Chứng kiến Kiểm Kê - Bắt đầu của thực tập Kiểm toán | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

I. Giai đoạn trước khi kiểm kê

Ở giai đoạn này công việc sẽ như sau :

Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫn
AGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!

1. Lấy liên hệ từ khách hàng

Việc lấy liên hệ từ khách hàng vô cùng quan trọng, với bước này mình cần xin từ anh chị Senior những thông tin như: Địa điểm kiểm kê, Người liên hệ, kế hoạch kiểm kê của khách hàng, số lượng HTK/TSCĐ cần kiểm kê,…

2. Nghiên cứu đặc điểm của khách hàng

Nghiên cứu đặc điểm của khách hàng từ hồ sơ kiểm kê năm trước : Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ, xin ý kiến các vấn đề cần chú ý khi kiểm kê từ các anh chị phụ trách khách hàng đó ( ví dụ cái kho hàng của thằng A này toàn thuốc hết hạn thôi, em nhớ phải chú ý xem khả năng sử dụng của lô thuốc của nó, nó kiểm kê có tách riêng ra không…)
Nếu đây là khách hàng mới mà chưa có các thông tin từ năm trước, hãy hỏi google để biết một vài thông tin về hàng tồn kho của nó, về các loại tài sản hoặc sử dụng báo cáo năm trước xem nó có tích nhiều tiền mặt không để còn chuẩn bị tâm lý chứ mà ngồi đếm cả mấy trăm tỷ tiền mặt thì cũng khoai đấy. Đến khách hàng còn có cái mà chém. Chứ không đến lại chỉ cái máy chục tỷ của người ta bảo lại hỏi cái đống sắt vụn này dùng để trưng bày à thì có vẻ hơi căng nhỉ.
Chọn mẫu đối tượng kiểm kê
Lựa chọn phương tiện di chuyển

Việc tiếp theo là lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp nhất để có mặt kịp thời tại khách hàng chứ tránh tình trạng đến nơi thì đã kiểm kê xong từ sáng.

II. Giai đoạn thực hiện chứng kiến kiểm kê

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong nhiệm vụ của bạn cũng là nhiệm vụ nhiều bạn làm chưa tốt. Tại giai đoạn này bạn cần phải chú ý một số nguyên tắc bất di bất dịch:

1. Xác nhận sau khi kiểm kê

Tuyệt đối không tự kiểm kê với tiền mặt mà chỉ chứng kiến kiểm kê. Có thể trực tiếp kiểm kê hàng tồn kho nhưng chỉ chọn mẫu thôi nhé. Nhớ là nếu khách hàng có yêu cầu mình ký biên bản kiểm kê tiền mặt thì mình nên từ chối nhé, vì mình chỉ là người ngoài công ty chứng kiến chứ không phải người của công ty khách hàng. Nếu mình ký mà có vấn đề gì sau đó thì sẽ rất nhiều vấn đề rắc rối.

[Vị trí] Thực tập sinh
Dành cho các bạn mong muốn được học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội được trở thành nhân viên chính thức tại AGS. Tìm hiểu ngay vị trí Thực tập sinh tại AGS bạn nhé!

2. Xác nhận về tính tuân thủ của đoàn kiểm kê

3. Những điểm cần chú ý khi quan sát kiểm kê

Hàng lỗi thời có được đơn vị phân loại hay không và phương pháp phân loại có phù hợp. Vấn đề này nếu không biết phải hỏi đơn vị ngay và nhờ ghi chép lại bằng giấy tờ nhé. Cũng nên đánh giá qua về khả năng sử dụng các hàng tồn kho hay tài sản của đơn vị. Cứ ghi chép theo kiểu ghi chú khi đi nghe thầy cô dạy phụ đạo thôi ý.
Phỏng vấn khách hàng về hàng hóa, tài sản giữ hộ của đơn vị khác. Nếu có món đồ nào lạ lạ mà chưa thấy kiểm kê thì nhớ hỏi lại ngay đấy xem có phù hợp với số liệu của đơn vị không?
Cần UTD (Understanding) lại phương pháp kiểm kê để xem quy trình mình biết đã đúng chưa, có gì thấy khác thì phải báo lại senior.
Cần kiểm đủ các loại hàng khác nhau, tránh chỉ kiểm 1 loại ở 1 địa điểm.
Tóm tắt lại các phân loại HTK cũng như cách quy đổi một số loại hàng đặt biệt về 1 đơn vị cố định. Và ghi lại kết quả kiểm kê toàn bộ quá trình chứng kiến.
Thu thập phiếu nhập kho, xuất kho tại thời điểm kiểm kê, bảng theo dõi nhập xuất tồn, biên bản kiểm kê của đơn vị .
Sau đó có thể chém gió một số câu hỏi phỏng vấn với khách hàng như ai chịu trách nhiệm về hao hụt HTK, TSCĐ. Các bảo vệ khỏi thiên tai, hỏa họa, các sử lý các mặt hàng hết hạn, lỗi thời, nói chung là chém gì cũng được để thu thập thông tin một các cụ thể nhất về kho hàng của đơn vị.

III. Giai đoạn kết thúc kiểm kê

Tập hợp các tài liệu đã thu thập được tại khách hàng, đánh giá sơ bộ về công tác kiểm kê, phương pháp ước tính….
Hoàn thiện giấy làm việc về kiểm kê, tổng hợp lại những vấn đề cần chú ý trong quá trình kiểm kê.
Thông báo với người phụ trách kết quả chứng kiến kiểm kê và các vấn đề nhận thấy trong quá trình kiểm kê. Chuẩn bị nhận 1 loạt các câu hỏi của anh chị, nếu bạn chỉ mang về mỗi cái biên bản kiểm kê và thông báo mọi thứ ngon cả là sẽ bị ngay 1 điểm trừ nếu bạn là sinh viên thực tập mong ghi điểm với anh chị để được giữ lại đó.
Hãy nhớ bạn phải ghi lại toàn bộ quá trình kiểm kê, từ khâu tham quan kho xưởng, cách sắp xếp hàng hóa, đánh giá bề ngoài của hàng hóa, khâu đếm, nhận xét cách đếm, quy đổi. Bạn cần ước tính được khối lượng hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn và giá trị sử dụng của chúng, cách quản lý của nó ( với tiền thì được bảo quản thế nào? Mấy két, ai cầm chìa khóa…). Nên chụp ảnh lại hình ảnh của HTK, TSCĐ, Kho, nơi lưu giữ đồ mà mình kiểm kê của khách hàng nhé.