Kế toán nguyên vật liệu nhập khẩu trong doanh nghiệp chế xuất: từ nhập kho đến xuất sản xuất

HCM Giao ACC

27 thg 2, 2026

Trong doanh nghiệp chế xuất (DNCX), kế toán nguyên vật liệu nhập khẩu đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát chi phí sản xuất và tuân thủ quy định hải quan. Nguyên vật liệu nhập khẩu của DNCX thường thuộc diện miễn thuế nhập khẩu và không chịu thuế GTGT, nhưng phải được quản lý chặt chẽ theo đúng mục đích sản xuất xuất khẩu. Trên thực tế, nhiều rủi ro về truy thu thuế phát sinh từ việc ghi nhận và theo dõi nguyên vật liệu không nhất quán giữa kế toán, kho và báo cáo quyết toán hải quan. Vì vậy, việc hiểu đúng quy trình kế toán nguyên vật liệu nhập khẩu từ nhập kho đến xuất sản xuất là yêu cầu bắt buộc đối với kế toán DNCX.

1. Ghi nhận nguyên vật liệu nhập khẩu khi nhập kho

Khi nguyên vật liệu nhập khẩu về doanh nghiệp, kế toán căn cứ đồng thời vào tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ vận chuyển và biên bản nhập kho để ghi nhận. Đối với DNCX, nguyên vật liệu nhập khẩu thường thuộc diện miễn thuế nhập khẩu và không chịu thuế GTGT khâu nhập khẩu, tuy nhiên điều kiện tiên quyết là phải sử dụng đúng mục đích sản xuất xuất khẩu đã đăng ký với cơ quan hải quan.
Về giá trị ghi nhận, nguyên vật liệu nhập khẩu được phản ánh theo giá thực tế, bao gồm giá mua theo hóa đơn thương mại và toàn bộ chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về kho như cước vận chuyển quốc tế, chi phí nội địa, phí làm thủ tục hải quan và các khoản chi phí khác phát sinh trước khi hàng sẵn sàng sử dụng. Việc xác định đúng giá trị nguyên vật liệu ngay từ đầu là nền tảng để theo dõi tồn kho, tính giá thành và đối chiếu số liệu hải quan trong suốt vòng đời sử dụng nguyên vật liệu.

2. Quản lý và theo dõi nguyên vật liệu nhập khẩu trong kho

Sau khi nhập kho, nguyên vật liệu nhập khẩu trong DNCX phải được theo dõi chi tiết không chỉ theo mã hàng và chủng loại, mà còn theo từng tờ khai hải quan và mục đích sử dụng. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với doanh nghiệp nội địa. Đối với cơ quan hải quan, việc quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu gắn chặt với việc chứng minh mối quan hệ giữa nguyên liệu nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu.
Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho để đảm bảo số liệu nhập – xuất – tồn trên sổ kế toán phản ánh đúng thực tế. Mọi biến động như hao hụt tự nhiên, hư hỏng, mất mát, chuyển kho hoặc thay đổi mục đích sử dụng nguyên vật liệu đều phải được lập biên bản, có phê duyệt nội bộ và được theo dõi riêng. Việc thiếu chứng từ hoặc ghi nhận chậm trễ các biến động này là nguyên nhân phổ biến dẫn đến chênh lệch tồn kho khi quyết toán hải quan.

3. Xuất nguyên vật liệu nhập khẩu vào sản xuất

Khi xuất nguyên vật liệu vào sản xuất, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, lệnh sản xuất và định mức tiêu hao để ghi nhận giảm tồn kho nguyên vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất. Trong DNCX, định mức nguyên vật liệu không chỉ là công cụ quản trị nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu có phù hợp với mục đích miễn thuế hay không.
Trường hợp lượng nguyên vật liệu xuất kho vượt định mức hoặc không tương ứng với sản lượng sản xuất thực tế, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình hoặc bị ấn định thuế đối với phần nguyên vật liệu bị coi là sử dụng sai mục đích. Do đó, kế toán cần thường xuyên đối chiếu giữa nguyên vật liệu xuất kho, sản lượng sản xuất, sản phẩm hoàn thành và sản phẩm xuất khẩu để kịp thời phát hiện và xử lý chênh lệch.

4. Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu và mối liên hệ với giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu nhập khẩu sau khi xuất kho được tập hợp vào chi phí sản xuất và là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xuất khẩu. Kế toán cần lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, đảm bảo giá thành phản ánh đúng mức tiêu hao thực tế.
Sự thiếu nhất quán giữa chi phí nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm và doanh thu xuất khẩu là dấu hiệu rủi ro thường được cơ quan thuế và hải quan lưu ý trong quá trình thanh tra. Vì vậy, việc kiểm soát mối quan hệ giữa nguyên vật liệu, sản lượng và giá thành không chỉ phục vụ mục tiêu quản trị mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.

5. Đối chiếu số liệu nguyên vật liệu phục vụ quyết toán hải quan

Cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp chế xuất cần thực hiện đối chiếu toàn diện số liệu nguyên vật liệu nhập khẩu giữa sổ kế toán, báo cáo kho và báo cáo quyết toán hải quan. Việc đối chiếu này nhằm đảm bảo sự logic giữa lượng nguyên vật liệu nhập khẩu, lượng xuất sản xuất, lượng tồn kho và lượng nguyên vật liệu cấu thành trong sản phẩm xuất khẩu.
Trong trường hợp phát sinh chênh lệch, kế toán cần phân tích nguyên nhân cụ thể, lập hồ sơ giải trình liên quan đến định mức, hao hụt cho phép hoặc các điều chỉnh hợp pháp khác. Chủ động đối chiếu và xử lý chênh lệch trước kỳ kiểm tra giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế và giảm áp lực khi kiểm tra sau thông quan.

6. Kết luận

Kế toán nguyên vật liệu nhập khẩu trong doanh nghiệp chế xuất là một quy trình liên hoàn, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán, kho và bộ phận sản xuất. Việc ghi nhận đúng ngay từ khâu nhập kho, quản lý chặt chẽ trong quá trình sử dụng và đối chiếu đầy đủ khi quyết toán hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật về hải quan và thuế. Đối với DNCX, kế toán nguyên vật liệu không đơn thuần là nghiệp vụ kế toán mà là công cụ quản trị rủi ro pháp lý và vận hành.