[KTNB] Kế toán bán hàng

2.3 Nhiệm vụ của nhân viên kế toán bán hàng

Bộ phận kế toán bán hàng sẽ tiếp nhận và xử lý trực tiếp các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 

• Theo dõi tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng
• Kế toán bán hàng cần giám sát chặt chẽ kế hoạch bán hàng nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc theo dõi triển khai kế hoạch bán hàng bằng cách: Lập kế hoạch bán hàng cụ thể theo từng thời kỳ, từng sản phẩm, từng thị trường,v.vv…
• Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi, cập nhật doanh số bán hàng, đơn hàng, hoá đơn, thông tin khách hàng, công nợ,v.vv…
• Phân tích, đánh giá tình hình triển khai bán hàng để điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
• Theo dõi tồn kho để đảm bảo sản phẩm, hàng hoá luôn có sẵn để phục vụ việc bán hàng
• Phân bổ, điều phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng

Lợi nhuận đến từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các tác vụ khác nhau. Kế toán bán hàng sẽ phụ trách việc phân phối lợi nhuận bằng cách: 

• Tính toán, xác định tỷ lệ phân bổ lợi nhuận cho từng hoạt động đã được định rõ trước đó, chẳng hạn như nộp thuế, chi trả lương, trả nợ, đầu tư phát triển, v.vv…
• Tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết để phân phối lợi nhuận
• Lập báo cáo chi tiết về phân phối lợi nhuận
• Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán bán hàng là phải kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Hoạt động này giúp đánh giá khả năng bán hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng thực hiện việc quản lý tiền hàng bằng cách:

• Kiểm tra chặt chẽ số lượng và tình trạng tiền hàng
• Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi tiền hàng
• Lập báo cáo chi tiết mọi giao dịch thu, chi tiền hàng
• Trong trường hợp khách hàng có nợ với doanh nghiệp, kế toán bán hàng sẽ là người theo dõi tất cả các thông tin liên quan như: lô hàng đã mua, số tiền nợ, thời hạn nợ, tình hình trả nợ của khách hàng

Các loại báo cáo kế toán bán hàng cần làm bao gồm:

• Báo cáo doanh số bán hàng theo mỗi nhân viên
• Báo cáo phân tích doanh số theo từng mặt hàng, chủng loại,v.vv….
• Báo cáo hiện trạng sử dụng hóa đơn bán hàng
• Báo cáo về đối soát với kế toán kho, công nợ, ngân hàng,v.vv…
• Báo cáo bán hàng được lập định kỳ (theo tháng/quý/năm). Cấu trúc và nội dung của báo cáo tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của mỗi doanh nghiệp.
• Mô tả công việc nhân viên kế toán bán hàng

2.4 Quyền hạn kế toán bán hàng

Những quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp bao gồm:

• Đưa ra yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn khi cần thiết
• Với các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chưa phù hợp, kế toán bán hàng có quyền đề xuất biện pháp giải quyết phù hợp
• Có quyền đề xuất trực tiếp trường hợp thanh toán nếu gặp vướng mắc với trưởng ban kế toán nhằm đảm bảo các vấn đề liên quan đến thanh toán được giải quyết phù hợp.
• Nhân viên kế toán bán hàng chịu sự giám sát từ kế toán trưởng.
• Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ , thu hồi công nợ
• Đề xuất mức thanh thanh toán, lịch thanh toán công nợ với khách hàng, với trưởng phòng kế toán
  

2.5 Nghiệp vụ kế toán bán hàng

Bảng thông tin chi tiết dưới đây sẽ giúp các bạn kế toán nắm chắc hơn nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp.

Các trường hợp bán hàng và ghi nhận hạch toán

(1) Bán hàng theo giá/theo đơn đặt hàng/bán hàng theo hợp đồng/khách hàng mua tại kho hoặc cửa hàng
Ghi nhận doanh thu: 

Nợ TK 111, 131
Có TK 511, TK 3331
Phát sinh bút toán ghi nhận số vốn hàng hoá: 

Nợ: TK 632 Giá vốn hàng bán
Có: TK 155, 156
(2) Bán hàng có chiết khấu thương mại

• Trường hợp Giá bán trên hóa đơn GTGT là giá bán không bao gồm chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT

Ghi nhận doanh thu

Nợ: TK 111, 131
Có: TK 511, TK 3331
Phát sinh bút toán ghi nhận số vốn hàng hoá

Nợ: TK 632
Có: TK 155, 156

• Nếu kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm các hóa đơn trước đó để tính chiết khấu thương mại cho khách hàng

Nợ: TK 521 (theo thông tư 200), 511 (theo thông tư 133), TK 3331
Có: TK 131, 111, 112
(3) Bán hàng khuyến mại

