Hóa đơn điện tử có mã, không có mã – doanh nghiệp nên chọn loại nào?

HCM HẠNH ACC

3 thg 2, 2026

Từ khi hóa đơn điện tử trở thành hình thức bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn giữa việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Hai loại hóa đơn này đều có giá trị pháp lý như nhau, song khác nhau về cách thức phát hành và đối tượng được sử dụng. Việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp, vừa đảm bảo tuân thủ quy định vừa tối ưu quy trình quản lý hóa đơn.

1. Đặc điểm và phạm vi áp dụng

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Doanh nghiệp sẽ gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để lấy mã trước khi phát hành chính thức.

Hình thức này thường áp dụng với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể hoặc các tổ chức có rủi ro cao về thuế. Việc được cơ quan thuế xác thực từng hóa đơn giúp tăng tính minh bạch, giảm sai sót, đồng thời tạo sự yên tâm cho doanh nghiệp trong giai đoạn mới triển khai.

Ngược lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được áp dụng cho các doanh nghiệp có uy tín, hoạt động ổn định, và có hệ thống kế toán – công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý. Với hình thức này, doanh nghiệp chủ động phát hành hóa đơn mà không cần gửi dữ liệu xin mã trước.

Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát sinh nhiều mỗi ngày. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt về nội dung, thời điểm lập và lưu trữ hóa đơn, vì mọi sai sót đều phải tự chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế.

2. Lựa chọn phù hợp cho từng doanh nghiệp

Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu điện tử.

Với doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kinh nghiệm hoặc hệ thống kế toán còn đơn giản, hóa đơn có mã là lựa chọn an toàn, đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng.

Với doanh nghiệp có bộ phận kế toán chuyên nghiệp, hạ tầng công nghệ tốt, và thường xuyên phát hành hóa đơn với số lượng lớn, hóa đơn không có mã sẽ giúp quy trình phát hành nhanh hơn, giảm tải công việc và tiết kiệm chi phí vận hành.

Ngoài ra, trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn không có mã chuyển sang hóa đơn có mã nếu phát hiện rủi ro hoặc có dấu hiệu vi phạm về thuế. Do đó, việc tuân thủ quy định và cập nhật kịp thời hướng dẫn của cơ quan thuế là yếu tố quan trọng để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Kết luận

Cả hai hình thức hóa đơn điện tử đều nhằm mục tiêu hiện đại hóa công tác quản lý thuế và minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn loại hóa đơn dựa trên năng lực quản lý nội bộ, quy mô hoạt động và mức độ sẵn sàng của hệ thống công nghệ.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn bắt đầu với hóa đơn có mã để đảm bảo an toàn pháp lý, sau khi vận hành ổn định mới chuyển dần sang hóa đơn không có mã để tối ưu hiệu quả.

Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán – thuế.