Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác

1. Sự cần thiết của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho và sự lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vậy nên việc báo cáo thường xuyên hơn về số lượng hàng hóa theo kế hoạch sẽ luôn giúp người quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch nhập hàng hóa tốt hơn, kịp tiến độ mà nguồn vốn vẫn tự động xoay vòng.

Bên cạnh đó quy trình kiểm kê hàng tồn kho còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Việc không kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn tới việc hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi khi là không sử dụng được. Điều này làm mất đi giá trị thực của sản phẩm và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp.

Ngoài ra, một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Đặc biệt hàng hóa có khối lượng càng lớn thì doanh nghiệp sẽ chịu thêm các khoản phụ phí về không gian, điện, nước, nhân công... để có thể duy trì. Do đó, muốn giảm bớt được chi phí thì bạn sẽ cần kiểm kê được hàng tồn hiệu quả.

2. Chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho

2.1 Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

• Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. Hoặc hàng hóa mới được nhập thêm nên để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang được kiểm kê.
• Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này, hoặc trong một số trường hợp thì người quản lý sẽ làm việc trực tiếp.
• Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,...

2.2 Các bước quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo đặc thù kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp.

• Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú...
• Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác.
• Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác.
• Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết.
• Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.
• Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất.
• Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì bạn giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

• Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.
• Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp...

3. Gợi ý về cách kiểm kê hàng tồn kho nhanh

3.1 Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện hàng ngày hoặc vài ngày, vài tuần cũng như theo từng đợt xuất nhập hàng hóa. Cách thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có sản phẩm giá trị cao, ít loại mặt hàng như các doanh nghiệp chuyên về thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng, doanh nghiệp xây lắp… Chủ doanh nghiệp có thể hạn chế được sai lệch và thất thoát, tuy nhiên việc này cũng sẽ làm tiêu tốn khá nhiều nhân lực và thời gian. Bộ phận kế toán cũng sẽ chịu áp lực lớn hơn về số lượng công việc.

3.2 Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện theo kế hoạch cụ thể theo tháng, quý hay năm, hoặc chu kỳ mà doanh nghiệp có sự quy ước theo thời gian cụ thể. Cách thức này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị trung bình, các sản phẩm đa dạng về chủng loại... Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, và giảm bớt đi được công việc kế toán. Giúp họ “dễ thở’ hơn so với hình thức kiểm kê thường xuyên nhưng nhược điểm là sẽ khó phát hiện sai sót do thời gian cách xa giữa các đợt kiểm kê.

3.3 Một số gợi ý khác