Sao y bản chính là gì? Những quy định hiện hành về sao y bản chính

    1. Sao y bản chính là gì?

    Về sao y bản chính, văn bản hiện hành đang điều chỉnh lĩnh vực này là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật không phải là thuật ngữ "Sao y bản chính". Sao y bản chính là cách nhiều người hay sử dụng để nói nôm na cho việc tạo ra một văn bản, tài liệu khác có nội dung và thể thức y hệt bản gốc hoặc bản chính, sử dụng nhiều thành ra quen miệng. Còn trên thực tế quy định của pháp luật hiện nay chỉ có thuật ngữ “sao y”.

    Sao y là việc chủ thể thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. 

    Khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

    “Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.”

    2. Các loại giấy tờ nào được sao y?

    Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y bao gồm các hoạt động sau: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó:

    - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

    - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

    - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

    3. Hồ sơ để sao y bao gồm những gì?

    Để tiến hành sao y bao gồm có hai loại là Bản gốc hoặc Bản chính được tạo ra từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm Bản gốc và Bản chính, đôi khi chúng ta bị nhầm lẫn đây là cũng một loại tài liệu nhưng trong thực tế công tác văn thư, lưu trữ, đây là hai khái niệm riêng biệt. Cụ thể:

    Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích hai khái niệm này như sau:

    - Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Tức là người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.

    - Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản chính nhưng chỉ có một bản gốc. Trong bản chính sẽ không có chữ ký "tươi" của người có thẩm quyền mà có khả năng chỉ có dấu. Các bản chính này đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Hoạt động tạo các bản sao từ bản chính nêu trên chính là công tác "sao y bản chính" mà chúng ta hay sử dụng.

    4. Bản sao y có thể sử dụng như bản chính hay không?

    Theo quy định hiện hành tại Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP,  bản sao y được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này và có giá trị pháp lý như bản chính.

    5. Sao y và chứng thực là một hay là hai?

    Hiện nay, có nhiều nhầm lẫn và cho rằng sao y và chứng thực là một. Tuy nhiên, đây là hai thủ tục này là hoàn toàn khác nhau, được quy định tại hai văn bản quy phạm pháp luật khác nhau, cụ thể là: Nghị định 23/2015/NĐ-CP đối với chứng thực và Nghị định 30/2020/NĐ-CP đối với thủ tục sao y.

Trong đó, điểm khác biệt lớn nhất của hai hình thức này là chứng thực không chỉ gồm việc chứng thực bảo sao từ bản chính mà còn cả chữ ký và hợp đồng, giao dịch còn sao y thì chỉ là văn bản được chụp/in có nội dung, hình thức giống với bản chính.

Cụ thể những điểm khác nhau giữa hai hình thức này như sau:

#NhuLe

#INC

#HCM