Kiểm toán hàng tồn kho: Những sai sót phổ biến khi thực hiện

Hàng tồn kho luôn nằm trong nhóm khoản mục rủi ro cao vì liên quan trực tiếp đến doanh thu, giá vốn và lợi nhuận. Chỉ cần một sai lệch nhỏ ở kho, báo cáo tài chính có thể bị điều chỉnh hàng loạt chỉ tiêu. Kiểm toán viên vì vậy luôn ưu tiên kiểm tra chặt chẽ khu vực này, cần triển khai thủ tục kiểm toán chặt chẽ để xác minh sự tồn tại, định giá và quyền sở hữu của HTK. Sai sót hoặc gian lận tại HTK có thể ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận, tài sản và sự trung thực của báo cáo tài chính. Dưới đây hay cùng AGS tìm hiểu về các bước kiểm toán hàng tồn kho và những sai sót phổ biến thường gặp nhé!

1. Mục tiêu của việc kiểm toán hàng tồn kho:

 - Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho (HTK) là thu thập bằng chứng kiểm toán về sự tồn tại thực tế và tình trạng của hàng tồn kho tại ngày khóa sổ, nhằm đảm bảo số liệu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế.
 - Kiểm kê giúp kiểm toán viên phát hiện các khoản hao hụt, hư hỏng, mất mát hoặc những biến động bất thường so với số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán, từ đó đánh giá rủi ro sai sót hoặc gian lận trong việc ghi nhận hàng tồn kho.
 - Trong trường hợp kiểm toán viên không thể trực tiếp chứng kiến kiểm kê và cũng không thu thập được bằng chứng thay thế đầy đủ, có thể dẫn đến hạn chế phạm vi kiểm toán, từ đó ảnh hưởng đến ý kiến kiểm toán, đặc biệt nếu khoản mục hàng tồn kho có tính trọng yếu.

2. Các bước kiểm toán hàng tồn kho chi tiết:

2.1. Giai đoạn chuẩn bị:

 - Thu thập thông tin cơ bản: kiểm toán viên cần xem lại hồ sơ kiểm toán năm trước, trao đổi với Ban Giám đốc & nhân viên kho, tham quan kho bãi. 
 - Xác định rủi ro hàng tồn kho cao: từ đặc điểm ngành, biến động lượng tồn, hàng lỗi, chi phí bảo quản, quyền sở hữu…
 - Xây dựng kế hoạch kiểm toán cho kho: khi nào kiểm kê, vị trí kiểm kê, mẫu chọn hàng kiểm kê.

2.2. Kiểm kê thực tế:

 - Kiểm toán viên tham gia hoặc chứng kiến việc kiểm kê kho do doanh nghiệp tổ chức – mục tiêu là quan sát, đếm hàng hóa. 
 - Nếu kiểm kê được thực hiện tại ngày khác ngày cuối kỳ, kiểm toán viên đánh giá hiệu quả kiểm soát biến động kho để xem xét việc kiểm kê này có hợp lý. 
 - Đối với hàng tồn kho do bên thứ ba giữ hộ hoặc hàng đang trên đường, kiểm toán viên yêu cầu thư xác nhận hoặc các bằng chứng hợp lý. 

2.3. Thủ tục kiểm tra chi tiết:

 - So sánh sổ kế toán (TK HTK) với biên bản kiểm kê, đối chiếu số lượng và giá trị. 
 - Phỏng vấn thủ kho, nhân viên kho để hiểu quy trình nhập-xuất, bảo quản, hư hỏng và chính sách lập dự phòng giảm giá nếu có.
 - Xem xét các chi tiết như hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng để xác minh quyền sở hữu và chi phí hàng tồn kho. 
 - Thực hiện “kiểm thử tính hợp lý” (reasonableness test): so sánh chi phí tồn kho cuối kỳ so với vòng quay tồn kho, so sánh giá gốc với giá trị có thể thực hiện (net realizable value). 

2.4. Đánh giá kiểm soát nội bộ: 

 - Kiểm toán viên đánh giá phân quyền kho, xem ai chịu trách nhiệm kiểm kê, ghi nhận, nhập-xuất.
 - Kiểm tra hệ thống kế toán, phần mềm nếu được sử dụng để xem có chỉnh sửa sổ tồn kho không.
 - Xem xét chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho, quy trình bảo quản, xử lý hàng lỗi/hư hỏng. 

2.5. Phản hồi, điều chỉnh và báo cáo:

 - Nếu phát hiện chênh lệch, kiểm toán viên yêu cầu điều chỉnh số tồn kho theo biên bản kiểm kê.
 - Nếu doanh nghiệp không điều chỉnh sai số trọng yếu, kiểm toán viên cân nhắc ý kiến kiểm toán (có thể là ý kiến ngoại trừ hoặc phủ định).
 - Kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán, nêu rõ các rủi ro, sai sót tồn kho, kiến nghị cải thiện kiểm soát kho.

