Chi phí bị loại khi quyết toán thuế: Sai vì thiếu “hợp lý” hay “hợp lệ”?

AGS KHONG MINH NGOC ADI

28 thg 5, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn quản lý doanh nghiệp. Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về chủ đề “Sự Khác Biệt Giữa Chi Phí Hợp Lý Và Hợp Lệ – Doanh Nghiệp Cần Hiểu Để Tránh Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế.” Đây là một trong những vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nhầm lẫn, dẫn đến chi phí bị loại và phát sinh rủi ro về thuế.
AGS sẽ cùng bạn làm rõ khái niệm “hợp lý” và “hợp lệ” theo quy định kế toán – thuế hiện hành, chỉ ra các tình huống dễ mắc sai sót trên thực tế, và đưa ra hướng xử lý cụ thể giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhưng vẫn tuân thủ quy định pháp luật.
Vậy “hợp lý” và “hợp lệ” khác nhau ở đâu? Hãy cùng chúng tôi làm rõ.

1. Chi phí hợp lệ là gì?

Trong quá trình hỗ trợ quyết toán thuế và rà soát chi phí cho các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một lỗi rất phổ biến: nhầm lẫn giữa “hợp lý” và “hợp lệ” trong việc ghi nhận chi phí. Đây là nguyên nhân khiến nhiều khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng số thuế TNDN phải nộp, thậm chí có thể dẫn đến bị xử phạt do kê khai sai.
Chi phí hợp lệ là chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Tức là:

Có hóa đơn hợp pháp: hóa đơn điện tử đúng mẫu, có đầy đủ thông tin theo quy định (bên mua, bên bán, mã số thuế, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế, ngày tháng...).
Có chứng từ thanh toán đúng quy định: thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu trở lên (nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT).

Có hợp đồng, biên bản nghiệm thu nếu là dịch vụ hoặc tài sản cố định.

Ví dụ: Doanh nghiệp thuê thiết kế website, nhận hóa đơn GTGT đầy đủ, chuyển khoản đúng quy định – đây là chi phí hợp lệ.

2. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý là chi phí phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tức là:

Có mục đích phục vụ hoạt động tạo doanh thu.
Không vượt định mức khống chế của luật thuế (VD: chi phí quảng cáo không vượt 15%, chi phí khấu hao TSCĐ đúng quy định…).
Không thuộc nhóm chi phí không được trừ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản liên quan.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ thuê thiết kế lại cửa hàng để nâng cấp trải nghiệm khách hàng. Đây là chi phí hợp lý vì phục vụ kinh doanh.

3. Khi nào chi phí hợp lệ nhưng không hợp lý?

Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ nhưng nội dung không phục vụ cho hoạt động kinh doanh, hoặc vượt giới hạn theo quy định của luật thuế.

Ví dụ: Công ty thương mại mua phần mềm đồ họa cao cấp (không sử dụng trong hoạt động nào) – hóa đơn hợp lệ, nhưng chi phí không hợp lý, có thể bị loại khi quyết toán.

4. Khi nào chi phí hợp lý nhưng không hợp lệ?

Là chi phí thực sự phục vụ kinh doanh, nhưng không có hóa đơn, hoặc hóa đơn không hợp pháp.

Ví dụ: Nhân viên tiếp khách, tự chi tiền mặt nhưng không lấy hóa đơn tài chính – đây là chi phí hợp lý, nhưng không hợp lệ, cũng bị loại khi quyết toán.

5. Kết luận

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo cả hai yếu tố: hợp lý và hợp lệ. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, theo dõi chi phí theo từng loại, và đối chiếu định kỳ với quy định thuế là rất cần thiết.
Nếu doanh nghiệp chưa có quy trình kiểm soát chi phí rõ ràng hoặc còn vướng mắc về tính hợp lý – hợp lệ, chúng tôi khuyến khích sử dụng dịch vụ kế toán hoặc soát xét hồ sơ trước khi lập báo cáo tài chính/quyết toán thuế.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.