[KTNB] Tất Tần Tật Những Điều Cần Biết Về Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Khái niệm sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là sổ được thủ quỹ và kế toán sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi quỹ tiền mặt của đơn vị. Theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Mục đích của sổ quỹ tiền mặt là:

Thủ quỹ nắm được tình hình biến động tăng, giảm của tiền mặt. Thông qua việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
Định kỳ, dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền thực tế trong quỹ và số tiền trên số. Số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán.

Căn cứ để ghi Sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, phiếu chi của đơn vị. Sổ quỹ tiền mặt được mở cho Thủ quỹ, mỗi loại quỹ dùng một sổ hoặc một số trang sổ.

2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt chuẩn

3. Cách lập sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133

Đơn vị, địa chỉ: Ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu đơn vị
Mẫu chứng từ:
Sử dụng trong Textbox (Insert -> Textbox) để tạo box. Bạn nên ghi rõ mẫu chứng từ kèm theo các thông tin cơ bản khác (đã có mẫu). Sử dụng Textbox giúp dễ dàng di chuyển box mà không bị ảnh hưởng bởi việc thay đổi độ rộng của các cột.
Loại quỹ: Ghi rõ loại quỹ tiền mặt

Cột A: Ghi rõ ngày, tháng ghi sổ.
Cột B: Ghi rõ ngày, tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.
Số hiệu chứng từ: Ghi rõ số hiệu chứng từ của Phiếu thu, phiếu chi. Lưu ý: Ghi số hiệu liên tục, từ nhỏ tới lớn.
Cột E: Diễn giải, ghi ngắn gọn nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của Phiếu thu, Phiếu chi.
Điền số tiền quỹ trên các cột. Một là số tiền nhập quỹ. Hai là số tiền xuất quỹ. Ba là số tiền tồn trong quỹ cuối ngày.
Cột G: Định kỳ kế toán, đối chiếu giữa “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt”. Sau đó xác nhận vào cột G
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 tới trang …: Ghi rõ tổng số trang của sổ.
Ngày mở sổ: Ghi rõ ngày, tháng mở sổ.
Ngày … tháng … năm …: Ngày, tháng, năm những người liên quan ký vào sổ.
Họ và tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật.

4. Cách lập sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Và tên sổ sửa lại là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với 1 sổ của thủ quỹ thì có 1 sổ của kế toán cùng ghi song song.
Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.
Cụ thể các thông tin cần phải điền, bao gồm:

Ghi ngày tháng ghi sổ tại Cột A.
Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi tại Cột B.
Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.
Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.
Điền số tiền quỹ trên các cột. Một là số tiền nhập quỹ. Hai là số tiền xuất quỹ. Ba là số tiền tồn trong quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt”. Sau đó ký xác nhận vào cột G.

Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt phải mở “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” (Mẫu số S07a-DN). Sổ này có thêm cột F “Tài khoản đối ứng”. Để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ. Và từng nghiệp vụ ghi Có của Tài khoản 111 “Tiền mặt”.

Kết luận:
Bài viết trên đã chia sẻ bao quát về các cách lập mẫu sổ kế toán chi quỹ theo thông tư 133 và 200. AGS hy vọng bài viết hữu ích cho bạn và bạn sẽ thực hiện được các mẫu phù hợp với từng doanh nghiệp.