Nhân viên hỏi lại liên tục: Vấn đề nằm ở họ hay ở cách bạn giao việc?

VCA Yến ACC

21 thg 1, 2026

Nhiều quản lý gặp cùng một tình huống: công việc đã giao, đã giải thích khá kỹ, nhưng chỉ sau đó không lâu nhân viên lại quay lại hỏi tiếp. Hỏi không phải một lần, mà nhiều lần, từng chi tiết nhỏ. Điều này lặp lại đủ lâu khiến người quản lý bắt đầu nghi ngờ năng lực hoặc tinh thần chủ động của nhân viên.

Nhưng nếu hiện tượng này xảy ra với nhiều người, ở nhiều đầu việc khác nhau, thì rất có thể đây là vấn đề của cách giao việc và hành vi tổ chức, chứ không đơn thuần là câu chuyện cá nhân.

1. Giao việc nhưng thiếu ranh giới quyết định và điểm kết thúc

Phần lớn công việc được giao khá rõ về nội dung: phải làm gì, khi nào cần, gửi cho ai. Tuy nhiên, lại thiếu những thông tin quan trọng nhất đối với người thực hiện: ranh giới quyết định nằm ở đâu và khi nào công việc được xem là hoàn thành.

Nhân viên thường không biết mức độ chi tiết đến đâu là đủ, điều gì có thể tự xử lý, điều gì bắt buộc phải xin ý kiến.

Trong vùng mờ này, việc hỏi lại trở thành hành vi an toàn. Không hỏi mới là rủi ro, vì họ không có cơ sở để tự tin rằng kết quả của mình sẽ được chấp nhận.

2. Kỳ vọng ngầm của người giao việc thay thế cho tiêu chí rõ ràng

Nhiều quản lý giao việc dựa trên kinh nghiệm cá nhân: “việc này quen rồi”, “làm như mấy lần trước là được”, “ai làm cũng hiểu”. Nhưng nhân viên không có cùng bối cảnh, kinh nghiệm và cách suy nghĩ như người giao việc.

Khi kỳ vọng chỉ tồn tại trong đầu quản lý mà không được chuyển hóa thành tiêu chí cụ thể, nhân viên buộc phải đoán. Mỗi lần đoán là một lần đối mặt với rủi ro bị đánh giá là làm sai. Vì vậy, họ chọn cách hỏi lại để xác nhận, không phải vì thiếu năng lực, mà vì không có chuẩn mực rõ ràng để bám vào.

3. Hành vi hỏi được tổ chức “thưởng” nhiều hơn hành vi tự quyết

Trong nhiều tổ chức, thông điệp ngầm rất rõ: hỏi thì không sao, nhưng tự quyết mà sai thì bị nhắc nhở, bị quy trách nhiệm, thậm chí ảnh hưởng đến đánh giá cuối kỳ. Trong bối cảnh đó, việc hỏi liên tục không phải là biểu hiện yếu kém, mà là hành vi hợp lý để tự bảo vệ.

Nhân viên không tối ưu cho hiệu quả chung, mà tối ưu cho mức độ an toàn cá nhân. Khi hệ thống trách nhiệm không bảo vệ người dám tự quyết, thì tổ chức sẽ tự tạo ra một tập thể luôn chờ xác nhận.

4. Giao việc nhưng quyền quyết định vẫn nằm ở người khác

Một nguyên nhân sâu hơn là sự lệch pha giữa trách nhiệm và quyền hạn. Quản lý giao việc rất chi tiết, nhưng mọi quyết định cuối cùng vẫn phải “để anh/chị xem lại”. Trên giấy tờ, nhân viên là người làm; trên thực tế, họ không sở hữu quyết định.

Trong tình huống này, việc hỏi lại không nhằm để hiểu việc, mà để chắc chắn rằng mình đang làm đúng ý người có quyền.

Dù năng lực có tốt đến đâu, nhân viên cũng khó chủ động khi biết rằng kết quả có thể bị thay đổi ở phút cuối.

5. Công việc bị tách khỏi bối cảnh chung

Nhiều nhiệm vụ được giao như những mảnh rời rạc: làm xong phần này là xong, không cần biết nó ảnh hưởng đến đâu. Nhân viên biết mình phải làm gì, nhưng không biết vì sao việc đó quan trọng, nếu chậm hoặc sai thì hệ quả thực tế là gì.

Khi không hiểu bối cảnh, nhân viên không có nguyên tắc để tự xử lý các tình huống phát sinh. Mỗi lần có thay đổi nhỏ, họ lại phải hỏi lại, vì không có “la bàn” để tự ra quyết định.

Kết luận: Nhân viên hỏi lại liên tục hiếm khi chỉ là vấn đề của cá nhân. Trong đa số trường hợp, đó là phản ứng hợp lý trước cách giao việc, cách phân quyền và văn hóa trách nhiệm trong tổ chức. Muốn giảm việc “hỏi hoài”, không thể chỉ yêu cầu nhân viên chủ động hơn. Cần làm rõ ranh giới quyết định, biến kỳ vọng ngầm thành tiêu chí cụ thể, trao quyền đi kèm trách nhiệm và cho phép sai trong phạm vi kiểm soát. Khi đó, câu hỏi sẽ ít đi – và quan trọng hơn, chất lượng quyết định sẽ tăng lên.