Luật mới siết chi phí tiền mặt: Doanh nghiệp nhỏ cần thay đổi gì từ 2025?

HCM DIEU ACC

10 thg 1, 2026

Đang tải mục lục...

Trong nhiều năm, thanh toán bằng tiền mặt vẫn là thói quen phổ biến của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam. Tuy nhiên, từ năm 2025, cơ quan thuế đang tăng cường kiểm soát và siết chặt điều kiện đối với các khoản chi bằng tiền mặt khi xác định chi phí được trừ. Nếu không kịp thời thay đổi, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt khi quyết toán.

1. Quy định hiện hành về chi phí tiền mặt

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Thông tư 96/2015/TT-BTC, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ ba điều kiện:

Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều này đồng nghĩa:
Dù hóa đơn hợp lệ, chi phí có thật, nhưng nếu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì vẫn bị loại chi phí.

2. Vì sao từ 2025 việc chi tiền mặt bị “soi” chặt hơn?

Từ 2025, ngành thuế đẩy mạnh các nội dung sau:

Kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử, ngân hàng, trung gian thanh toán
Tăng thanh tra đối với doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp
Kiểm tra trọng tâm vào dòng tiền thực tế thay vì chỉ xem hóa đơn

Trong bối cảnh đó, chi phí thanh toán tiền mặt trở thành điểm rủi ro lớn vì:

Khó chứng minh dòng tiền
Dễ phát sinh chi phí khống, chi phí không phục vụ SXKD
Không phù hợp định hướng hạn chế thanh toán tiền mặt của Nhà nước

3. Những khoản chi tiền mặt dễ bị loại nhất khi thanh tra thuế

Thực tế kiểm tra cho thấy, cơ quan thuế thường tập trung loại các khoản:

Chi phí thuê ngoài: marketing, quảng cáo, thiết kế, IT, tư vấn
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê kho
Chi phí hoa hồng, môi giới, cộng tác viên
Chi phí mua dịch vụ của cá nhân không đăng ký kinh doanh
Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn trên 20 triệu nhưng thanh toán tiền mặt

Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “chia nhỏ thanh toán” hoặc “trả tiền mặt trước – chuyển khoản sau” là hợp lệ. Tuy nhiên, nếu không chứng minh được mối liên hệ rõ ràng giữa hóa đơn và dòng tiền không dùng tiền mặt, khoản chi vẫn có nguy cơ bị loại.

4. Doanh nghiệp nhỏ cần thay đổi gì từ 2025?

Thứ nhất, thay đổi thói quen thanh toán

Doanh nghiệp cần chuyển dần sang các hình thức:

Chuyển khoản ngân hàng
Thanh toán qua Internet Banking, Mobile Banking
Thanh toán qua ví điện tử đứng tên doanh nghiệp

Miễn là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, chi phí vẫn được chấp nhận.

Thứ hai, rà soát lại quy trình kế toán – tài chính

Doanh nghiệp nên:

Kiểm soát ngưỡng 20 triệu trước khi thanh toán
Không chi tiền mặt trước rồi mới xuất hóa đơn sau
Đối chiếu chặt chẽ giữa hóa đơn – hợp đồng – chứng từ thanh toán

Thứ ba, hạn chế giao dịch với đối tác “chỉ nhận tiền mặt”

Các nhà cung cấp không có tài khoản ngân hàng hoặc không chấp nhận chuyển khoản tiềm ẩn rủi ro lớn về thuế. Doanh nghiệp cần cân nhắc thay đổi đối tác hoặc yêu cầu hình thức thanh toán phù hợp.

Thứ tư, chuẩn bị cho xu hướng quản lý thuế 2026

Từ 2026, việc quản lý dòng tiền, thương mại điện tử và hộ kinh doanh sẽ tiếp tục được siết chặt hơn. Doanh nghiệp nhỏ cần làm quen sớm với:

Quản lý dòng tiền minh bạch
Hạn chế tối đa tiền mặt
Số hóa chứng từ kế toán

5. Doanh nghiệp vẫn được dùng tiền mặt trong trường hợp nào?

Tiền mặt không bị cấm hoàn toàn, nhưng chỉ phù hợp với:

Các khoản chi nhỏ, dưới 20 triệu đồng
Các khoản chi nội bộ hợp lệ, có đầy đủ chứng từ
Trường hợp pháp luật cho phép thanh toán tiền mặt

Tuy nhiên, việc lạm dụng tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro cao khi bị thanh tra.

Kết luận: Việc siết chặt chi phí tiền mặt từ 2025 không phải là quy định mới hoàn toàn, nhưng cách kiểm tra và xử lý của cơ quan thuế đang ngày càng nghiêm ngặt. Doanh nghiệp nhỏ nếu không thay đổi kịp thời thói quen thanh toán, rất dễ bị loại chi phí, truy thu thuế TNDN và chịu phạt. Chủ động chuyển sang thanh toán không dùng tiền mặt, kiểm soát dòng tiền rõ ràng chính là giải pháp an toàn và bền vững trong giai đoạn tới.