• Bán khuyến mại không kèm điều kiện (Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không mất phí, có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương thì đơn vị xuất hóa đơn GTGT với giá tính thuế = 0) 

Nợ: TK 641 ( theo thông tư 200), TK 6421 (theo thông tư 133)
Có: TK 155, 156

• Bán khuyến mại không kèm điều kiện (Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu phí, nhưng không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương thì phải kê khai, tính nộp thuế)

Nợ: TK 641 ( theo thông tư 200), TK 6421 (theo thông tư 133)
Có: TK 155, 156, TK 3331

• Bán khuyến mại có kèm điều kiện (Trường hợp khuyến mại kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa và có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở công thương thì phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho hàng hoá khuyến mại; giá trị hàng khuyến mại sẽ được tính vào giá vốn. Đồng thời với hoá đơn xuất ra, giá tính thuế khuyến mại sẽ có giá tính thuế = 0)

Nợ: TK 632
Có: TK 155, 156

Giảm giá hàng bán

(1) Giảm giá ngay khi bán hàng

Ghi trên hóa đơn giá đã giảm
Khi hạch toán ghi nhận theo doanh thu thuần và không phản ánh riêng số giảm giá
(2) Giảm giá sau khi bán hàng

Nợ: TK 5213, TK 3331
Có: TK 111, 112, 131
(3) Trả lại hàng bán
Ghi nhận doanh thu

Nợ: TK 111, 131
Có: TK 511, TK 3331
Phát sinh bút toán ghi nhận số vốn hàng hoá

Nợ: TK 632
Có: TK 155, 156
Những trường hợp bán hàng xuất khẩu và ủy thác xuất khẩu
(1) Bán hàng xuất khẩu

• Nếu tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh

Nợ: TK 111, 112, 131
Có: TK TK 511, TK 3333

• Nếu không tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh

Nợ: TK 111, 112 131
Có: TK 511

• Tính thuế xuất khẩu phải nộp

Nợ: TK 511
Có: TK 3333

• Tính thuế xuất khẩu phải nộp

Nợ: TK 511
Có: TK 3333
Ghi nhận giá vốn

Nợ: TK 632
Có: TK 155, 156

• Đóng thuế xuất khẩu vào ngân sách nhà nước

Nợ: TK 3333
Có: TK 111, 112
(2) Bán hàng ở các đơn vị giao ủy thác xuất khẩu
Trường hợp xuất kho hàng hóa gửi đi nhờ xuất khẩu hộ

Nợ: TK 157
Có: TK 155, 156
Trường hợp bên nhận uỷ thác xuất khẩu thông báo hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan (Ghi nhận doanh thu)

Nợ: TK 131
Có: TK 511, TK 333(3332, 3333)
Trường hợp bên nhận uỷ thác xuất khẩu thông báo hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan (Ghi nhận giá vốn)

Nợ: TK 632
Có: TK 157
Trường hợp nhận được thông báo về số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt bên nhận ủy thác đã nộp hộ

Nợ: TK 333 (3332, 3333), TK 111, 112
Có: TK 338 (3388) TK 138
Ghi nhận phí uỷ thác xuất khẩu trả cho bên nhận ủy thác

Nợ: TK 641
Có: TK 1331, TK 338(3388)
(3) Bán hàng ở các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu
Trường hợp bán các hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu

Nợ TK 138(1388)
Có TK 338(3388)
Nếu nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cho bên giao ủy thác xuất khẩu

Nợ TK 338 (3388) , TK 138 (1388)
Có TK 111, 112
Ghi phí ủy thác xuất khẩu được nhận

Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 (5113), TK 3331

Kênh đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

(1) Khi xuất kho cho đại lý phải căn cứ vào phiếu xuất kho hạch toán 

Nợ: TK 157
Có: TK 155,156
(2) Khi hàng giao cho đại lý bán được phải căn cứ vào hóa đơn

Nợ: TK 111, 112, 131, TK 632
Có: TK 511, TK 3331, TK 157
(3) Ghi nhận số tiền mà đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng nhận

Nợ: TK 641, 642, TK 133
Có: TK 111, 112, 131

2.6 Yêu cầu kiến thức chuyên môn vị trí nhân viên kế toán bán hàng

Để đảm nhận tốt vị trí kế toán bán hàng, bạn cần phải biết những kiến thức chuyên môn dưới đây:

Doanh thu thuần

Trước tiên, kế toán bán hàng cần nắm rõ kiến thức về doanh thu thuần. Doanh thu thuần có nghĩa là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ. Doanh thu thuần còn có nhiều định nghĩa khác như: doanh thu thực, doanh thu trước thuế hay là con số chênh lệch doanh thu với các khoản giảm trừ.

