10 điều cần phải làm ngay khi phụ trách truyền thông nội bộ

1. Lên kế hoạch sớm

Hãy chuẩn bị một kế hoạch cụ thể càng sớm càng tốt, bao gồm cả việc bàn giao lẫn tiếp nhận công việc mới. Trước khi bước qua cánh cửa, hãy thử hình dung điều gì ở đằng sau đó. Hãy nghĩ về môi trường chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ mà doanh nghiệp hoạt động, thậm chí cả những đối thủ cạnh tranh.

2. Hiểu lĩnh vực kinh doanh

Bạn cần hiểu được các mục tiêu chiến lược, kế hoạch kinh doanh và những ảnh hưởng của nó đến nhân viên. Việc bạn hiểu được bức tranh toàn cảnh kinh doanh sẽ giúp bạn định vị bản thân như một nhà chiến lược ngay từ lúc khởi động. Từ đó, thông qua TTNB, bạn sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu.

3. Làm rõ vai trò của bạn

Các bản mô tả công việc và thông báo tuyển dụng không phải lúc nào cũng thể hiện chính xác vai trò của bạn, vì thế trong những tuần đầu tiên, bạn cần nhanh chóng làm rõ vai trò của mình. Hãy dành thời gian để tìm hiểu điều này với những người mà bạn có trách nhiệm báo cáo, đồng thời hãy tìm hiểu kỹ trọng tâm của vai trò này là gì, như thế nào thì được coi là thành công và họ kỳ vọng như thế nào về bạn.

4. Xác lập những mối quan hệ

Bạn có thể nhanh chóng đánh giá ai là người sẵn sàng hỗ trợ và dành thời gian giúp bạn. Đó có thể là lãnh đạo cao nhất, những người phụ trách nhân sự, công nghệ thông tin hoặc các vị trí quản lý chủ chốt khác. Bạn nên xác định vai trò của đội ngũ nhân sự trong công ty, sau đó đưa ra kế hoạch liên hệ với từng người trong số họ. Đặc biệt, đừng quên các trợ lý, thư ký của lãnh đạo, là những người mà bạn cần phối hợp thường xuyên.

Những cuộc phỏng vấn ngắn, đơn giản nhưng tập trung sẽ giúp bạn kết nối dễ dàng hơn với những người quan trọng. Hãy cố gắng để được nghe họ chia sẻ những trải nghiệm trước đây về TTNB, bao gồm những thứ tốt đẹp. Ngược lại, tuyệt đối tránh câu chuyện dẫn đến sự chỉ trích người tiền nhiệm của bạn. Bạn cũng nên tìm hiểu quan niệm của họ thế nào là TTNB thành công và hiệu quả.

5. Thực sự lắng nghe

Lắng nghe có thể là kỹ năng quan trọng nhất mà bạn có thể thể hiện trong ba tháng đầu tiên. Đừng vội vàng đi vào thực hiện cho đến khi bạn thực sự hiểu rõ về doanh nghiệp và nhân viên. Hãy ra ngoài gặp gỡ và trò chuyện với mọi người.

Những cuộc nói chuyện không chính thức ở trung tâm chăm sóc khách hàng, trong khuôn viên nhà máy hay trong căng tin sẽ giúp bạn thu thập nhiều thông tin hữu ích và những câu chuyện bên lề. Hãy nắm trong tay càng nhiều dữ liệu càng tốt – kết quả khảo sát nhân viên, số liệu kênh, các chiến dịch TTNB trước đây, các tài liệu lịch sử, dữ liệu nhân sự theo độ tuổi, vùng địa lý, vị trí công việc… thậm chí cả những tin đồn.

6. Đánh nhanh thắng nhanh

Hãy suy nghĩ trong vài tuần đầu tiên: Đâu là cơ hội để bạn xắn tay áo lên giải quyết và tạo ra sự khác biệt rõ ràng? Cân bằng giữa những ý tưởng chiến lược dài hơi với những yêu cầu cụ thể là việc bạn cần cân nhắc. Đừng dành quá nhiều thời gian để thực hiện những kế hoạch mà không cho ra những kết quả nhanh chóng. Thay vào đó, hãy tập trung vào những gì quan trọng nhất.

7. Đừng cố gắng thay đổi mọi thứ trong một đêm

Là người có kinh nghiệm thực tiễn, bạn sẽ có quan điểm rõ ràng về điều gì tốt và chưa tốt, điều gì nên bỏ đi và giữ lại. Nhưng điều quan trọng là tránh thay đổi mọi thứ quá nhanh, nhất là với những tổ chức có bề dày lịch sử, luôn hoài niệm và mong muốn giữ gìn cái cũ.

8. Kiểm toán truyền thông nội bộ

Hãy thực hiện kiểm toán truyền thông nội bộ toàn diện. Việc kiểm toán sẽ giúp bạn đánh giá một cách khoa học và khách quan về tình hình hiện tại, cho thấy những gì đang làm tốt, những gì cần cải thiện, đâu là những lỗ hổng và cần ưu tiên ở những điểm gì.

9. Đánh giá nguồn lực truyền thông nội bộ

Bên cạnh kiểm toán TTNB, bạn cũng nên đánh giá nguồn lực TTNB, bao gồm trình độ, tiềm năng, thế mạnh của những thành viên trong nhóm. Để đạt được các mục tiêu trong vòng 2-3 năm tới, bạn cũng cần xem xét để đưa ra những đề xuất nhằm tăng cường hoặc tối ưu nguồn lực về nội dung, thiết kế hay tổ chức sự kiện.

Bạn có thể phát huy mạng lưới cộng tác viên nội bộ như thế nào cho hiệu quả và có thể thuê ngoài các hạng mục gì để tối ưu nhân sự? Với ngân sách và nguồn lực như vậy, bạn cần suy nghĩ sáng tạo để cụ thể hóa các kế hoạch của mình.

10. Đầu tư vào chính mình

Trong khi cố gắng chứng tỏ bản thân với người khác, đừng quên đi những điều mà bạn thực sự cần. Dành thời gian để thư giãn và suy nghĩ. Hãy nhớ: đôi khi, gác lại một việc gì đó thường là chìa khóa giúp bạn mở ra sự sáng tạo vượt trội. Hãy suy nghĩ về sự phát triển của bản thân bạn. Nếu bạn đã chuyển sang một lĩnh vực mới, có thể bạn sẽ cần một số khóa đào tạo hoặc huấn luyện tập trung.