Hợp thức hóa thu nhập cá nhân – Khi nào cần kê khai và xuất hóa đơn?

Hợp thức hóa thu nhập cá nhân là quá trình khai báo cá nhân, nộp thuế và xuất hóa đơn đúng theo quy định pháp luật đối với các tài khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động lao động, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Mục tiêu của công việc này là biến thu nhập cá nhân trở nên hợp pháp, minh bạch và được pháp luật thừa nhận.
Từ năm 2025, cơ quan thuế Việt Nam đã tăng cường áp dụng các biện pháp quản lý, dựa trên dữ liệu từ ngân hàng, sàn thương mại điện tử và nền tảng thanh toán điện tử để kiểm tra, giám sát nguồn thu nhập cá nhân. Do đó, công việc hợp nhất hóa thu nhập trở thành giải pháp bắt buộc, giúp cá nhân tránh được những rủi ro như bị truy thu thuế, chậm hoặc bị xử lý vì thu nhập không hợp pháp.

2. Khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)?

Theo Luật Thuế Thu nhập cá nhân và các hướng dẫn văn bản mới nhất được cập nhật đến năm 2025, cá nhân phải kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong các trường hợp sau:Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
Cá nhân có đầu vào từ hoạt động sản xuất, kinh doanh; lưu doanh thu phải trên 200 triệu đồng/năm, tính năng này được áp dụng từ ngày 01/01/2026, còn năm 2025 vẫn giữ ngưỡng thấp hơn.
Cá nhân có thu nhập từ các nguồn như đầu tư tư, bản quyền, nhượng quyền thương mại, mã thưởng hoặc chuyển nhượng bất động sản.
Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn nhưng chưa được khấu trừ hoặc hoàn thuế tại nguồn.
Người làm dịch vụ, người làm việc tự do (tự do), hợp tác dự án được doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thù lao.
Khai báo thuế có thời hạn được xác định theo loại thu nhập và hoạt động hình thức, có thể theo tháng, quý hoặc năm. Cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện khai báo và tính thuế đúng hạn cho cơ quan thuế.
Biểu thuế thu nhập cá nhân hiện hành áp dụng phương pháp lũy tiến từng phần với 7 bậc thuế, từ 5% đến 35%, dựa trên mức thu nhập chịu thuế bình quân tháng sau khi trừ các khoản trừ theo quy định.
Việc làm đầy đủ các quy định kê khai và tư vấn thuế giúp cá nhân đảm bảo dịch vụ pháp lý, tránh các rủi ro về truy thu thuế hoặc xử lý phạt hành chính, đồng thời góp phần tăng cường minh bạch tài chính cá nhân trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ.​

3. Khi nào cần xuất hóa đơn?

Theo quy định hiện hành tại Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT), Nghị định 123/2020/ND-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/ND-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC), việc xuất khẩu đơn điện tử bị bắt buộc trong các trường hợp sau:
Cá nhân hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh và phát sinh doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Doanh thu của cá nhân, hộ kinh doanh vượt ngưỡng 200 triệu đồng/năm kể từ ngày 01/01/2026 (năm 2025 quy định ngưỡng thấp hơn).
Cá nhân cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp và được yêu cầu sản xuất hóa đơn để doanh nghiệp có thể giải toán chi phí.
Cá nhân kinh doanh, bán hàng trực tuyến hoặc nhận thu nhập qua các nền tảng số như Shopee, TikTok, Facebook, Google, với doanh thu thường xuyên xuyên đều phải xuất hóa đơn điện tử.
Đối với những cá nhân chưa đăng ký hộ kinh doanh hoặc chưa có thuế mã số, cơ quan thuế có thể hỗ trợ xuất đơn lẻ thay thế cho cá nhân dựa trên đồng và chứng minh nhân dân, sau khi cá nhân đã nộp thuế VAT và thuế TNCN tương ứng.
Việc xuất đơn hoặc xuất đơn không chính xác được định nghĩa là có thể dẫn đến hành vi xử phạt chính, bị thu thuế hoặc thu nhập không được nhận là hợp lệ. Ven bờ, từ ngày 1/6/2025, cá nhân và hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận hành, vui chơi giải trí và các dịch vụ phục vụ cá nhân.
Tóm lại, việc sản xuất hóa đơn điện tử không chỉ là nhiệm vụ pháp lý nhắm bắn minh bạch hóa nguồn thu nhập mà còn bảo vệ quyền lợi của cá nhân trong các giao dịch kinh tế hiện đại, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả thuế hơn trong bất kỳ thời điểm hóa hóa nào.