Nguyên tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng là phần chi phí thu lợi từ việc bán hàng còn lại sau khi đã trừ đi tất cả chi phí. Để xác định kết quả bán hàng, kế toán viên cần phải tính toán số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác gồm giá vốn, chi phí quản lý phát sinh trong một kỳ nhất định.

Công thức
Kết quả hoạt động kinh doanh = kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + kết quả hoạt động tài chính + kết quả hoạt động khác.
Trong đó:

Doanh thu thực về bán hàng và cung cấp dịch vụ - giá vốn hàng hoá - chi phí hàng bán - chi phí quản lý doanh nghiệp = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh
Doanh thu hoạt động tài chính - chi phí hoạt động tài chính = Kết quả hoạt động tài chính
Các khoản thu nhập khác - các khoản chi phí khác - chi phí thuế TNDN = Kết quả hoạt động khác

Những quy tắc ghi nhận doanh thu kế toán bán hàng

Để ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán dựa vào 5 quy tắc sau:

• Lợi ích và rủi ro từ sản phẩm/dịch vụ đã được doanh nghiệp chuyển giao cho người mua.
• Doanh nghiệp không còn quyền quản lý và sở hữu hàng hoá.
• Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về nó
• Doanh nghiệp đã thu về lợi ích kinh tế từ việc bán hàng.
• Xác định được các loại chi phí có liên quan đến giao dịch bán hàng.

Một số chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng

Kế toán bán hàng thường xuyên sử dụng các loại chứng từ như sau:

• Hóa đơn GTGT - Mẫu số 01 GTKT - 3LL
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu số 03 - VT
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Mẫu số 02 - VT
• Phiếu thu - Mẫu số 01 - TT
• Biên lai thu tiền - Mẫu số 06 - TT
• Giấy báo cáo
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán sản phẩm, dịch vụ
• Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hằng ngày
• Các chứng từ liên quan khác tuỳ theo lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
• Cách luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng khi có hóa đơn chứng từ phát sinh. Hóa đơn này sẽ có 3 liên:

• Liên 1 lưu trên quyển hóa đơn
• Liên 2 giao cho khách hàng
• Liên 3 do doanh nghiệp giữ lại.

Sẽ có phát sinh 3 trường hợp như sau:

• Khách hàng nhận nợ: Kế toán bán hàng tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ sẽ được lập thành 3 liên là liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 thì lưu lại quyển hoá đơn.
• Khách hàng thanh toán tiền mặt: Kế toán bán hàng cần lập phiếu thu. Phiếu thu cần lập thành 3 liên: Liên 1 giao thủ quỹ giữ, liên 2 lưu tại nơi lập phiếu giữ và liên 3 giao khách hàng. Tất cả các liên phải có đầy đủ nội dung liên quan và có chữ ký của giám đốc
• Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản: Doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng.

2.7 Quy trình làm việc nhân viên kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Tổng hợp thông tin đơn đặt hàng, hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh trong công ty.
Bước 2: Thực hiện kiểm tra số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Lúc này, sẽ có 2 trường hợp: 

• Hàng tồn kho có đủ số lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất kho để chuyển cho thủ kho để làm căn cứ thực hiện việc xuất hàng. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh thực hiện việc giao hàng cho khách.
• Số lượng hàng tồn kho không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Kế toán bán hàng sẽ thông báo lại cho bộ phận bán hàng để bộ phận này tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng khi cần thiết.

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Riêng với với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi khách hàng thành toán, kế toán bán hàng phải lập hóa đơn cho dịch vụ vừa cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan đến hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2.8 Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán bán hàng

Để làm tốt công việc kế toán bán hàng bạn cần tích lũy cho mình các kỹ năng cũng như trau dồi kinh nghiệm. Cụ thể: 

• Thường xuyên cập nhật, kiểm tra thông tin, sổ sách
• Lưu trữ, sắp xếp hóa đơn, chứng từ ngăn nắp, cẩn thận tránh trường hợp mất hóa đơn giấy tờ quan trọng.
• Khi làm bảng báo giá cho khách hàng cần xem xét phân loại khách hàng mới, khách hàng thân quen, khách hàng đang trong chương trình ưu đãi của doanh nghiệp để báo giá cụ chính xác nhất.
• Thông tin khách hàng trong sổ sách, chứng từ cần đầy đủ, chính xác cũng như bảo đảm tính bảo mật.
• Các khoản thu chi, tạm ứng phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp phải ghi chi tiết, rõ ràng kèm hóa đơn.
• Rèn luyện kỹ năng kiểm tra số liệu nhanh, liên kết với các bộ phận kế toán khác để trùng khớp số liệu.

Trên đây là những thông tin về công việc, nhiệm vụ và kinh nghiệm để làm nhân viên kế toán bán hàng. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức, hiểu biết để có định hướng và chuẩn bị cho con đường sự nghiệp của mình sau này.