Chi phí không có hóa đơn: xử lý kế toán và thuế thế nào?

HCM Giao ACC

25 thg 2, 2026

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, rất nhiều doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phí có thật, phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh nhưng lại không có hóa đơn hợp lệ theo quy định. Đây là một trong những nội dung dễ gây tranh cãi giữa kế toán, doanh nghiệp và cơ quan thuế khi quyết toán. Nếu không hiểu đúng bản chất và xử lý không nhất quán giữa kế toán và thuế, các khoản chi này có thể trở thành rủi ro lớn, dẫn đến bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt.

1. Chi phí không có hóa đơn là gì? Phân biệt đúng ngay từ đầu

Chi phí không có hóa đơn là những khoản chi phát sinh thực tế nhưng không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp theo quy định của pháp luật thuế. Các trường hợp thường gặp gồm: mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không đăng ký kinh doanh; mua hàng nhỏ lẻ tại chợ, cửa hàng không xuất hóa đơn; chi phí vận chuyển, bốc xếp phát sinh gấp; chi phí hỗ trợ người lao động; hoặc các khoản chi phát sinh tại khu vực, địa bàn không đủ điều kiện lập hóa đơn.
Điểm cần lưu ý là chi phí không có hóa đơn không đồng nghĩa với chi phí khống. Nhiều khoản chi là có thật, hợp lý về mặt kinh doanh, nhưng không đáp ứng điều kiện về chứng từ theo quy định thuế.

2. Cách ghi nhận chi phí không có hóa đơn về mặt kế toán

Về nguyên tắc kế toán, chi phí được ghi nhận dựa trên bản chất nghiệp vụ và mức độ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không hoàn toàn phụ thuộc vào hóa đơn thuế. Do đó, các khoản chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được ghi nhận vào chi phí kế toán nếu doanh nghiệp chứng minh được tính hợp lý và có đầy đủ chứng từ nội bộ.
Kế toán cần chuẩn bị và lưu trữ các chứng từ như: phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê mua hàng, biên bản giao nhận, hợp đồng hoặc thỏa thuận (nếu có), chứng từ thanh toán, xác nhận của người nhận tiền và các tài liệu liên quan khác. Việc hạch toán đúng giúp báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ chi phí thực tế, phục vụ công tác quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3. Xử lý về thuế TNDN – điểm doanh nghiệp dễ sai nhất

Theo quy định thuế TNDN, một khoản chi chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện: phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi có giá trị lớn.
Do đó, phần lớn chi phí không có hóa đơn sẽ không được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Điều này dẫn đến sự khác biệt giữa chi phí kế toán và chi phí thuế. Kế toán bắt buộc phải theo dõi riêng các khoản chi này và loại trừ khi lập quyết toán thuế, tránh tình trạng ghi nhận chi phí kế toán nhưng không điều chỉnh thuế, gây rủi ro bị truy thu và phạt.

4. Ảnh hưởng đến thuế GTGT

Đối với thuế GTGT, các khoản chi không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không thuộc đối tượng xuất hóa đơn GTGT, doanh nghiệp chỉ ghi nhận chi phí theo giá thanh toán thực tế, không phát sinh thuế GTGT đầu vào.
Một sai sót phổ biến là kế toán cố gắng “tính thuế GTGT” cho các khoản chi không có hóa đơn, dẫn đến chênh lệch giữa sổ kế toán và tờ khai thuế GTGT, dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

5. Theo dõi và quản lý chi phí không có hóa đơn trong thực tế

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên theo dõi riêng các khoản chi phí không có hóa đơn ngay từ khi phát sinh, có thể thông qua tài khoản chi tiết hoặc bảng theo dõi riêng. Việc này giúp kế toán dễ dàng kiểm soát, loại trừ khi quyết toán thuế và chủ động giải trình khi cần.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chi tiêu rõ ràng, hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí không có hóa đơn thường xuyên. Đối với các khoản chi buộc phải phát sinh, kế toán cần tư vấn cho ban lãnh đạo về rủi ro thuế và phương án xử lý phù hợp.

6. Những sai lầm kế toán thường gặp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc các sai lầm như: không phân biệt chi phí kế toán và chi phí thuế; không theo dõi riêng chi phí không có hóa đơn; không chuẩn bị đủ chứng từ nội bộ; hoặc quên loại trừ khi quyết toán thuế TNDN. Những sai sót này thường chỉ được phát hiện khi thanh tra, kiểm toán, khiến doanh nghiệp bị động và gặp nhiều áp lực khi giải trình.

7. Kết luận

Chi phí không có hóa đơn là vấn đề phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được xử lý đúng cách. Kế toán cần hiểu rõ bản chất, ghi nhận đúng về mặt kế toán, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thuế khi quyết toán. Việc tách bạch rõ giữa kế toán và thuế, theo dõi riêng các khoản chi không có hóa đơn và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính và tự tin khi làm việc với cơ quan thuế, thanh tra và kiểm toán