Kế toán công nợ (Phần 1)

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là ngành nghề đảm nhiệm các công việc kế toán liên quan đến các khoản nợ mà doanh nghiệp cần phải thu hoặc phải trả. Kiểm soát chính xác và hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại cũng như hoạt động một cách tốt nhất.

2. Công việc của kế toán công nợ

Tại mỗi doanh nghiệp, khối lượng công việc cũng như đầu mục cần xử lý là khác nhau, tuy nhiên hầu hết công việc chung của kế toán công nợ sẽ bao gồm các công việc sau:

2.1 Quản lý công nợ khách hàng

Quản lý và kiểm tra nội dung hợp đồng, gồm: thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ của 2 bên cùng các phương án xử lý vấn đề phát sinh.
Kiểm soát và cung cấp các thông tin quan trọng của khách hàng vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra.
Đánh dấu mã khách hàng.
Theo dõi và ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, tăng, giảm công nợ phải thu theo từng ngày, tháng, quý, năm.
Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ khách hàng được hưởng dựa trên hợp đồng bán hàng cũng như các chính sách bán hàng của doanh nghiệp.
Kiểm tra và quản lý công nợ khách hàng theo định kỳ hàng tháng và lập Biên bản đối chiếu công nợ.
Thiết lập các loại báo cáo tổng nợ công nợ cần thu cùng báo cáo phân tích tuổi nợ, trình lên cấp trên theo định kỳ.
Xây dựng các kế hoạch thu hồi công nợ khách hàng, phân tích và đề xuất các phương án thu hồi công nợ quá hạn, nợ khó đòi,...
Hợp tác cùng các phòng ban để thu hồi công nợ đúng thời hạn.

2.2 Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng, gồm: thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán chính sách ưu đãi,...
Ghi nhận và quản lý thông tin đã xác thực vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế.
Thiết lập mã quản lý cho nhà cung cấp để tránh nhầm lẫn với khách hàng.
Căn cứ số liệu của kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán thanh toán để kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng và thanh toán tiền cho người bán, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả.
Căn cứ các hợp đồng mua hàng, chương trình chính sách kinh doanh của bên bán để hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng.
Ghi chép, đối chiếu các khoản công nợ với từng nhà cung cấp để chốt số liệu công nợ thông qua các biên bản đối chiếu công nợ theo định kỳ.
Soạn các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả, trình lên cấp trên theo định kỳ.
Lên kế hoạch thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn, đề xuất các phương án cho cấp trên nếu doanh nghiệp đang gặp các khó khăn trong việc giải quyết các khoản công nợ.