Có được gộp nhiều hóa đơn trong tháng thành 1 hóa đơn điện tử?
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn hoặc có thói quen gộp nhiều giao dịch vào một hóa đơn, dẫn đến vi phạm và bị xử phạt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn đúng luật, mức phạt nếu vi phạm và những quyền – nghĩa vụ cơ bản của người bán hàng hóa, dịch vụ.
1. Có được gộp nhiều hóa đơn trong tháng thành 1 hóa đơn điện tử?
Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
...
Đồng thời, tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn bán hàng như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)
Có thể thấy rằng, khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo đúng nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ và đúng thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.
Do đó, người bán không được gộp nhiều hóa đơn bán hàng trong tháng thành một hóa đơn điện tử duy nhất để xuất cho khách hàng. Việc gộp nhiều hóa đơn bán hàng có thể bị xử phạt về hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.
Xuất gộp hóa đơn bị phạt như thế nào?
Trường hợp xuất gộp hóa đơn có thể sẽ bị xử phạt vi phạm về hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.
Theo đó, căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn ban hành về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cụ thể như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;
Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
…
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
…
Như vậy, đối với việc xuất hóa đơn sai thời điểm tùy vào từng trường hợp và mức độ nghiêm trọng của vụ việc mà có mức phạt tiền mới, cụ thể:
- Cảnh cáo đối với việc lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4.000.0000 đến 8.000.000 đối với việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Lưu ý:
- Mức phạt tiền kể trên áp dụng đối với hành vi vi phạm của tổ chức (Căn cứ khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Đối với cùng một hành vi, mức phạt đối với tổ chức sẽ gấp hai lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Căn cứ khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
2. Quyền và nghĩa vụ của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hiện nay là gì?
Căn cứ theo Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hiện nay cụ thể như sau:
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền:
+ Tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để sử dụng nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019;
+ Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp và đối tượng quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019;
+ Sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
+ Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;
+ Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ:
+ Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
+ Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo quy định tại Nghị định này;
+ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
+ Công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ;
+ Báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
+ Gửi gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Kết luận
Việc tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, việc xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc nhằm tránh các mức xử phạt nghiêm khắc từ cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức và áp dụng chặt chẽ các quy định hiện hành để bảo vệ quyền lợi và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và chuyên nghiệp.
Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, đừng ngần ngại theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
.png)
.png)
