Những sai sót thường gặp khi thu - chi tiền
1. Chi phí không đủ hồ sơ kèm theo
(1) Không có danh sách, bảng kê chứng từ, không có ký nhận đi kèm:
- Quà tết, quà biếu khách
- Hội nghị, sự kiện, thưởng...
(2) Chi mua bán, sửa chữa,... thiếu thủ tục:
- Sửa chữa không có giấy báo hỏng, biên bản kỹ thuật
- Chi sửa chữa lớn thiếu biên bản bàn giao sử dụng
- Đào tạo thiếu quyết định cử đi học, chương trình học
- Xăng dầu chỉ căn cứ hóa đơn, không có định mức
- Chi từ quỹ dự phòng mất việc không có giải trình
- Trả lương không có ký nhận, công tác phí không mô tả nội dung công tác
- Chứng từ sai logic thời gian
- Thanh toán qua thẻ Mastercard chỉ có sao kê, không có chứng từ gốc đi kèm
2. Sai sót về chứng từ thu - chi
(1) Sau phạm thường gặp:
- Mẫu biểu sử dụng không đúng quy định
- Phiếu thu/chi thiếu:
+ Chữ ký liên quan, dấu đơn vị
+ Đánh số liên tục
+ Nội dung không rõ ràng
- Chứng từ gốc không hợp lý - hợp lệ
- Hợp đồng:
+ Ký theo luật cũ
+ Thông tin sai, thiếu
+ Người ký không đúng thẩm quyển
(2) Không theo dõi hợp đồng:
- Không có sổ theo dõi tiến độ
- Không lập phụ lục khi thay đổi giá trị/khối lượng
(3) Hạch toán sai tài khoản
(4) Lập phiếu thu/chi:
- Không đúng thời điểm, không kịp thời
- Thu/Chi tiền nhưng không lập phiếu thu/chi, ghi khống, thanh toán trùng
- Thiếu phản ánh số dư tiền gửi ngân hàng
- Không kiểm kê quỹ định kỳ
- Quản lý lỏng lẻo:
+ Không mở sổ quỹ
+ Ghi chép không theo trình tự dẫn đến âm quỹ, lệch quỹ
3. Sai sót lưu trữ chứng từ
- Lưu không an toàn, dễ thất lạc
- Không phân loại chứng từ mà để gộp chung
- Không theo thứ tự thời gian
- Thiếu phụ lục nhưng không bổ sung
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán = thủ quỹ
Bắt buộc: Lưu ở nơi an toàn - chống cháy - chống ẩm
4. Gợi ý giải pháp nhanh
(1) Khi chi phải có:
- Hóa đơn, chứng từ đi kèm
- Tờ trình - quyết định - phê duyệt
- Đề nghị thanh toán
- Danh sách ký nhận
- Biên bản - bàn giao - nghiệm thu
(2) Sổ sách:
- Ghi liên tục - đúng trình tự
- Đối chiếu quỹ - ngân hàng thường xuyên
- Kiểm kê quỹ định kỳ
- Phân quyền rõ: kế toán # thủ quỹ
(3) Lưu trữ:
- Theo tập - tháng - loại chứng từ
- Dán list checklist ngoài bìa
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
.png)
