Sai mã loại hình hải quan: Nguyên nhân thường gặp và giải pháp khắc phục hiệu quả

HCM OANH ACC

22 thg 2, 2026

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc lựa chọn đúng mã loại hình hải quan đóng vai trò quyết định đến tính hợp lệ của hồ sơ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong mã loại hình cũng có thể dẫn đến chậm thông quan, bị ấn định hoặc truy thu thuế, thậm chí phát sinh rủi ro kiểm tra sau thông quan. Khi cơ quan hải quan ngày càng siết chặt công tác quản lý rủi ro, yêu cầu về tính chính xác và tuân thủ trong khai báo hải quan trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Từ kinh nghiệm tư vấn kế toán – thuế và hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Công ty TNHH Kế toán AGS phân tích các sai sót thường gặp khi chọn mã loại hình hải quan, rủi ro pháp lý liên quan và hướng dẫn cách khắc phục đúng quy định, giúp doanh nghiệp hạn chế sai phạm và tối ưu quy trình thông quan.

1. Tầm quan trọng của việc áp đúng mã loại hình hải quan

1.1. Mã loại hình quyết định chế độ quản lý hàng hóa

Mỗi mã loại hình hải quan phản ánh bản chất pháp lý và mục đích sử dụng của hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc lựa chọn sai mã loại hình sẽ khiến cơ quan hải quan áp dụng sai chế độ quản lý đối với lô hàng, làm phát sinh rủi ro trong quá trình thông quan và hậu kiểm.

Ví dụ:

Loại hình A12 áp dụng cho hàng nhập khẩu để sản xuất, kinh doanh trong nước và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế ngay tại khâu nhập khẩu.

Loại hình G13 áp dụng cho hàng tạm nhập để tham gia hội chợ, triển lãm, thuộc diện không thu thuế nhưng phải tái xuất đúng thời hạn.

Trường hợp doanh nghiệp khai nhầm hàng tạm nhập phục vụ hội chợ theo mã A12, lô hàng sẽ bị áp thuế nhập khẩu và VAT không cần thiết. Ngược lại, nếu hàng nhập để tiêu thụ trong nước nhưng lại khai theo G13, doanh nghiệp có thể bị xác định là khai sai nội dung tờ khai, bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP và buộc truy thu thuế.

Sai sót này thường chỉ được phát hiện khi kiểm tra sau thông quan, khiến việc giải trình và khắc phục trở nên phức tạp hơn nhiều.

1.2. Ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách thuế

Hệ thống VNACCS/VCIS tự động xác định thuế suất, miễn thuế hoặc không thu thuế dựa trên mã loại hình hải quan. Do đó, khai sai mã loại hình có thể dẫn đến:

Nộp thừa tiền thuế; hoặc

Hưởng sai ưu đãi thuế, bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Ví dụ:

Doanh nghiệp nhập khẩu máy móc, thiết bị để tạo tài sản cố định cho dự án đầu tư đủ điều kiện ưu đãi thuế, nhưng lại khai nhầm mã loại hình A11 (nhập kinh doanh) thay vì A12 hoặc mã loại hình ưu đãi theo dự án đầu tư.

Do việc khai sai mã loại hình, hệ thống VNACCS tự động tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT cho toàn bộ lô hàng, trong khi theo quy định, doanh nghiệp có thể được miễn thuế nhập khẩu đối với máy móc tạo tài sản cố định.

Trường hợp này dẫn đến nộp thừa tiền thuế ngay tại khâu thông quan. Nếu doanh nghiệp không kịp thời phát hiện và thực hiện khai bổ sung, việc hoàn thuế sau đó sẽ mất nhiều thời gian và hồ sơ chứng minh phức tạp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế không đúng điều kiện do khai sai mã loại hình, cơ quan hải quan có quyền truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

1.3. Căn cứ phân luồng kiểm tra hải quan

Mã loại hình là một trong các tiêu chí đánh giá rủi ro để phân luồng tờ khai (Xanh – Vàng – Đỏ). Những mã loại hình có mức độ rủi ro cao hoặc không phù hợp với lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp thường dễ bị:

Kiểm tra hồ sơ hải quan;
Kiểm tra thực tế hàng hóa;
Đưa vào diện theo dõi, kiểm tra sau thông quan.

Do đó, việc áp đúng mã loại hình hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế rủi ro pháp lý.

2. Các sai sót phổ biến khi lựa chọn mã loại hình hải quan

2.1. Nhầm lẫn giữa mã loại hình A11 và A12

Định nghĩa:

A11: Nhập khẩu kinh doanh tiêu dùng của doanh nghiệp Việt Nam.
A12: Nhập khẩu kinh doanh của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) được cấp quyền nhập khẩu.

Sai sót: thường phát sinh khi doanh nghiệp FDI nhập hàng để bán trực tiếp trong nước nhưng vẫn khai theo mã A11, do cho rằng mục đích là kinh doanh tiêu dùng.

Hệ quả: Tờ khai bị xác định khai sai mã loại hình, doanh nghiệp bị yêu cầu khai bổ sung, sửa đổi hồ sơ, ảnh hưởng đến chỉ số tuân thủ và mức độ đánh giá rủi ro trong các lần thông quan tiếp theo.

2.2. Nhầm lẫn giữa mã loại hình E31 và E62

Đây là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất liên quan đến hoạt động sản xuất xuất khẩu và gia công.

