Hồ sơ và thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu như thế nào ?

I. Hoàn thuế xuất nhập khẩu là gì và các trường hợp được hoàn thuế xuất nhập khẩu

Để làm thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu cần nắm rõ hoàn thuế xuất nhập khẩu là gì và các trường hợp được hoàn thuế xuất nhập khẩu.

1.1. Hoàn thuế xuất nhập khẩu là gì

Hoàn thuế xuất nhập khẩu là việc cơ quan thuế hoặc đơn vị có thẩm quyền hoàn lại thuế xuất nhập khẩu đối với doanh nghiệp trong trường hợp số thuế xuất nhập khẩu đã nộp nhiều hơn số thuế xuất khẩu phải nộp hoặc không phải nộp thuế xuất nhập khẩu.

1.2. Các trường hợp được hoàn thuế xuất nhập khẩu

Theo quy định tại Điều 33, 34, 35, 36, Nghị định 134/2016/NĐ-CP và được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 đã nêu rõ các trường hợp hoàn thuế gồm:

Hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập
Hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu phải tái xuất
Hoàn thuế đối với máy móc, thiết bị, dụng cụ, phương tiện vận chuyển của các tổ chức, cá nhân được phép tạm nhập, tái xuất
Hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất, kinh doanh nhưng đã xuất khẩu sản phẩm
Hoàn thuế đối với trường hợp người nộp thuế đã nộp thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu nhưng không có hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu hoặc nhập khẩu, xuất khẩu ít hơn so với hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu đã nộp thuế; không hoàn thuế đối với trường hợp có số tiền thuế tối thiểu.

II. Hồ sơ và thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu theo quy định của Pháp luật

Căn cứ vào từng trường hợp hoàn thuế xuất nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế tương ứng với trường hợp của mình và làm các thủ tục hoàn thuế theo quy định.

2.1. Hồ sơ hoàn thuế xuất nhập khẩu

Hồ sơ hoàn thuế xuất nhập khẩu trong từng trường hợp cụ thể như sau:

(1) Hồ sơ hoàn thuế đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 33, Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Khoản 18, Điều 1, Nghị định 18/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập gồm có:

Công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu gửi qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo các tiêu chí thông tin tại Mẫu số 01 hoặc công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo Mẫu số 09 Phụ lục VII (gồm 01 bản chính).
Chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp đã thanh toán: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu và hóa đơn theo hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp mua, bán hàng hóa; hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu nếu là hình thức xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác (nếu có): 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Thông báo của khách hàng nước ngoài hoặc văn bản thỏa thuận với khách hàng nước ngoài về việc nhận lại hàng hóa hoặc văn bản thông báo của hãng vận tải về việc không có người nhận hàng có nêu rõ lý do, số lượng, chủng loại hàng hóa trả lại đối với trường hợp hàng hóa do khách hàng trả lại đối với hàng hóa phải nhập khẩu trở lại do khách hàng nước ngoài từ chối nhận hàng hoặc không có người nhận hàng theo thông báo của hãng vận tải (gồm 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan).

(2) Hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu phải tái xuất

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 34, Nghị định 134/2016/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 17, 18 Điều 1, Nghị định 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 hồ sơ hoàn thuế xuất nhập khẩu gồm:

Công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu gửi qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo các tiêu chí thông tin tại Mẫu số 01 hoặc công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo Mẫu số 09 Phụ lục VII (01 bản chính).
Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật về hóa đơn hoặc hóa đơn thương mại (01 bản chụp).
Chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp đã thanh toán: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu và hóa đơn theo hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp mua, bán hàng hóa; hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu nếu là hình thức xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác (nếu có): 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Văn bản thỏa thuận trả lại hàng hóa cho phía nước ngoài trong trường hợp xuất trả chủ hàng nước ngoài ban đầu đối với hàng hóa nhập khẩu theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều này (01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan).
Văn bản thông báo của doanh nghiệp bưu chính, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế về việc không giao được cho người nhận đối với hàng hóa nhập khẩu theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều này: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Văn bản xác nhận của doanh nghiệp cung ứng tàu biển về số lượng, trị giá hàng hóa mua của doanh nghiệp đầu mối nhập khẩu đã thực cung ứng cho tàu biển nước ngoài kèm bảng kê chứng từ thanh toán của các hãng tàu biển nước ngoài đối với hàng hóa nhập khẩu quy định tại điểm c khoản 1 Điều này: 01 bản chính.

