Kiểm soát nội bộ (Internal Control) và ảnh hưởng tới hiệu quả doanh nghiệp

HCM Thùy ACC

4 thg 11, 2025

Bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, đang loay hoay giữa hàng loạt công việc từ quản lý chi phí, kiểm soát hàng tồn kho cho đến xử lý hóa đơn, chứng từ?

Hay bạn là kế toán trưởng hoặc nhân viên kế toán, đang muốn xây dựng một quy trình làm việc chặt chẽ hơn, giảm sai sót, tránh rủi ro gian lận?

Nếu đúng vậy, “kiểm soát nội bộ” (Internal Control) chính là chiếc “la bàn” giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả, an toàn và bền vững hơn. Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp bạn bảo vệ tài sản, ngăn ngừa sai phạm, tối ưu nguồn lực và nâng cao uy tín trong mắt đối tác cũng như cơ quan thuế.

1. Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, quy trình và hoạt động được thiết lập nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả, trung thực và tuân thủ pháp luật.

Theo khung COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 thành phần chính:

Môi trường kiểm soát – Văn hóa, giá trị đạo đức và cấu trúc tổ chức.
Đánh giá rủi ro – Xác định và phân tích những rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu.
Hoạt động kiểm soát – Các quy trình, quy định cụ thể để giảm thiểu rủi ro.
Thông tin và truyền thông – Đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng thời điểm.
Giám sát – Theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục hệ thống.

Nói một cách dễ hiểu, kiểm soát nội bộ giống như “hệ thống miễn dịch” của doanh nghiệp, giúp phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề có thể gây “bệnh” cho tổ chức.

2. Vì sao kiểm soát nội bộ lại quan trọng đối với hiệu quả doanh nghiệp?

Giảm thiểu rủi ro gian lận và thất thoát
- Hệ thống kiểm soát tốt giúp phát hiện bất thường sớm, ví dụ: chi phí ảo, tồn kho chênh lệch, hay nhân viên lạm dụng quyền hạn.
- Giúp doanh nghiệp tránh tổn thất tài chính và uy tín.
Tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí
- Khi có quy trình rõ ràng, công việc không bị chồng chéo, giảm thời gian xử lý.
- Các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn, tránh trùng lặp và sai sót.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định thuế
- Hệ thống kiểm soát giúp đảm bảo hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính được lập đúng quy định.
- Giảm rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.
Tăng độ tin cậy của thông tin tài chính
- Khi quy trình kiểm soát được thực hiện chặt chẽ, số liệu kế toán sẽ chính xác hơn.
- Giúp lãnh đạo ra quyết định đúng, nhà đầu tư và đối tác tin tưởng hơn.
Xây dựng văn hóa minh bạch và trách nhiệm
- Nhân viên hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm của mình, hạn chế sai phạm do thiếu hiểu biết.
- Văn hóa kiểm soát tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

3. Làm thế nào để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả?

Bước 1: Xác định rủi ro chủ yếu của doanh nghiệp

Ví dụ: rủi ro trong quản lý tiền mặt, mua hàng, tồn kho, doanh thu hoặc nhân sự.
Lập danh sách rủi ro và xếp theo mức độ ảnh hưởng.

Bước 2: Thiết lập quy trình kiểm soát tương ứng

Quy định rõ trách nhiệm của từng vị trí.
Tách biệt các khâu quan trọng (ví dụ: người thu tiền không được ghi sổ).
Ban hành quy chế phê duyệt chi phí, hợp đồng, hóa đơn.

Bước 3: Ứng dụng công nghệ để tăng tính minh bạch

Sử dụng phần mềm kế toán, ERP, hoặc công cụ quản lý công việc.
Lưu trữ chứng từ điện tử, tránh thất lạc và dễ dàng truy xuất.

Bước 4: Đào tạo và truyền thông nội bộ

Mọi nhân viên đều cần hiểu mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Tổ chức buổi hướng dẫn, chia sẻ ví dụ thực tế để nâng cao nhận thức.

Bước 5: Giám sát và cải tiến định kỳ

Định kỳ kiểm tra quy trình, đánh giá lại rủi ro.
Cập nhật chính sách khi có thay đổi trong luật hoặc hoạt động kinh doanh.

4. Ví dụ thực tế: Khi kiểm soát nội bộ tạo nên khác biệt

Một công ty thương mại vừa và nhỏ tại Hà Nội từng gặp tình trạng mất kiểm soát hàng tồn kho: số liệu kế toán không khớp thực tế, thất thoát hàng hoá mà không biết nguyên nhân.

Sau khi áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ: