Xử lý hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt như thế nào?

Quy định về việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đã được áp dụng từ năm 2009. Tuy nhiên, một số trường hợp người mua thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, không chuyển khoản. Những trường hợp hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt như vậy thì xử lý thế nào?

1. Cách xử lý khi có hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt (trên hóa đơn ghi Hình thức thanh toán Tiền mặt)

Trường hợp hóa đơn đã lập, đã gửi cho bên mua nhưng 2 bên chưa kê khai thuế:

Hủy hóa đơn khi đã có sự xác nhận và đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua.
Bên bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định và ghi đúng hình thức thanh toán để gửi cho bên mua.

Trường hợp hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua và được cả 2 người bán và người mua đều đã kê khai thuế:

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả 2 bên ghi rõ sai sót (cụ thể là sai sót về hình thức thanh toán).
Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể xử lý bằng hình thức khác như sau:

Hai bên mua, bán cùng ra ngân hàng, bên mua viết ủy nhiệm chi chuyển khoản cho bên bán.
Bên bán sau khi nhận tiền sẽ rút tiền mặt trả lại cho bên mua hoặc trả lại bằng séc.

Cùng lúc đó:

Bên bán trả lại khoản tiền đã nhận cho bên mua .
Bên mua chuyển khoản số tiền mua hàng cho bên bán qua TK ngân hàng

2. Chứng từ cần có nếu thanh toán hóa đơn dưới 20 triệu bằng tiền mặt

Hợp đồng;
Hóa đơn GTGT;
Phiếu xuất kho;
Phiếu thu;
Biên lai thu tiền;
Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ;
Chứng từ vận chuyển;
Thanh lý hợp đồng;
Biên bản nghiệm thu;
Các chứng từ khác (nếu có)

Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp băn khoăn hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng không. Câu trả lời là có bởi đây là chứng từ quan trọng nên trên thực tế, để đảm bảo quy định pháp luật thì hóa đơn dưới 20 triệu cần có hợp đồng mua bán giữa 2 bên.

3. Hóa đơn trên 20 triệu ghi TM/CK được không?

Tiêu thức “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, Công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này có khi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế (theo Công văn số 9208/CT-TTHT).

Theo đó hóa đơn trên 20 triệu đồng vẫn được ghi TM/CK, hóa đơn này vẫn hợp lệ (các nội dung khác lập đúng quy định).

4. Hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là:

Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (trừ nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân nước ngoài).

Như vậy nếu hóa đơn đầu vào trên 20 triệu, bên mua phải thực hiện thanh toán chuyển khoản (thanh toán không dùng tiền mặt) để bên bán có cơ sở (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

5. Có được chia nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt không?

Khoản chi trên 20 triệu đồng phải được thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt thì mới được coi là chi phí được trừ của doanh nghiệp.
Đối với trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt và mỗi người mua trong cùng một ngày chỉ phát sinh 1 hóa đơn duy nhất thì có thể thanh toán bằng tiền mặt và xử lý hạch toán cũng như khấu trừ thuế GTGT ở bên mua và bên bán như bình thường.

Như vậy:

Nếu thời điểm mua hàng hóa không cùng một ngày và các hóa đơn bán hàng của bên bán không được lập cùng ngày thì có thể lập nhiều hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt.
Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải nắm rõ ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao xong quyền sở hữu/sử dụng tài sản, do đó nếu doanh nghiệp cố tình lập hóa đơn sai ngày (ngày hóa đơn không khớp với ngày trên biên bản bàn giao, nghiệm thu…) thì có thể bị phạt về hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.