Working paper và những điều bạn cần biết!

AGS Mai Nhi

21 thg 3, 2024

Trong quá trình làm việc cũng như sinh hoạt hằng ngày thì bạn không thể nào thiếu các loại giấy tờ dùng đến trong công việc như một cách xác nhận thông tin cần thiết. Các loại giấy tờ này ở mỗi ngữ cảnh được sử dụng thì nó mang một ngữ nghĩa khác nhau nhưng chúng được gọi chung là Working paper.

Working paper là khái niệm được sử dụng nhiều trong nhiều ngành và với mỗi ngành thì working paper lại mang một ý nghĩa khác. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu working paper là gì trong chuyên ngành kế - kiểm bạn nhé!

1. Khái niệm về working paper

Theo tra cứu thông tin về định nghĩa của working paper thì với mỗi ngành nghề hay lĩnh vực thì nó lại mang một ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung thì working paper đều chỉ đến một loại giấy tờ cụ thể được sử dụng như một cách xác nhận các thông tin cần thiết.

1.1. Trong ngành luật

Working paper khi sử dụng trong một số trường hợp để xác nhận trước pháp luật thì nó được hiểu là tài liệu chính thức cho phép một người từ nước ngoài hoặc dưới 16 tuổi được tuyển dụng hay hiểu đơn giản thì nó là xác nhận cho việc các trẻ em dưới tuổi vị thành niên được phép đi làm khi chưa đủ 16 tuổi.

1.2. Trong ngành kỹ thuật

Là một bài báo khoa học hoặc kỹ thuật sơ bộ. Thông thường, các tác giả sẽ phát hành các bài viết để chia sẻ ý tưởng về một chủ đề hoặc để khơi gợi phản hồi trước khi gửi đến một hội nghị đánh giá ngang hàng hoặc tạp chí học thuật. Tài liệu làm việc thường là cơ sở cho các công việc liên quan, và bản thân chúng có thể được trích dẫn bằng các bài báo đánh giá ngang hàng. Họ có thể được coi là văn học màu xám.

1.3. Trong chuyên ngành kiểm toán

Một trong những khái niệm được sử dụng nhiều hiện nay của working paper là được sử dụng nhiều trong ngành kiểm toán. Working paper được dịch nghĩa là khái niệm chỉ giấy tờ làm việc kiểm toán.

Đây là tài liệu cần thiết về kiểm toán báo cáo tài chính của công ty, các giấy tờ làm việc là tài sản của công ty kế toán tiến hành kiểm toán. Các giấy tờ này được chính thức gọi là Tài liệu kiểm toán hoặc đôi khi là tệp kiểm toán. Các tài liệu đóng vai trò là bằng chứng của các thủ tục kiểm toán được thực hiện, bằng chứng thu được và kết luận hoặc ý kiến mà kiểm toán viên đạt được.

Working paper được hiểu như là giấy tờ làm việc, thường được coi là bằng chứng đem ra để đánh giá hiệu quả và kỹ năng làm việc của thực tập sinh các trợ lý kiểm toán, nhưng không phải ai cũng biết điều này cũng như trang bị đầy đủ các kỹ năng làm việc và trình bày working paper sao cho khoa học và cẩn thận.

2. Nội dung cơ bản cần có trong các Working paper

Giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên bao gồm nhiều nội dung để thể hiện các thông tin cần thiết. Người làm kế toán cần có những kỹ năng và cách trình bày giấy tờ đạt chuẩn cũng như cần xây dựng Working paper sao cho đầy đủ nội dung theo yêu cầu. Thông thường Working paper đạt chuẩn sẽ gồm các nội dung như sau:

A descriptive heading: đây là mục tiêu đề của giấy tờ chứa phần mô tả thông tin và thông thường trong mục A descriptive heading sẽ chưa tên khách hàng, mục tiêu, ngày tháng thực hiện cuộc kiểm toán.

