Kỹ năng Excel cơ bản mà bạn nên biết (Phần 2)

VI. Vẽ biểu đồ trong Excel

Biểu đồ là công cụ thể hiện tốt nhất các dữ liệu khi trình bày, thuyết trình. Trong Excel, tại nhóm Chart trong tab Insert, bạn tìm thấy một danh sách các biểu đồ đa dạng, đẹp mắt, có sẵn để sử dụng.

Nhưng để tạo biểu đồ trong Excel, bạn cần có dữ liệu ở định dạng phù hợp và sau đó bạn cần chọn đúng loại biểu đồ để thể hiện tốt nhất các đặc tính của dữ liệu.

Ví dụ: Nếu bạn có dữ liệu bán hàng trong 12 tháng như sau:

Bạn có thể tạo biểu đồ cột để trình bày dữ liệu hàng tháng này. Kết quả:

Hoặc bạn sử dụng biểu đồ đường nếu bạn muốn hiển thị xu hướng trong 12 tháng:

Bên cạnh đó, Excel cung cấp chức năng Recommended Charts (biểu đồ được đề xuất), đây là cách tối ưu nhất để bạn biết được loại biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu của bạn.

Tất cả những việc bạn phải làm là chọn vùng dữ liệu muốn tạo biểu đồ và nhấp vào nút Recommended Charts trên thanh công cụ, sau đó chọn loại biểu đồ theo ý mình.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu đồ như thay đổi màu sắc, tỉ lệ, định dạng tại tab Design và tab Format.

VII. Sắp xếp dữ liệu trong Excel

Excel cung cấp cho bạn một chức năng mạnh mẽ để sắp xếp dữ liệu. Để mở chức năng sắp xếp, bạn cần chuyển đến tab Data và sau đó nhấp vào nút Sort.

Tại đây, bạn có 3 tùy chọn sắp xếp:

1. Sort by: Cột được sử dụng làm cơ sở sắp xếp.

2. Sort on: Trong danh sách thả xuống, bạn có 4 tùy chọn khác nhau để sắp xếp các giá trị.

Cell Values: Giá trị ô
Cell Color: Màu ô
Font Color: Màu phông chữ
Conditional Formatting: Định dạng có điều kiện.

3. Order: Thứ tự sắp xếp hoặc một thứ tự tùy chỉnh.

Bạn cũng có thể sử dụng thêm nhiều cấp độ sắp xếp. Nếu bạn muốn thêm một cấp độ sắp xếp mới, chỉ cần nhấp vào Add Level và sau đó xác định tất cả ba tùy chọn mà chúng ta đã nói ở trên.

VIII. Chức năng Find and Replace (Tìm và thay thế) trong Excel

Các phím tắt để mở chức năng Find (tìm) là Control + F và Find & Replace (tìm và thay thế) là Control + R. Hoặc nhấp vào tab Home > Editing > Find & Select > Find.

Tại hộp thoại Find and Replace, hãy nhập giá trị bạn muốn tìm trong thanh nhập liệu Find what và trong Replace with, hãy nhập giá trị mà bạn muốn thay thế.

Find All: Khi chọn tùy chọn này Excel sẽ mở 1 danh sách liệt kê tất cả những dữ liệu có sự xuất hiện của giá trị tìm kiếm. Bạn có thể chọn bất cứ mục nào trong danh sách và Excel sẽ chuyển tới vị trí tương ứng với lựa chọn của bạn. Cách này phù hợp với những bảng tính có số lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn.

Find Next: Tại đây các giá trị sẽ xuất hiện lần lượt từ đầu tới cuối bảng tính. Excel sẽ hiển thị ô đầu tiên có xuất hiện giá trị tìm kiếm, sau đó bạn nhấn chuột vào Find Next để chuyển sang giá trị thứ 2 và tiếp tục nhấn chuột để lần lượt hiện ra các giá trị tiếp theo.

Và khi bạn nhấp vào nút tùy chọn, bạn sẽ thấy rằng có một số tùy chọn nâng cao mà bạn có thể sử dụng.

1. Thực hiện tìm và thay thế phân biệt chữ hoa chữ thường.
2. Tìm và thay thế trong toàn bộ sổ làm việc.
3. Tìm và thay thế bằng cách sử dụng định dạng ô.
4. Tìm các giá trị từ các bình luận và ghi chú.

IX. Tùy chọn Paste Special (Dán đặc biệt) trong Excel

Chức năng dán đặc biệt cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn cách bạn dán các giá trị vào một ô tính Excel.

Để mở tùy chọn dán đặc biệt, bạn cần đi đến tab Home, sau đó nhấp vào menu thả xuống Paste và nhấp vào Paste Special.

Hoặc bạn có thể nhấp vào nhấp chuột phải vào vị trí muốn dán và chọn Paste Special.

Tại đây, bạn lựa chọn các tùy chọn được hiển thị ngay tại Paste, hoặc mở rộng các tùy chọn dán tại Paste Special

Trong hộp thoại Paste Special, bạn có nhiều tùy chọn có thể sử dụng.

Giả sử, bạn có một ô chứa công thức Excel, nhưng bạn chỉ muốn sao chép và dán giá trị kết quả từ ô đó. Trong trường hợp này, chỉ cần sao chép ô đó và sử dụng các tùy chọn dán trong mục "Values".

Hoặc nếu bạn muốn sao chép và dán định dạng từ ô này sang ô khác, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Formats”.

X. Phím tắt trong Excel

Từ Excel 2007 đến Excel 2019, bạn có thể xem các phím tắt bằng cách nhấn phím ALT. Tại đây, Excel sẽ hiển thị các phím tắt cho các tùy chọn có trên thanh công cụ giống như bên dưới và bạn có thể dễ dàng, nhanh chóng thao tác với các phím tắt này.