Kỹ năng Excel cơ bản mà bạn nên biết (Phần 1)

I. Lưu và mở tệp làm việc Excel

Lưu và mở sổ làm việc Excel cũng giống như bạn thao tác trong bất kỳ ứng dụng nào khác.

Khi bạn nhấp vào tab File trên thanh công cụ, nó sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn để lưu tệp như Save và Save As.

Khi bạn nhấp vào thẻ Save As, hộp thoại lưu dưới dạng sẽ mở ra, ở đây bạn có thể chọn vị trí lưu và chọn định dạng cho tệp lưu để sử dụng cho mục đích sau này.

Các định dạng lưu file mà Excel cung cấp cho người dùng

Về cơ bản, Excel có các phần mở rộng tệp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để lưu tệp làm việc.

Bạn sử dụng các bước trên nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên. Tuy nhiên, trong trường hợp, tệp đã được lưu trên thiết bị thì bạn chỉ cần nhấp tổ hợp phím Ctrl + S hoặc biểu tượng đĩa lưu trên Excel để lưu các thay đổi.

Theo cách tương tự, nếu bạn muốn mở một tệp được lưu trên hệ thống của mình, bạn có thể chuyển đến tab File trên thanh công cụ và nhấp vào thẻ Open.

Tại đây, bạn sẽ thấy các file Excel mà bạn đã làm việc gần đây, muốn chọn file nào thì bạn nhấp chuột vào file đó để mở.

Hoặc bạn nhấp chọn vào Computer và chọn Browse để chọn thêm file tại các vị trí khác nhau trong thiết bị của bạn.

II. Quản lý Trang tính Excel

Mỗi tệp làm việc bao gồm các trang tính nơi bạn có thể thêm dữ liệu của mình và phân tích nó. Mỗi khi bạn mở tệp làm việc Excel, bạn có thể thấy có các tab ở cuối cửa sổ.

Để chèn một trang tính mới, chỉ cần nhấp vào nút dấu cộng hoặc sử dụng tổ hợp phím SHIFT + F11.

Và nếu bạn muốn xóa một trang tính, chỉ cần nhấp chuột phải vào tab trang tính và sau đó chọn Delete hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + H + D + S.

Nhưng có một điều bạn cần chú ý là một khi bạn xóa một trang tính, bạn không thể lấy lại nó.

III. Định dạng ô tính Excel

Trong Excel, bạn có một loạt các tùy chọn trên tab.

1. Nhóm phông chữ (Font) cung cấp cho người dùng các tùy chọn để định dạng phông chữ như: in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi kiểu phông chữ, kích thước và màu sắc của chữ cũng như màu của ô tính Excel.
2. Nhóm Alignment hỗ trợ bạn xác định căn chỉnh của văn bản, khoảng cách lề, hợp nhất ô và ngắt văn bản.
3. Tại nhóm Number, bạn có thể áp dụng định dạng cho các giá trị trong ô tính Excel như định dạng tiền tệ, định dạng văn bản, định dạng số, v.v.

Ngoài các tùy chọn trên, bạn cũng có thể mở tùy chọn định dạng ô bằng cách nhấp chuột phải vào ô và chọn tùy chọn định dạng hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1.

IV. Chức năng in ấn trong Excel

Khi bạn đến tab File, bạn có thể thấy có một nút Print bao gồm tất cả các tùy chọn in mà bạn có thể sử dụng để in dữ liệu từ trang tính.

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + P để mở tùy chọn in và khi bạn mở nó, bạn có thể thấy các tùy chọn sau ở đó:

Print: In file của bạn
Set Print Area: Chọn vùng in trong Excel
Copies: Số lượng bản in
Printer: Chọn thiết bị i
Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại và các sheet được chọn
Page...to...: Phạm vi trang ĩn được chọn.
Collated: In lần lượt hết số trang bản thứ nhất rồi tới bản thứ 2.
Uncollated: In lần lượt hết trang thứ 1 của tất cả các bản copy xong mới chuyển sang trang kết tiếp.
Portrait Orientation: Hướng giấy dọc.
Landscape Orientation: Hướng giấy ngang.
A4/ Letter: Cỡ giấy
Normal Margins: Căn lề
Print Titles: Cài đặt tiêu đề và lặp lại tiêu đề cho tất cả các trang
Scale: Điều chỉnh kích cỡ Sheet phù hợp với trang in

No Scaling: Giữ nguyên kích cỡ sheet
Fit sheet on One Page: Đặt toàn bộ sheet vào 1 trang in
Fit All Columns on One Page: Đặt toàn bộ các cột trong sheet vào 1 trang in
Fit All Rows on One Page: Đặt toàn bộ các dòng trong sheet vào 1 trang in
Custom Scaling Options: Tự điều chỉnh kích cỡ sheet khi in

V. Các hàm Excel cơ bản

Sức mạnh lớn nhất của Excel là các hàm mà bạn có thể sử dụng để thực hiện nhiều phép tính. AGS sẽ giới thiệu cho bạn 10 hàm Excel cơ bản nhất định phải biết nhé:

1. SUM: Với hàm này, bạn có thể tính tổng các giá trị từ nhiều ô hoặc bạn cũng có thể nhập giá trị trực tiếp để tính tổng vào hàm.

=SUM (num1,num2, ... num_n)

Trong đó: num1, num2, ... num_n biểu thị cho những số sẽ tính tổng.

=SUM(CellRange1,CellRange2,...CellRange_n)

Trong đó: CellRange1, CellRange2,... CellRange_n là những cột số.

2. COUNT: Hàm này trả về số lượng các giá trị số trong một ô. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có giá trị hoặc chỉ cần chèn giá trị vào đó.

=COUNT(value1, [value 2],...)

Trong đó:

Value1 Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
Value2, ... Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.

3. AVERAGE: Nó trả về giá trị trung bình của các giá trị số. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có các giá trị hoặc chỉ cần chèn chúng vào hàm.

=AVERAGE(number1, [number2],...)

Trong đó:

Number1 Bắt buộc. Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
Number2, ... Tùy chọn. Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa 255.

4. TIME: Nó trả về một số sê-ri thời gian hợp lệ theo định dạng thời gian của Excel.

=TIME(hour, minute, second)

Trong đó:

Hour (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 chỉ giờ. Mọi giá trị lớn hơn 23 sẽ được chia cho 24 và phần còn lại sẽ được coi là giá trị giờ.
Minute (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện phút. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ.
Second (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện giây. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ, phút.

Ví dụ, TIME(0,0,2000) = TIME(0,33,22) = ,023148 hoặc 12:33:20 SA

5. DATE: Nó trả về một ngày hợp lệ (số sê-ri ngày) theo định dạng thời gian của Excel bằng cách sử dụng ngày, tháng và năm.

=DATE(year,month,day)

Trong đó:

Year: Số chỉ số năm.
Month: Số chỉ số tháng.
Day: Số chỉ số ngày.

Nếu Year lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 1899 thì Excel sẽ tự động cộng thêm 1900 vào để tính.
Nếu Year từ 1900 đến 9999 thì Excel sẽ dùng số đó làm năm cần tính.
Nếu Year nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn hoặc bằng 10000 thì Excel sẽ báo lỗi #NUM!.
Nếu Month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự quy đổi thành 12 bằng một năm và tăng số năm lên.
Nếu Month nhỏ hơn 1 thì Excel sẽ tự quy đổi -12 bằng 1 năm và giảm số năm đi.
Nếu Day lớn hơn số ngày của tháng thì Excel sẽ quy đổi thành số ngày nhiều nhất của tháng cho phù hợp và tăng số tháng lên, nếu số tháng lớn hơn 12 tháng thì số năm cũng được tăng lên.

6. LEFT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một ô / chuỗi bắt đầu từ bên trái. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.

=LEFT(text,[num_chars])

Trong đó:

Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm LEFT trích xuất từ bên trái:

Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;
Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ văn bản;
Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

7. RIGHT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một chuỗi bắt đầu từ bên phải. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.

=RIGHT(text,[num_chars])

Trong đó:

Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm RIGHT trích xuất từ bên phải:

Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;

Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm RIGHT trả về toàn bộ văn bản;

Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

8. VLOOKUP: Nó tìm kiếm một giá trị trong một cột và có thể trả về giá trị đó hoặc một giá trị từ các cột tương ứng.

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

Lookup_value (Bắt buộc) : Giá trị dùng để dò tìm
Table_array (Bắt buộc): Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước.
Col_index_num (Bắt buộc): Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
Range_lookup (Tùy chọn): Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

9. IF : Hàm kiểm tra một điều kiện, trả về một giá trị khi điều kiện cụ thể là TRUE và trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó là FALSE.

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trong đó:

Logical_test: Điều kiện
Value_if_true: Giá trị trả về nếu thoả mãn điều kiện
Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thoả mãn điều kiện

10. NOW: Nó trả về ngày và giờ hiện tại (sử dụng cài đặt hệ thống của thiết bị) trong ô mà bạn nhập hàm.

=NOW()

11. MOD Hàm chia lấy phần dư và QUOTIENT Hàm chia lấy phần nguyên

Đây là 2 hàm chia nâng cao trong Excel giúp bạn lấy phần dư hoặc phần nguyên của các phép chia không hết. Đồng thời, bạn có thể sử dụng chúng để kiểm tra xem đó có phải là phép chia hết không.

=MOD(number, divisor)

=QUOTIENT(numerator, denominator)