Kế toán cần lưu trữ chứng từ bao lâu? Giải đáp lý do phải giữ tối thiểu 10 năm

VCA Yến ACC

3 thg 11, 2025

Mỗi kỳ quyết toán, kế toán lại phải “đối mặt” với hàng chồng hóa đơn, phiếu thu chi và bảng lương cũ. Giữ bao nhiêu là đủ? Có thể bỏ bớt không? Theo quy định mới nhất, không phải chứng từ nào cũng có cùng thời hạn lưu trữ – và việc hiểu đúng sẽ giúp bạn tránh bị phạt, tiết kiệm công sức lẫn rủi ro thuế.

1. Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Thời hạn này áp dụng cho hầu hết các loại chứng từ như:

Hóa đơn, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho
Bảng lương, bảng phân bổ chi phí, sổ cái, sổ chi tiết
Báo cáo tài chính, báo cáo thuế

Riêng chứng từ có giá trị lịch sử hoặc liên quan đến tài sản cố định, công trình xây dựng có thể phải lưu trữ vĩnh viễn.

2. Vì sao phải lưu trữ tối thiểu 10 năm?

- Phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, quyết toán thuế

Cơ quan thuế, kiểm toán hoặc thanh tra nhà nước có quyền yêu cầu doanh nghiệp xuất trình chứng từ để đối chiếu số liệu trong vòng 10 năm.

Nếu không còn chứng từ, doanh nghiệp rất khó chứng minh chi phí hợp lý hoặc nguồn gốc giao dịch, dễ bị ấn định thuế và xử phạt hành chính.

- Là cơ sở bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp, khiếu nại hoặc kiểm toán.
Ví dụ: tranh chấp hợp đồng mua bán, đòi nợ, hay xác minh chi phí khấu hao — tất cả đều cần chứng từ để đối chiếu.

- Đáp ứng yêu cầu kiểm toán, vay vốn, hoặc chuyển nhượng

Ngân hàng, đối tác đầu tư hoặc kiểm toán viên thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ gốc để kiểm tra tính minh bạch.
Lưu trữ đầy đủ giúp quá trình kiểm toán, thẩm định tài chính diễn ra thuận lợi.

3. Hình thức và cách lưu trữ chứng từ kế toán

Hiện nay doanh nghiệp có thể lưu trữ chứng từ theo hai hình thức:

Bản giấy: sắp xếp theo từng kỳ kế toán, từng loại chứng từ, có nhãn và số thứ tự rõ ràng.
Bản điện tử: lưu trữ file scan hoặc dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn của Tổng cục Thuế.

Lưu ý: Nếu chứng từ được số hóa hợp lệ, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo tính toàn vẹn, tra cứu được và có thể in ra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

4. Mức phạt nếu không lưu trữ đúng quy định

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ, làm mất hoặc hủy chứng từ kế toán trước thời hạn có thể bị phạt từ 5.000.000 đến 20.000.000 đồng, tùy mức độ vi phạm.

5. Kết luận

Việc lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro kiểm toán, thuế và tranh chấp.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, ưu tiên chuyển đổi số chứng từ để tiết kiệm không gian, dễ tra cứu và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.