3. Những sai sót phổ biến khi kiểm toán hàng tồn kho:

3.1. Lệch số liệu giữa kho – kế toán – sản xuất

 - Lệch số liệu giữa kho – kế toán – sản xuất là một trong những sai sót phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho. Tình trạng này xảy ra khi số liệu ghi nhận trên phiếu kho không khớp với dữ liệu trên phần mềm kế toán hoặc không phản ánh đúng lượng nguyên vật liệu thực tế đã được sử dụng trong quá trình sản xuất. Nguyên nhân thường đến từ việc các bộ phận hoạt động tách biệt, thiếu sự phối hợp và không thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ.
 - Bên cạnh đó, việc ghi chép thủ công, cập nhật chậm hoặc sai sót trong nhập liệu cũng có thể làm gia tăng chênh lệch giữa các hệ thống. Nếu không được kiểm soát kịp thời, sự lệch số này có thể dẫn đến sai lệch giá vốn, sai báo cáo tài chính và gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
 - Cách tránh:
   + Thiết lập quy trình đối chiếu ba bên (Kho – Kế toán – Sản xuất).
   + Khóa sổ theo chu kỳ để đảm bảo không chỉnh sửa dữ liệu lộn xộn.
   + Có biên bản xác nhận chênh lệch ngay khi phát sinh.

3.2. Ghi nhận sai thời điểm nhập – xuất (Cut-off Errors)

 - Ghi nhận sai thời điểm nhập – xuất (Cut-off Errors) là một trong những sai sót quan trọng trong quản lý hàng tồn kho và kế toán. Lỗi này xảy ra khi các nghiệp vụ nhập kho hoặc xuất kho không được ghi nhận đúng kỳ kế toán, ví dụ hàng đã xuất nhưng vẫn ghi nhận trong kỳ sau, hoặc hàng đã nhập nhưng lại ghi nhận vào kỳ trước. Điều này có thể dẫn đến tình trạng tồn kho bị “ảo”, doanh thu và giá vốn không phản ánh đúng thực tế, từ đó làm sai lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một rủi ro mà kiểm toán viên thường đặc biệt chú ý vì ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và tính chính xác của báo cáo tài chính. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, lỗi cut-off có thể làm doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả hoạt động trong từng kỳ kế toán.
 - Cách tránh:
   + Quy định thời điểm ghi nhận rõ ràng theo hợp đồng và biên bản giao nhận.
   + Rà soát cut-off vài ngày trước và sau ngày khóa sổ.
   + Đảm bảo chứng từ giao nhận phù hợp thời điểm chuyển giao rủi ro – lợi ích.

3.3. Kiểm kê không phản ánh đúng thực tế

 - Kiểm kê không phản ánh đúng thực tế là tình trạng khá phổ biến ở một số doanh nghiệp khi việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ mang tính hình thức, nhằm “đủ quy trình” hơn là để phản ánh chính xác số liệu. Trong trường hợp này, việc kiểm kê thường được thực hiện qua loa, không kiểm đếm đầy đủ, không đối chiếu giữa thực tế và sổ sách, hoặc không lập biên bản ghi nhận chênh lệch một cách rõ ràng. Điều này khiến kết quả kiểm kê không đáng tin cậy, làm giảm chất lượng thông tin kế toán và có thể che giấu các sai sót hoặc thất thoát trong kho.
 - Khi kiểm toán viên tham gia quan sát kiểm kê, những hạn chế này thường dễ dàng bị phát hiện, từ đó ảnh hưởng đến đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và mức độ tin cậy của báo cáo tài chính doanh nghiệp.
 - Cách tránh:
   + Tổ chức nhóm đếm độc lập với nhóm ghi chép.
   + Đánh dấu lô hàng đã kiểm, chụp ảnh để lưu bằng chứng.
   + Ghi rõ chênh lệch, lý do và đề xuất xử lý ngay sau kiểm kê.

3.4. Giá trị tồn kho sai do tính giá chưa chính xác

 - Các sai sót thường gặp:
   + Không cập nhật giá bình quân cuối kỳ.
   + Tồn kho âm dẫn đến sai giá xuất.
   + Không phản ánh lại giá khi có điều chỉnh.
 - Cách tránh:
   + Khóa giá bình quân theo tháng/quý.
   + Phân quyền hạn chế sửa giá hoặc sửa phiếu sau khóa sổ.
   + Kiểm tra định kỳ báo cáo tồn kho âm và xử lý ngay.