E31: Nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, doanh nghiệp sở hữu nguyên liệu.
E62: Nhập khẩu nguyên liệu gia công, nguyên liệu thuộc sở hữu của đối tác nước ngoài.

Việc khai nhầm giữa hai mã này làm thay đổi hoàn toàn bản chất hợp đồng, kéo theo sai lệch trong quản lý nguyên vật liệu, định mức và báo cáo quyết toán. Khi kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu điều chỉnh toàn bộ hồ sơ và chịu xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

2.3. Lạm dụng mã loại hình G11

Định nghĩa: Mã G11 chỉ áp dụng cho hàng hóa tạm nhập – tái xuất trong thời hạn và mục đích cụ thể theo quy định.
Sai sót phổ biến gồm:

Nhập hàng để sửa chữa nhưng khai G11 thay vì G13;
Nhập hàng để tiêu thụ trong nước nhưng cố tình khai G11 nhằm trì hoãn nghĩa vụ thuế.

Hệ quả: Bị xác định khai sai mục đích nhập khẩu, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt hành chính.

2.4. Sử dụng mã loại hình H11 không đúng mục đích

Mã H11 áp dụng cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh, không thuộc trường hợp quà biếu, quà tặng.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng H11 để khai báo hàng mẫu có giá trị lớn, không thanh toán, dẫn đến nghi ngờ về mục đích nhập khẩu thực tế. Trường hợp này thường bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình, thậm chí chuyển đổi mã loại hình và ấn định thuế nếu xác định có dấu hiệu khai báo không đúng.

3. Hậu quả pháp lý và tài chính khi khai sai mã loại hình hải quan

3.1. Hậu quả phát sinh trước thông quan

Ngay tại thời điểm đăng ký tờ khai, việc lựa chọn sai mã loại hình có thể khiến hệ thống hoặc cơ quan hải quan:

Từ chối tiếp nhận tờ khai do không phù hợp với hồ sơ, chứng từ kèm theo;
Chuyển luồng kiểm tra Vàng hoặc Đỏ, yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa;
Làm kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí nhân sự và chi phí logistics khác.

Đối với các lô hàng có thời hạn giao gấp hoặc chịu ràng buộc hợp đồng, những chậm trễ này có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2. Hậu quả phát sinh sau thông quan

Trong trường hợp sai sót không được phát hiện hoặc chưa được khai bổ sung kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro sau thông quan, bao gồm:

Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP do khai sai nội dung tờ khai hải quan;
Bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp đối với phần thuế thiếu do áp sai chính sách thuế theo mã loại hình;
Giảm mức độ tuân thủ, ảnh hưởng đến hồ sơ quản lý rủi ro của doanh nghiệp, khiến các tờ khai tiếp theo dễ bị phân luồng kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra sau thông quan.

Những hậu quả này không chỉ làm gia tăng chi phí tài chính mà còn ảnh hưởng lâu dài đến uy tín và khả năng thông quan thuận lợi của doanh nghiệp.

4. Quy trình khắc phục sai sót khi khai sai mã loại hình hải quan

4.1. Trường hợp phát hiện sai trước khi thông quan

Đây là trường hợp đơn giản và ít rủi ro nhất, do tờ khai chưa hoàn tất thủ tục hải quan.

Quy trình thực hiện gồm:

Thực hiện sửa đổi thông tin bằng nghiệp vụ IDA/AMA trên hệ thống VNACCS/VCIS;
Truyền lại tờ khai hải quan với mã loại hình chính xác;
Gửi công văn giải trình đến Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai.

Nội dung công văn giải trình cần nêu rõ:

Nguyên nhân dẫn đến việc khai sai mã loại hình;
Mã loại hình đã khai và mã loại hình điều chỉnh đúng theo thực tế;
Cam kết tuân thủ quy định và không tái phạm trong các lần khai báo tiếp theo.

4.2. Trường hợp phát hiện sai sau khi thông quan

Trường hợp này phức tạp hơn, do tờ khai đã hoàn tất thủ tục và có thể phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung hoặc xử phạt hành chính. Quy trình:

Bước 1: Rà soát toàn bộ chứng từ

Doanh nghiệp cần xác định chính xác mã loại hình đúng theo bản chất giao dịch và đánh giá nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ khai bổ sung

Hồ sơ thông thường bao gồm:

Mẫu 03/KBS/GSQL theo quy định;
Công văn giải trình chi tiết lý do khai sai;
Các chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn, C/O và tài liệu chứng minh mục đích sử dụng hàng hóa.

Bước 3: Nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan hải quan

Cơ quan hải quan sẽ xem xét:

Mục đích nhập khẩu thực tế của lô hàng;
Số thuế cần điều chỉnh, truy thu (nếu có);
Mức độ vi phạm để áp dụng chế tài phù hợp.

Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

5. Giải pháp hạn chế rủi ro khi lựa chọn mã loại hình hải quan

Để hạn chế tối đa sai sót trong việc áp dụng mã loại hình, doanh nghiệp nên chủ động triển khai các giải pháp sau:

Đào tạo định kỳ cho nhân sự xuất nhập khẩu về quy định hải quan và các mã loại hình thường gặp;
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, kiểm tra chéo mã loại hình trước khi truyền tờ khai;
Rà soát kỹ hợp đồng, điều khoản giao dịch và bộ chứng từ nhằm xác định đúng bản chất nhập khẩu;
Hợp tác với đơn vị tư vấn, logistics có kinh nghiệm, đặc biệt đối với các loại hình phức tạp như E31, E62, G11, nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.