(3) Hoàn thuế đối với máy móc, thiết bị, dụng cụ, phương tiện vận chuyển của các tổ chức, cá nhân được phép tạm nhập, tái xuất

Căn cứ theo quy định tại Điều 35, Nghị định 134/2016/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 18, Điều 1, Nghị định 18/2021/NĐ-CP hồ sơ hoàn thuế, gồm:

Công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu gửi qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo các tiêu chí thông tin tại Mẫu số 01 hoặc công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo Mẫu số 09 (gồm 01 bản chính).
Chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp đã thanh toán (01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan);
Hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu và hóa đơn theo hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp mua, bán hàng hóa; hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu nếu là hình thức xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác (01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan).

(4) Hoàn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất, kinh doanh nhưng đã xuất khẩu sản phẩm

Hồ sơ hoàn thuế theo quy định tại Điều 36, Nghị định 134/2016/NĐ-CP gồm:

Công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu gửi qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo các tiêu chí thông tin tại Mẫu số 01 hoặc công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo Mẫu số 09 (gồm 01 bản chính).
Chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp đã thanh toán: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu và hóa đơn theo hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu đối với trường hợp mua, bán hàng hóa; hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu nếu là hình thức xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Báo cáo tính thuế nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu (theo Mẫu số 10 tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định).
Hợp đồng gia công ký với khách hàng nước ngoài (đối với trường hợp nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, linh kiện để sản xuất sản phẩm, sau đó sử dụng sản phẩm này để gia công hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng gia công với nước ngoài): nộp 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan;
Tài liệu chứng minh có cơ sở sản xuất trên lãnh thổ Việt Nam; có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với máy móc, thiết bị tại cơ sở sản xuất phù hợp với nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu để sản xuất hàng hóa: 01 bản chụp có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan.

(5) Hoàn thuế đối với trường hợp người nộp thuế đã nộp thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu nhưng không có hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu hoặc nhập khẩu, xuất khẩu ít hơn so với hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu đã nộp thuế; không hoàn thuế đối với trường hợp có số tiền thuế tối thiểu

Hồ sơ hoàn thuế xuất nhập khẩu theo quy định tại Khoản 3, Điều 37, Nghị định 134/2016/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 18, Điều 1, Nghị định 18/2021/NĐ-CP. Cụ thể gồm:

Công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu gửi qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo các tiêu chí thông tin tại Mẫu số 01 hoặc công văn yêu cầu hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo Mẫu số 09 (gồm 01 bản chính).

Lưu ý:
Các biểu mẫu thuộc Phụ lục VII được ban hành kèm theo Nghị định số 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 của Chính phủ.

Mẫu số 09 ban hành kèm theo Nghị định số 18/2021/NĐ-CP.

2.2. Thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu theo quy định của Pháp luật

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế xuất nhập khẩu tương ứng với trường hợp của mình thì doanh nghiệp, đơn vị làm thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu theo quy định.

(1) Thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu

Căn cứ theo Điều 13, Thông tư 06/2021/TT-BTC thủ tục như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ hoàn thuế

Doanh nghiệp, đơn vị nộp hồ sơ hoàn thuế tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Chi cục Hải quan nhận và kiểm tra hồ sơ hoàn thuế.Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ Chi cục Hải quan đóng dấu tiếp nhận, vào sổ theo dõi.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, Chi cục Hải quan thông báo cho doanh nghiệp bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 3: Quyết định hoàn thuế

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hoàn thuế đầy đủ, hợp lệ, Chi cục Hải quan ban hành quyết định hoàn thuế.

Bước 4: Hoàn trả tiền thuế

Chi cục Hải quan thực hiện hoàn trả tiền thuế cho doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định hoàn thuế.

(2) Lưu ý khi hoàn thuế xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp, đơn vị cần lưu ý những điều sau khi làm thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để được hoàn thuế nhanh chóng.
Nộp hồ sơ hoàn thuế trong thời hạn quy định (thời hạn nộp là 05 năm kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế).
Kiểm tra kỹ thông tin trên hồ sơ hoàn thuế trước khi nộp.
Sử dụng phần mềm hải quan điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử để kê khai nhanh chóng và nộp hồ sơ điện tử tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực.

Thông qua chia sẻ về hồ sơ và thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi. Trường hợp không nắm rõ hồ sơ và quy trình thực hiện hoặc có quá nhiều trường hợp hoàn thuế có thể thuê đơn vị dịch vụ.