3.5. Không trích lập dự phòng giảm giá tồn kho

 - Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một sai sót thường gặp trong kế toán, đặc biệt ở các doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn hoặc vòng quay hàng chậm. Trong thực tế, nhiều mặt hàng đã tồn lâu năm, bị lỗi thời, hư hỏng hoặc khó tiêu thụ nhưng doanh nghiệp vẫn ghi nhận theo giá gốc mà không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá. Điều này dẫn đến việc giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính bị “thổi phồng”, không phản ánh đúng giá trị có thể thu hồi. Hậu quả là tài sản của doanh nghiệp bị đánh giá cao hơn thực tế, làm sai lệch lợi nhuận và gây rủi ro cho nhà đầu tư khi phân tích tình hình tài chính.
 - Cách tránh:
   + Phân loại hàng theo tuổi tồn (0–30 ngày, 30–90 ngày, >90 ngày).
   + Xác định danh mục hàng hư hỏng, chậm bán để ước tính mức trích lập.
   + Có biên bản đánh giá tình trạng hàng hóa để làm bằng chứng.

3.6. Nhầm lẫn hàng gửi bán – ký gửi – giữ hộ

 - Nhầm lẫn giữa hàng gửi bán, hàng ký gửi và hàng giữ hộ là một rủi ro thường gặp trong kế toán hàng tồn kho. Đây là những loại hàng hóa có đặc điểm khác nhau về quyền sở hữu, nhưng nếu không phân loại rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ ghi nhận sai trên sổ sách. Ví dụ, hàng ký gửi hoặc giữ hộ thực tế không thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng lại bị ghi nhận vào tồn kho, làm tăng giá trị tài sản không đúng thực tế.
 - Ngược lại, hàng gửi bán đã thuộc sở hữu doanh nghiệp nhưng chưa được tiêu thụ cũng có thể bị ghi nhận sai thời điểm. Những sai sót này dẫn đến việc số liệu tồn kho bị sai lệch, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và khả năng đánh giá đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp. .
 - Cách tránh:
   + Mở sổ chi tiết riêng cho hàng gửi bán, hàng gia công, hàng giữ hộ.
   + Yêu cầu đối tác xác nhận số lượng định kỳ.
   + Kiểm tra kỹ điều khoản hợp đồng để xác định ai sở hữu hàng.

3.7. Quy trình nội bộ yếu, thiếu luồng phê duyệt

 - Quy trình nội bộ yếu và thiếu luồng phê duyệt là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sai sót trong quản lý hàng tồn kho. Ở một số doanh nghiệp, quy trình mua – nhập – xuất hàng hóa không được thiết lập rõ ràng hoặc không được tuân thủ nghiêm ngặt, chẳng hạn như thiếu phiếu đề xuất mua hàng, không có đầy đủ chữ ký phê duyệt hoặc chứng từ được lập bổ sung sau khi hàng hóa đã được giao nhận. Điều này làm giảm tính minh bạch trong kiểm soát nội bộ, tạo kẽ hở cho sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra.
 - Khi kiểm toán, những thiếu sót trong quy trình này thường dễ dàng bị phát hiện và sẽ khiến kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát cao hơn, từ đó ảnh hưởng đến phạm vi và mức độ kiểm tra chi tiết trong quá trình kiểm toán.
 - Cách tránh:
   + Chuẩn hóa quy trình từ yêu cầu mua → phê duyệt → nhập kho → xuất kho → kiểm kê.
   + Áp dụng phần mềm để giảm phụ thuộc vào con người và hạn chế lỗi nhập liệu.
   + Tự làm “pre-audit” trước kỳ kiểm toán để phát hiện điểm yếu trong quy trình.

4. Khuyến nghị và khắc phục: 

 - Kiểm toán viên nên tham gia kiểm kê định kỳ hoặc ít nhất chứng kiến kiểm kê cuối năm để đảm bảo bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy.
 - Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách kiểm kê kho rõ ràng, phân quyền trách nhiệm nhập-xuất, bảo quản và kiểm kê.
 - Áp dụng phần mềm kho, ERP để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực và giảm sai sót do thủ công.
 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ, đặc biệt với hàng dễ hỏng, lỗi thời hoặc tồn lâu.
 - Đào tạo nhân viên kho và kế toán về tầm quan trọng kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho đúng thực tế.

Nguồn: Công tác kiểm kê HTK trong kiểm toán BCTC - MISA AMIS

https://amis.misa.vn/104880/cong-tac-kiem-ke-htk-trong-kiem-toan-bctc-va-cac-thu-tuc-lien-quan-theo-chuan-muc-kiem-toan-hien-hanh/