Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế: Hướng dẫn chi tiết

HCM Thùy ACC

15 thg 3, 2026

Bạn là chủ doanh nghiệp, kế toán viên, hay đơn giản là người đang phụ trách kê khai thuế TNDN và luôn băn khoăn:

Chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý không?
Hóa đơn thiếu thông tin có được chấp nhận không?
Những khoản chi nào dễ bị loại khi quyết toán thuế?

Nếu bạn đã từng gặp tình trạng “chi phí có thật nhưng không được thuế công nhận”, thì bài viết này AGS sẽ hướng dẫn chi tiết – rõ ràng – dễ hiểu nhất giúp bạn tránh rủi ro và tối ưu chi phí hợp pháp.

1. Nguyên tắc chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Một khoản chi chỉ được trừ khi thỏa 3 điều kiện bắt buộc:

✔ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí phải phục vụ cho việc vận hành doanh nghiệp.

✔ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Bao gồm hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.

✔ Khoản chi nếu từ 20 triệu trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt

Chuyển khoản, ủy nhiệm chi, thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử theo quy định.

Chỉ cần thiếu 1 trong 3 điều kiện, khoản chi có khả năng bị loại khi quyết toán thuế.

**2. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN**

Dưới đây là những nhóm chi phí phổ biến mà doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý:

2.1. Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp

✔ Lương, thưởng, phụ cấp trách nhiệm

✔ Phụ cấp ăn ca (không quá 1.490.000đ/người/tháng hoặc theo mức Nhà nước điều chỉnh)

✔ Chi đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

✔ Chi phí tiền lương trả cho người lao động thực tế làm việc và có hợp đồng

Lưu ý: Lương giám đốc phải có hợp đồng, trả qua ngân hàng để được tính chi phí.

2.2. Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu

✔ Chi phí nhập hàng có hóa đơn chứng từ hợp lệ

✔ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, bảo quản hàng

✔ Hao hụt trong định mức được phép

2.3. Chi phí quản lý doanh nghiệp

✔ Văn phòng phẩm, điện nước, internet

✔ Chi phí thuê văn phòng

✔ Chi phí phần mềm, bản quyền, bảo trì hệ thống

✔ Chi phí tiếp khách, marketing có chứng từ đầy đủ

2.4. Chi phí khấu hao tài sản cố định

✔ Tài sản có đăng ký sở hữu, sử dụng

✔ Khấu hao theo đúng khung thời gian theo quy định

✔ TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

2.5. Chi phí tài chính

✔ Lãi vay ngân hàng

✔ Lãi vay cá nhân không quá 1,5 lần lãi suất cơ bản (nếu có)

2.6. Các khoản chi phí khác

✔ Chi công tác phí có quy chế rõ ràng

✔ Chi đào tạo nhân sự

✔ Chi phí bảo hộ lao động

✔ Chi phí kiểm toán, tư vấn, dịch vụ chuyên môn

**3. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN**

Đây là phần doanh nghiệp dễ bị “dính lỗi” nhất dẫn đến truy thu thuế.

3.1. Chi phí không liên quan hoạt động kinh doanh

❌ Chi mua sắm cá nhân, quà tặng không phục vụ doanh nghiệp

❌ Chi cho gia đình giám đốc

❌ Chi sửa chữa nhà riêng gắn vào chi phí công ty

3.2. Chi phí không có hóa đơn, chứng từ

❌ Mua hàng online không hóa đơn

❌ Tiếp khách, xăng xe, sửa chữa… không có hóa đơn hợp lệ

❌ Hóa đơn ghi sai thông tin nhưng không điều chỉnh

3.3. Chi trả lương nhưng không có hợp đồng hoặc không chứng minh được

❌ Lương trả bằng tiền mặt > 20 triệu

❌ Lương trả nhưng không có bảng lương

❌ Lương của giám đốc không hưởng lương nhưng lại đưa vào chi phí

3.4. Chi phí vượt mức khống chế

❌ Tiếp khách, quảng cáo của ngành đặc thù bị hạn chế mức (nếu có quy định)

❌ Ăn ca vượt mức Nhà nước quy định

3.5. Chi phí khấu hao không hợp lệ

❌ Tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh

❌ Tài sản chưa đủ hồ sơ: hợp đồng – bàn giao – hóa đơn – chứng từ thanh toán

❌ Ô tô trên 1,6 tỷ (phần vượt không được trừ đối với xe không kinh doanh vận tải)

3.6. Chi phí vi phạm hành chính

❌ Tiền phạt vi phạm hành chính (phạt giao thông, phạt thuế…)

❌ Tiền phạt hợp đồng do lỗi của doanh nghiệp

4. Một số lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị loại chi phí

Quên chuyển khoản hóa đơn > 20 triệu
Hóa đơn sai thông tin nhưng không làm biên bản điều chỉnh
Không có quy chế tài chính cho các khoản công tác phí, tiếp khách
Không lưu trữ chứng từ đúng quy định
Chi tiền mặt nhiều nhưng không chứng minh được mục đích

5. Kết luận: Doanh nghiệp cần làm gì để tối ưu chi phí hợp pháp?

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên:

✔ Xây dựng quy chế tài chính – công tác phí rõ ràng

✔ Kiểm tra cẩn thận hóa đơn đầu vào

✔ Thanh toán chuyển khoản cho hóa đơn trên 20 triệu

✔ Lưu trữ chứng từ đầy đủ

✔ Nhờ chuyên gia thuế rà soát hồ sơ định kỳ

Việc hiểu rõ chi phí được trừ và không được trừ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế hợp pháp và tránh những khoản truy thu không đáng có.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé