Vốn điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần: Quy định, thời hạn góp vốn và thủ tục tăng vốn

AGS ha btt

17 thg 6, 2020

Khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, việc lựa chọn và quản lý vốn điều lệ là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, nghĩa vụ thuế và hình ảnh tài chính của doanh nghiệp. Hiểu đúng về khái niệm vốn điều lệ, thời hạn góp vốn, cách xử lý khi không góp đủ vốn và quy trình tăng vốn điều lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020 sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh và hạn chế rủi ro.

Bài viết dưới đây phân tích chi tiết vốn điều lệ công ty TNHH nhiều thành viên, vốn điều lệ công ty cổ phần, các hình thức chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, cũng như hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nội dung phù hợp với doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động hoặc chuẩn bị thành lập tại Việt Nam.

Vốn điều lệ là “nền móng tài chính” của doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần. Việc góp vốn đúng hạn, quản lý phần vốn góp và thực hiện tăng vốn điều lệ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao uy tín với đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý nhà nước. Bài viết này tổng hợp các quy định quan trọng về:

Vốn điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên (Công ty TNHH nhiều thành viên);
Vốn điều lệ công ty cổ phần và các hình thức tăng vốn điều lệ;
Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ;
Một số lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp hạn chế rủi ro.

CĂN CỨ PHÁP LÝ: Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

1. Vốn điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên

Tại công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (Công ty TNHH nhiều thành viên), vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Mỗi thành viên sẽ đăng ký phần vốn góp cụ thể, thể hiện trong:

Điều lệ công ty;
Danh sách thành viên;
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

1.1. Thời hạn góp vốn

Theo khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi công ty được Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các thành viên có:

90 ngày để góp đủ phần vốn đã cam kết;
Đồng thời hoàn tất các thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn sang cho công ty.

Thời hạn 90 ngày không bao gồm:

Thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn;
Thời gian làm thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản.

1.2. Quyền và nghĩa vụ của thành viên trong thời hạn góp vốn

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

Quyền và nghĩa vụ của mỗi thành viên được tính theo tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết (không phụ thuộc vào việc đã góp đủ hay chưa);
Thành viên đã cam kết góp vốn vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong giai đoạn này.

Điều này có nghĩa là, dù thực tế chưa góp đủ tiền/tài sản, thành viên vẫn bị xem là chịu trách nhiệm như đã góp đủ, cho đến khi công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ.

1.3. Thay đổi loại tài sản góp vốn

Khi đăng ký phần vốn góp, mỗi thành viên phải:

Nêu rõ loại tài sản sẽ dùng để góp vốn (tiền, tài sản hữu hình, quyền sở hữu trí tuệ…);
Góp vốn đúng loại tài sản đã cam kết.

Nếu thành viên muốn thay đổi loại tài sản góp vốn (ví dụ: từ máy móc sang tiền mặt) thì phải:

Được sự chấp thuận của đa số các thành viên còn lại (trên 50% số thành viên còn lại);
Thực hiện điều chỉnh trong Điều lệ và các sổ sách liên quan (nếu cần).

1.4. Giấy chứng nhận phần vốn góp

Sau khi thành viên hoàn tất việc góp vốn, công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ cấp cho thành viên:

Giấy chứng nhận phần vốn góp – ghi nhận chính thức tư cách và tỷ lệ vốn góp của thành viên trong công ty.

Giấy chứng nhận phần vốn góp là chứng từ rất quan trọng. Trường hợp:

Bị mất, hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác,

thành viên có quyền yêu cầu công ty cấp lại theo trình tự, thủ tục được quy định tại Điều lệ công ty (theo khoản 7 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020).

1.5. Trường hợp không góp vốn hoặc góp vốn không đủ

Sau khi hết thời hạn 90 ngày góp vốn:

Thành viên chưa góp hoặc góp không đủ phần vốn đã cam kết sẽ bị coi là không góp vốn hoặc góp không đủ vốn;
Công ty TNHH nhiều thành viên phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ với Phòng Đăng ký kinh doanh.

Thời hạn đăng ký thay đổi vốn điều lệ:
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn góp vốn hợp lệ. Trong khoảng thời gian này:

Thành viên không góp vốn hoặc góp không đủ vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trước ngày công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ;
Đồng thời, tỷ lệ phần vốn góp và tư cách thành viên có thể được điều chỉnh lại theo vốn thực góp.

2. Vốn điều lệ công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán;
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty (khoản 1 Điều 112).

Như vậy, với công ty cổ phần:

Cổ phần là “đơn vị” thể hiện phần vốn góp của cổ đông;
Vốn điều lệ gắn liền với số lượng và mệnh giá cổ phần đã bán/đã đăng ký mua.

3. Các trường hợp tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể tăng vốn điều lệ nhằm:

Mở rộng sản xuất kinh doanh;
Tăng năng lực tài chính, cải thiện hệ số an toàn vốn;
Thu hút thêm nhà đầu tư chiến lược.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần tăng vốn điều lệ chủ yếu thông qua hoạt động chào bán cổ phần.

3.1. Hình thức chào bán cổ phần

- Chào bán cổ phần là gì?
Là việc công ty tăng thêm số lượng cổ phần (và có thể là loại cổ phần) được quyền chào bán để tăng vốn điều lệ.
- Các hình thức chào bán cổ phần:
- + Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu (ưu tiên mua theo tỷ lệ sở hữu);
- + Chào bán cổ phần riêng lẻ cho nhà đầu tư xác định trước (nhà đầu tư chiến lược, nhà đầu tư chuyên nghiệp…);
- + Chào bán ra công chúng – áp dụng với công ty đại chúng, niêm yết, theo quy định pháp luật chứng khoán.
- Chào bán cổ phần ra công chúng, chào bán cổ phần của công ty đại chúng thực hiện theo luật chứng khoán chuyên ngành.
- Sau khi hoàn thành đợt chào bán, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kết thúc đợt bán cổ phần.

4. Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Khi công ty cổ phần thực hiện tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh. Hồ sơ cơ bản bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký;
- Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi/tăng vốn điều lệ;
- Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (nếu có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài phải làm thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo Luật Đầu tư).

4.1. Trường hợp Đại hội đồng cổ đông giao HĐQT đăng ký tăng vốn sau mỗi đợt bán cổ phần

Trong nhiều trường hợp, Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) có thể:

Quyết định chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ;
Đồng thời ủy quyền cho Hội đồng quản trị (HĐQT) thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần.

Khi đó, ngoài Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ còn phải có:

- Nghị quyết và bản sao biên bản họp ĐHĐCĐ về việc chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, trong đó:
- Ghi rõ số lượng cổ phần chào bán;
- Giao HĐQT thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán.
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp HĐQT về việc đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của Phòng Đăng ký kinh doanh (nếu có).

(Căn cứ khoản 1, khoản 3 Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

5. Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Quy trình cơ bản gồm 2 bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Công ty cổ phần:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu tại mục 4;
Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (tăng vốn điều lệ) đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính (trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp).

Bước 2: Giải quyết hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi nhận hồ sơ:

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận;
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
Nếu hợp lệ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó cập nhật vốn điều lệ đã thay đổi;
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

(Căn cứ khoản 1, khoản 5 Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

6. Một số lưu ý thực tiễn khi góp vốn và tăng vốn điều lệ

Để tối ưu và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên lưu ý:

Góp vốn đúng hạn, đúng loại tài sản đã cam kết để tránh:
- Phải điều chỉnh giảm vốn điều lệ;
- Phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với thành viên/cổ đông không góp đủ vốn.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ góp vốn: hợp đồng góp vốn, chứng từ chuyển tiền, biên bản bàn giao tài sản, chứng nhận vốn góp/cổ phần…
Không nên đăng ký vốn điều lệ quá cao so với khả năng tài chính thực tế, vì:
- Vẫn phải góp đủ trong 90 ngày (TNHH) hoặc theo cam kết mua cổ phần (CTCP);
- Tăng rủi ro trách nhiệm khi phát sinh nghĩa vụ tài chính.
Đăng ký thay đổi vốn điều lệ đúng thời hạn (10 ngày kể từ ngày hoàn tất thay đổi) để:
- Tránh bị phạt hành chính;
- Đảm bảo thông tin pháp lý khớp với thực tế hoạt động và báo cáo tài chính.
Tham khảo ý kiến chuyên gia (luật sư, tư vấn thuế – kế toán) khi:
- Có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài;
- Tăng vốn bằng hình thức phức tạp (góp bằng tài sản, chuyển nợ thành vốn góp, chào bán riêng lẻ, ESOP…).

7. Câu hỏi thường gặp

7.1. Không góp đủ vốn trong 90 ngày có bị mất tư cách thành viên không?

Thành viên không góp hoặc góp không đủ vốn trong 90 ngày:

Có thể bị điều chỉnh giảm tỷ lệ phần vốn góp hoặc bị loại bỏ tư cách thành viên (tùy Điều lệ và quyết định của Hội đồng thành viên);
Nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn đã cam kết đối với nghĩa vụ tài chính phát sinh trước khi công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ.

7.2. Tăng vốn điều lệ có làm tăng thuế môn bài không?

Có. Khi vốn điều lệ tăng vượt một ngưỡng nhất định (ví dụ từ dưới 10 tỷ lên trên 10 tỷ), mức thuế môn bài phải nộp hằng năm cũng thay đổi tương ứng theo bậc vốn điều lệ.

7.3. Có nên tăng vốn điều lệ quá cao để “đẹp hồ sơ” không?

Không nên. Doanh nghiệp nên lựa chọn mức vốn:

Phù hợp với quy mô, kế hoạch kinh doanh;
Đủ để đáp ứng yêu cầu của đối tác, ngân hàng;
Nhưng vẫn trong khả năng góp vốn thực tế của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông.

8. Kết luận

Quản lý vốn điều lệ một cách bài bản là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững, từ giai đoạn thành lập cho đến khi mở rộng quy mô. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc góp vốn đúng thời hạn, đúng loại tài sản và xử lý kịp thời trường hợp không góp đủ vốn giúp giảm thiểu tranh chấp nội bộ và rủi ro pháp lý. Đối với công ty cổ phần, hiểu rõ các hình thức chào bán cổ phần, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục tăng vốn điều lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020 là điều kiện tiên quyết để thu hút nhà đầu tư và nâng cao năng lực tài chính.

Trong bối cảnh pháp luật doanh nghiệp thường xuyên được cập nhật, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát lại mức vốn điều lệ, tình trạng góp vốn thực tế và hồ sơ pháp lý liên quan, đồng thời tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý – thuế – kế toán khi có kế hoạch điều chỉnh hoặc tăng vốn điều lệ. Việc chủ động tuân thủ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro xử phạt, mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trong mắt đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý nhà nước – một yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.