10 điều cần biết để đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng

1. Tổng chi phí mới là điều cần quan tâm

Khi đi thuê văn phòng, điều bạn cần quan tâm là tổng chi phí phải trả. Giá thuê chỉ là một yếu tố chi phí, vì vậy đừng lựa chọn tòa nhà chỉ dựa trên việc so sánh đơn giá. Bạn cần tổng hợp đầy đủ 07 loại chi phí dưới đây để so sánh:

Giá thuê
Phí dịch vụ
Tiền điện điều hòa
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Đỗ xe ô tô, xe máy
Chi phí làm ngoài giờ (nếu thường xuyên làm ngoài giờ)
Thuế VAT

2. Diện tích thuê được đo theo phương pháp nào

Thông thường, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:

Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường).

3. Xác định diện tích không hữu ích

Đó là các góc chết, các diện tích không sử dụng được vào việc gì, hoặc các văn phòng có hình dạng bất thường (không phải là chữ nhật, hoặc vuông), văn phòng nhiều cột dẫn đến tăng diện tích không hữu ích.

Hãy xác định các diện tích này, làm căn cứ đàm phán trong hợp đồng cùng chủ tòa nhà.

4. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn Hợp đồng

Khá nhiều chủ tòa nhà đưa điều khoản điều chỉnh giá hàng năm, hoặc sau 2 năm. Một số Hợp đồng tưởng chừng rất công bằng khi quy định nếu giá thị trường tăng thì sẽ tăng, giảm thì sẽ giảm.

Nhưng trên thực tế, khi khách thuê đã bỏ rất nhiều chi phí để làm nội thất và chuyển văn phòng, thì khách thuê luôn ở vị thế đàm phán yếu hơn. Vì vậy điều chỉnh giá thuê là điều khoản khách thuê cần hết sức lưu tâm đàm phán.

5. Hai vấn đề về tỷ giá

Mọi khoản thanh toán đều được quy đổi từ đô la Mỹ ra đồng Việt Nam, vì vậy hãy làm rõ là lấy tỷ giá của ngân hàng nào? Tỷ giá nào, mua vào, bán ra hay tỷ giá bình quân.

Thực hiện quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần lưu ý là có tòa nhà điều chỉnh, có tòa nhà không điều chỉnh giá thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo sự biến động của tỷ giá USD/VNĐ (Trong 10 năm vừa qua tỷ giá tăng bình quân 4% năm).

6. So sánh chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất

Hiện trạng (trần, sàn, vách, cửa v.v.) của các diện tích văn phòng bàn giao cho khách hàng là khác nhau, nên chi phí cho việc hoàn thiện nội thất là khác nhau.

7. Phí dịch vụ trong thời gian làm nội thất

Thông thường các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê 15 – 30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất, nhưng họ vẫn thu phí dịch vụ.

Một số tòa nhà ưu đãi cho khách hàng chỉ thu tiền điện thực tế tiêu hao theo công-tơ.

8. Trình tự đặt cọc giữ chỗ

Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả.

Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước tiên.

9. Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê?

Nhiều tòa nhà ở vị thế rất khó để giảm giá sâu so với giá thuê hiện tại, vì điều này ảnh hưởng đến khung giá áp dụng cho các khách hàng đang thuê tại tòa nhà. Nên thay vì đề nghị giảm đơn giá thuê, bạn có thể để nghị họ: