Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán: Bạn cần lưu ý gì?

Lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những yếu tố không thể thiếu trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý, tính sử dụng của chứng từ. Vậy, quy định về lưu trữ chứng từ kế toán là gì? AGS sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về 5 quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2024, hãy cùng theo dõi nhé.

I. Quy định về loại chứng từ kế toán phải lưu trữ

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán như sau:

Chứng từ kế toán.
Số kế toán chi tiết & tổng hợp.
Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách và tổng hợp quyết toán ngân sách.
Tài liệu khác liên quan đến kế toán, bao gồm: Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
Tài liệu về kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận.
Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, phân chia, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi lại loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị, tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí, và các nghĩa vụ khác đối với nhà nước,…

II. Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán

Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán loại 05 năm, 10 năm và vĩnh viễn được quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cụ thể như sau:

1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

(1) Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
(2) Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(3) Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

(4) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(5) Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
(6) Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.(7) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
(8) Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
(9) Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

(10) Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

(11) Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

III. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân theo quy định pháp luật, trừ một số trường hợp sau:

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại khoản 2 khoản 3 điều 6, 174/2016/NĐ-CP, chỉ có một bản chính. Nếu cần lưu ở nhiều đơn vị, các đơn vị khác sẽ lưu bản sao chụp.
Trong thời gian tài liệu bị tịch thu theo quy định tại khoản 4 điều 6 nghị định, đơn vị kế toán phải lưu bản sao chụp kèm theo biên bản giao nhận theo quy định khoản 2 điều 7 nghị định này.
Đối với tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu trữ bản sao chụp. Nếu không sao chụp được, phải lưu biên bản xác định các tài liệu không thể sao chụp được.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản an toàn, tuân theo quy chế quản lý sử dụng và bảo quản. Các đơn vị kế toán siêu nhỏ cũng phải bảo quản đầy đủ an toàn theo quy định.
Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu, và đơn vị phải đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện quản lý bảo quản.
Người đại diện theo pháp luật quyết định bảo quản tài liệu kế toán bằng giấy hoặc điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
Người đại diện pháp luật phải cung cấp thông tin tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, và minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Các cơ quan nhận tài liệu kế toán phải giữ gìn, bảo quản và hoàn trả đầy đủ, đúng hạn.

IV. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán về nơi cất giữ

Tại Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về việc lưu trữ chứng từ kế toán, có các quy định sau đây:

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Điều này đòi hỏi rằng kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng.
Các công ty liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài đạt trên 100% phải thực hiện việc quy định về lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động tại Việt Nam.
Tài liệu chứng từ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định giải thể, phá sản.
Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là leader, và họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với tất cả các nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.

V. Quy định xử phạt vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán

Quy định xử phạt vi phạm về quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất sẽ được xử lý như sau:

Cảnh cáo

Vi phạm chậm đưa tài liệu kế toán và lưu trữ trên 12 tháng so với thời hạn quy định.

Không sắp xếp tài liệu kế toán theo thời gian và kỳ kế toán, gây ra vi phạm.

Phạt tiền 5-10 triệu đồng cho một trong các hành vi sau

Lưu trữ tài liệu kế toán không thực hiện đầy đủ theo quy định.

Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, gây hư hỏng hoặc mất trong thời hạn lưu trữ.

Sử dụng tài liệu kế toán ngoài thời hạn lưu trữ mà không đúng quy định.

Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán không tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại.

Phạt tiền 10-20 triệu đồng cho một trong các hành vi sau

Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Không thành lập hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy các tài liệu kế toán.