Quản lý thời gian bằng phương pháp time blocking

1. Time blocking là gì?

Time blocking là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, theo đó, bạn sẽ chia thời gian trong ngày thành các khoảng thời gian nhất định và tương ứng với nhiệm vụ cụ thể.

Ví dụ, bạn sắp xếp khoảng thời gian từ 6h-7h sáng mỗi ngày cho việc tập thể dục; 9h-9h15 mỗi ngày để check email và phản hồi email, v.v.

2. Thời điểm bạn cần đến time blocking là gì?

Khi nào bạn nên áp dụng time blocking? Dưới đây là một vài tình huống cụ thể, mà việc áp dụng time blocking sẽ mang lại hiệu quả cho bạn:

Bạn quá bận rộn với các công việc hằng ngày khiến bạn không thể tập trung vào các mục tiêu dài hạn.
Bạn gặp khó khăn trong việc phân chia công việc để thực hiện.
Bạn có những nhiệm vụ cố định mỗi ngày, ví dụ như kiểm tra và trả lời email.
Bạn cần phải làm rất nhiều công việc trong một khoảng thời gian.
Bạn gặp khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc.
Bạn dễ bị mất tập trung trong công việc, khi đang làm việc này chợt nhân ra việc kia chưa hoàn thành và nhảy sang làm.

3. Tác dụng của phương pháp time blocking

Time blocking có hiệu quả như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé.

a. Sắp xếp trình tự ưu tiên công việc tốt hơn

Time blocking giúp bạn sắp xếp và tối ưu thứ tự công việc hiệu quả. Bởi, để hoàn thành các công việc trong một khoảng thời gian cụ thể, bạn buộc phải phân chia thời gian và xác định thứ tự ưu tiên phù hợp cho mỗi nhiệm vụ.

Ví dụ, trong một buổi sáng bạn cần phải kiểm tra/trả lời email khách hàng, làm báo cáo, hướng dẫn thực tập sinh, và meeting vào lúc 11h. Khi đó, để có thể hoàn thành các nhiệm vụ, bạn cần phân bổ thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc phù hợp để kịp thời có mặt tham gia meeting lúc 11h.

b. Giúp bạn tập trung, “deep work”” hiệu quả

Khi bạn giới hạn một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, điều này sẽ giúp hạn chế khỏi những yếu tố gây nhiễu bên ngoài, và tập trung tối đa nguồn lực vào việc giải quyết công việc.
Ví dụ, thay vì đang làm việc này lại nhảy sang việc khác, bạn có thể “deep work” cho một nhiệm vụ cụ thể.

c. Cân bằng công việc, cuộc sống

Việc phân bổ thời gian rõ ràng cho các nhiệm vụ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.
Lúc này, các hoạt động giải trí cũng được chia một khoảng thời gian nhất định trong ngày, nhờ đó, bạn có thể cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn.

3. Sắp xếp time blocking method như thế nào?

Để tạo một time block, bạn hãy gộp các nhiệm vụ giống nhau lại và lên lịch thực hiện các nhiệm vụ này. Khi tạo time block, bạn có thể tham khảo hai gợi ý này:

Trực quan hóa các time block trên lịch của bạn, khi đó, bạn có thể hạn chế tình trạng vượt quá thời gian hoặc bị gián đoạn.
Gộp các nhiệm vụ giống nhau vào một khoảng thời gian tập trung.

Ví dụ, bạn có thể time blocking trên Google Calendar khá đơn giản theo các bước sau:

Trước hết, hãy tạo tên các sự kiện/nhiệm vụ một cách rõ ràng.
Mô tả chi tiết hơn về sự kiện/công việc cần thực hiện và thêm các đường dẫn tham khảo (nếu có) để tiết kiệm thời gian hơn khi triển khai
Sử dụng tính năng “Lặp lại” cho các sự kiện/nhiệm vụ thường xuyên, điều này giúp tiết kiệm thời gian hơn nhiều với việc tạo thủ công cho từng ngày.
Quản lý quyền riêng tư và lịch hiển thị cho từng nhiệm vụ, điều này giúp đảm bảo tính riêng tư cho các sự kiện/nhiệm vụ của bạn. Khi bạn đánh dấu các sự kiện là “Riêng tư” để những người khác chỉ có thể biết rằng bạn đang bận thực hiện một công việc cụ thể nhưng không thể xem chi tiết nào về sự kiện của bạn.
Sử dụng màu sắc để tạo sự khác biệt giữa các nhiệm vụ. Ví dụ màu xanh cho meeting, màu đỏ cho daily tasks, v.v.

5. Một số chú ý khi sử dụng time blocking để quản lý thời gian

Khi sử dụng phương pháp time blocking để quản lý thời gian, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

Xác định những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày trong ngày.
Đừng đánh giá quá thấp thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, hoặc nghĩ rằng mình có thể hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và làm thêm một việc khác.
Đừng quá cứng nhắc với lịch chỉnh của mình, trong một số trường hợp bạn cần linh hoạt thay đổi thứ tự thực hiện công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.
Đừng dành quá nhiều thời gian cho việc thư giãn.
Nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng.
Cần đề phòng những vấn đề ngoài ý muốn có thể phát sinh.
Xác định thời điểm mà bạn cảm thấy năng lượng và làm việc hiệu quả nhất.
Nhóm các cuộc họp lại cùng nhau nếu có thể.
Xác định thời điểm kết thúc các công việc.
Chấp nhận có những sự gián đoạn hoặc công việc không mong đợi
Chuẩn bị kế hoạch cho các khoảng thời gian bị bỏ lỡ.

Tạm kết

Trên đây là một vài chia sẻ về phương pháp quản lý thời gian – time blocking muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về time blocking là gì, và biết cách quản lý thời gian hiệu quả.