Indexing: đây là lập chỉ mục, người lập biểu mẫu Working paper cần chú ý việc đánh ký hiệu giấy tờ làm việc nhằm mục đích phân biệt giữa các loại và thứ tự giấy tờ.

Cross-referencing: có nghĩa là tham khảo chéo, các kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh tham chiếu giữa các giấy tờ làm việc với nhau để có sự so sánh giữa các loại giấy tờ và báo cáo thu chi.

Tick mark: đánh dấu. Các ký hiệu chính sẽ được người lập Working paper chú ý chú thích và dùng các ký hiệu đánh dấu trên thông tin.

The source of the information: Nguồn thông tin, các kiểm toán viên khi điền nội dung cần xác nhận nguồn cung cấp thông tin cũng như trích dẫn nguồn để có thể tiện hơn trong việc theo dõi.

A conclusion: Kết luận kiểm toán.

3. Working paper được dùng để làm gì?

Đối với thực tập sinh kiểm toán: Sau mỗi công việc, thực tập sinh đều phải làm working paper và nộp lại cho senior, đây gần như là điều kiện bắt buộc để được thông qua kỳ thực tập, để tránh những bỡ ngỡ trong thời gian đầu, những thực tập sinh kiểm toán nên dành thời gian trước kỳ thực tập tìm hiểu về chu trình kiểm toán khép kín cũng như các thủ tục định khoản. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu cách lập working paper cũng là điều cần chú ý, dưới đây là tên 5 bộ Working paper mà có thể bạn sẽ phải dùng đến, cùng tìm hiểu 5 bộ Working paper dưới đây để có thể trình bày các mục nội dung nhanh, khoa học và rõ ràng các phần nội dung cần thiết để có thể có được Working paper hoàn chỉnh nhất nộp cho senior của mình.

Với vị trí trợ lý kiểm toán, trong thời gian đầu làm việc thì các thực tập kiểm toán sẽ được kiểm toán viên trong doanh nghiệp hỗ trợ trong quá trình làm việc. Trong việc hoàn thành hồ sơ kiểm toán cho khách hàng cũng như phối hợp cùng kiểm toán viên và các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp thực hiện các công việc hậu cần cho mỗi hợp đồng kiểm toán, các công việc nội bộ các thực tập kiểm toán sẽ được chỉ dạy các thao tác làm việc, các giấy tờ cần làm trong quá trình kiểm toán, khi đó bạn cũng sẽ được phối hợp với trưởng nhóm kiểm toán để thực hiện quá trình kiểm toán từ khâu lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán đến khâu tổng hợp, lập các báo cáo kiểm toán.

4. Các loại working paper cơ bản

Sẽ có 5 loại working paper mà các bạn thường gặp:

Working paper Cash Section: Giấy tờ làm việc liên quan đến bộ phận tiền mặt

Working paper Prepaid Section: Giấy tờ làm việc liên quan đến chi phí trả trước, phần trả trước.

Working paper Property Section: Giấy tờ làm việc liên quan đến phần tài sản cố định.

Working paper Salary Section: Giấy tờ làm việc liên quan đến phần chi phí lương.

Working paper Trade Receivable Section: Giấy tờ làm việc liên quan đến bộ phận phải thu thương mại trong doanh nghiệp.

Đây là 5 loại Working paper cơ bản mà bất cứ kế toán viên hay thực tập sinh kế toán đều cần phải thực hiện qua trước khi trở thành nhân viên chính thức hay trở thành kế toán viên chuyên nghiệp. Ngoài 5 bộ Working paper cơ bản này thì trong quá trình làm việc các kiểm toán viên sẽ gặp nhiều hơn các loại Working paper khác nhau với nhiều tên gọi và nội dung mỗi loại sẽ có sự khác nhau nhất định nhưng thường sẽ chứa các mục nội dung cơ bản cần có trong Working paper như đã kể ở mục trên.