Quy định mới 2026: Bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo Quyết định 216

Từ năm 2026, quy định về đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh có sự thay đổi quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân. Theo Quyết định 216/QĐ-BTC và Nghị định 373/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký người phụ thuộc riêng đã được bãi bỏ và tích hợp vào thủ tục đăng ký thuế lần đầu. Sự thay đổi này giúp người nộp thuế thuận tiện hơn khi kê khai và quyết toán thuế TNCN.

1. Quy định cũ về đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Trước đây, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định riêng tại Mục 9.11 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Theo quy định này:

• Người nộp thuế có thể:

  • Ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc; hoặc

  • Tự nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế.

• Người phụ thuộc được cấp mã số thuế để tính giảm trừ gia cảnh.

• Khi quyết toán thuế, cá nhân phải khai lại thông tin người phụ thuộc đã đăng ký trước đó.

Quy trình này tạo ra nhiều thủ tục trùng lặp, gây mất thời gian cho người nộp thuế và cơ quan thuế.

2. Quy định mới từ năm 2026

Theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Mục 9.11 về đăng ký người phụ thuộc đã bị bãi bỏ.

Từ ngày 14/02/2026, việc đăng ký người phụ thuộc được thực hiện theo thủ tục đăng ký thuế lần đầu tại Mục 9.2 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP.

Như vậy:

• Không còn thủ tục riêng về đăng ký người phụ thuộc.

• Việc đăng ký người phụ thuộc được gộp vào thủ tục đăng ký thuế lần đầu.

• Người nộp thuế không phải thực hiện nhiều hồ sơ trùng lặp.

Việc thay đổi này giúp:

• Giảm thủ tục hành chính

• Tiết kiệm thời gian kê khai

• Thuận tiện hơn cho người lao động

• Đơn giản hóa công tác quản lý thuế

Quyết định 216/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 14/02/2026.

3. Hướng dẫn kê khai người phụ thuộc khi quyết toán thuế TNCN 2026

Theo Công văn 4116/QNG-QLDN1 năm 2025, việc kê khai người phụ thuộc khi quyết toán thuế TNCN được thực hiện như sau:

3.1 Trường hợp ủy quyền quyết toán

Tổ chức trả thu nhập phải quyết toán thuế cho cá nhân đã ủy quyền, bao gồm cả thu nhập do đơn vị khác chi trả nếu người lao động được điều chuyển trong cùng hệ thống doanh nghiệp.

Cá nhân được ủy quyền quyết toán nếu:

• Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi

• Đang làm việc tại thời điểm quyết toán

• Có thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ 10% (nếu không yêu cầu quyết toán phần này)

3.2 Trường hợp thay đổi nơi làm việc

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế:

• Khi người lao động chuyển sang đơn vị mới, phải đăng ký lại người phụ thuộc.

• Việc đăng ký thực hiện tại đơn vị mới để được tính giảm trừ gia cảnh ngay trong năm.

4. Nguyên tắc đăng ký người phụ thuộc

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Người nộp thuế phải có mã số thuế cá nhân.

• Người phụ thuộc sẽ được cấp mã số thuế riêng.

• Được tạm tính giảm trừ gia cảnh kể từ tháng đăng ký.

• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chỉ nộp một lần trong suốt thời gian tính giảm trừ.

Trường hợp thay đổi nơi làm việc thì phải đăng ký lại người phụ thuộc.

5. Người phụ thuộc gồm những ai?

Người phụ thuộc được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, bao gồm:

(1) Con của người nộp thuế

Bao gồm:

• Con đẻ, con nuôi hợp pháp

• Con riêng của vợ hoặc chồng

• Con ngoài giá thú

Các trường hợp được tính là người phụ thuộc:

• Con dưới 18 tuổi

• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động

• Con đang đi học và có thu nhập bình quân không quá 1 triệu đồng/tháng

(2) Vợ hoặc chồng

Vợ hoặc chồng không có khả năng lao động hoặc có thu nhập thấp theo quy định.

(3) Cha mẹ

Bao gồm:

• Cha mẹ ruột

• Cha mẹ vợ hoặc chồng

• Cha dượng, mẹ kế

• Cha mẹ nuôi hợp pháp

(4) Người phụ thuộc khác

Bao gồm các cá nhân không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng như:

• Anh, chị, em ruột

• Ông bà nội ngoại

• Cô, dì, chú, bác, cậu ruột

• Cháu ruột

• Người khác theo quy định pháp luật