Cách 1 – Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từng lần phát sinh:
Phù hợp với những người làm việc có thời hạn, làm việc tự do hoặc có thu nhập không thường xuyên. Doanh nghiệp chi trả có thể khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn. Cuối năm, cá nhân có thể thực hiện quyết định tính thuế để hoàn thành hoặc điều chỉnh phần thuế đã nộp. Đây là công thức phổ biến giúp cá nhân Tặng thủ công nghĩa vụ với thủ tục đơn giản.​
Cách 2 – Đăng ký hộ kinh doanh cá thể:
Dành cho cá nhân có doanh thu ổn định hoặc cung cấp dịch vụ thường xuyên. Cá nhân sẽ được cấp mã số thuế, có thể sản xuất hóa đơn điện tử và thuế theo quy định bao gồm thuế VAT (biến phổ phổ biến từ 1% đến 3%) và thuế TNCN (0,5% đến 1,5%). Việc đăng ký này có thể thực hiện trực tuyến qua cổng đăng ký kinh doanh quốc gia.​
Cách 3 – Thành lập doanh nghiệp:
Phù hợp với cá nhân muốn phát triển mô hình kinh doanh chuyên nghiệp hơn. Doanh nghiệp có thể sản xuất hóa đơn VAT, ký đồng lớn, nhân sự và tính toán chi phí cũng như khấu trừ thuế đầu vào. Tuy nhiên, thủ tục thành lập và vận hành doanh nghiệp phức tạp hơn, chi phí và yêu cầu về kế toán, báo cáo cũng cao hơn đáng kể.​
Tổng thể, ba hình thức này bao phủ hầu hết các trường hợp lệ hóa thu nhập cá nhân của người lao động, người kinh doanh và hoạt động dịch vụ tự động thực hiện hiện nay. Việc lựa chọn công thức phù hợp phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và nhu cầu phát triển của từng cá nh

5. Lợi ích của việc hợp thức hóa thu nhập cá nhân

Hợp thức hóa thu nhập giúp cá nhân tuân thủ pháp luật, tránh truy thu và xử phạt thuế, đồng thời tạo uy tín tài chính với ngân hàng, đối tác và cơ quan nhà nước. Thu nhập minh bạch giúp dễ chứng minh nguồn tiền, thuận lợi khi vay vốn, mua nhà hoặc đầu tư.

Bên cạnh đó, việc kê khai và xuất hóa đơn đầy đủ giúp quản lý tài chính hiệu quả và là bước đệm để mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới phát triển chuyên nghiệp, bền vững trong thời đại số.

6. Kết luận

Việc hợp thức hóa thu nhập cá nhân – thông qua kê khai thuế và xuất hóa đơn – không chỉ là việc tuân thủ pháp luật mà còn là biểu hiện của sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động tài chính cá nhân. Trong bối cảnh kinh tế số và nền tảng giao dịch trực tuyến phát triển mạnh, mọi khoản thu nhập dù nhỏ đều có thể bị kiểm tra hoặc đối chiếu. Vì vậy, chủ động hợp thức hóa thu nhập từ sớm sẽ giúp bạn an tâm, minh bạch và sẵn sàng phát triển bền vững hơn trong tương lai.