Được sử dụng trong kê khai thuế điện tử, nộp thuế, bảo hiểm xã hội và ký hóa đơn. Khi đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính ổn định và bảo mật trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên lưu ý thời hạn sử dụng của chữ ký số để gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn trong việc kê khai và nộp thuế. Trong thời đại số hóa, chữ ký số gần như là công cụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

5. Đăng ký khai và nộp thuế điện tử

• Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, nhưng việc này mang lại nhiều lợi ích như:
  • Nộp thuế trực tuyến mà không cần đến ngân hàng
  • Tăng tính chuyên nghiệp
  • Thuận tiện trong giao dịch
  • Kiểm soát tài chính hiệu quả
  Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo thông tin tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế thông qua mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng và hệ thống thuế điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình giao dịch. Đây cũng là xu hướng tất yếu trong quản lý tài chính hiện đại.

6. Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu không chuyển dữ liệu đúng hạn có thể bị xử phạt lên đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán và quản lý dữ liệu. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và hạn chế rủi ro thất lạc chứng từ. Đây là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

 Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT

• Theo Luật Thuế GTGT 2008, có hai phương pháp:
  • Phương pháp khấu trừ
  • Phương pháp trực tiếp
  Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, cách lập hóa đơn và hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác. Thông thường, doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều giao dịch với doanh nghiệp khác sẽ ưu tiên phương pháp khấu trừ để tối ưu thuế. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ có thể chọn phương pháp trực tiếp để đơn giản hóa thủ tục.

Tổ chức bộ máy kế toán

• Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.
• Nếu không bổ nhiệm kế toán trưởng có thể bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. Nếu không bổ nhiệm kế toán trưởng có thể bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Việc xây dựng hệ thống kế toán ngay từ đầu giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các nghiệp vụ và tránh rủi ro trong thanh tra, kiểm tra thuế. Ngoài ra, hệ thống kế toán còn giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính, kiểm soát chi phí và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục này?  Các thủ tục sau khi thành lập không chỉ mang tính hình thức mà là nền tảng pháp lý để doanh nghiệp được công nhận và vận hành hợp lệ. Việc hoàn thành đầy đủ các bước giúp doanh nghiệp được tích hợp vào hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước, từ đăng ký kinh doanh đến thuế và kế toán. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định ngay từ đầu còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và cạnh tranh. Tác động thực tế nếu không tuân thủ :Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường bỏ sót một số thủ tục như công bố thông tin, kê khai thuế hoặc phát hành hóa đơn điện tử. Những sai sót này có thể dẫn đến hậu quả như bị xử phạt hành chính, gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc bị đánh giá không tuân thủ trong các đợt thanh tra. Ngoài ra, việc không tổ chức tốt hệ thống kế toán có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát tài chính và lập báo cáo. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến nội bộ mà còn tác động đến uy tín khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan quản lý. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp mới Bên cạnh các thủ tục chính nêu trên, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thêm một số vấn đề như: Theo dõi thời hạn kê khai thuế định kỳ (tháng/quý) Lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán Cập nhật kịp thời các thay đổi về pháp luật thuế và kế toán Đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn chính xác trên hệ thống đăng ký kinh doanh Việc chủ động trong quản lý và tuân thủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và hoạt động hiệu quả hơn trong dài hạn.

7. Kết luận

Việc nắm rõ và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để công ty hoạt động bền vững, tránh rủi ro pháp lý và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. AGS với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam – luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong việc kê khai thuế, báo cáo tài chính, phát hành hóa đơn và tổ chức kế toán bài bản.Việc nắm rõ và triển khai đầy đủ các bước này ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp ổn định hoạt động và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành. Không chỉ vậy, giai đoạn sau thành lập còn đóng vai trò như nền móng cho toàn bộ hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Nếu thực hiện sai hoặc thiếu sót ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều vấn đề phức tạp về sau như bị truy thu thuế, phát sinh chi phí xử phạt, hoặc gặp khó khăn khi làm việc với ngân hàng, đối tác và cơ quan nhà nước. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ kiến thức và thực hiện đúng quy trình là yếu tố vô cùng quan trọng.

Nguồn: Tổng hợp

Thông tin khác