Hóa đơn hợp lệ, hóa đơn hợp pháp, hóa đơn hợp lý là gì?

Công ty Kế toán AGS hoạt động trong lĩnh vực tư và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề "Hóa đơn hợp lệ, hóa đơn hợp pháp, hóa đơn hợp lý là gì?"

Cùng tìm hiểu chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn hợp lệ, hóa đơn hợp pháp, hóa đơn hợp lý nhìn theo góc độ pháp luật quy định có rất nhiều điểm tương đồng nhưng bản chất lại khác nhau rất nhiều. Để làm rõ vấn đề này. Cùng tham khảo bài viết dưới đây:

(1) Hóa đơn hợp lệ

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo những điều kiện sau đây:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

+ Số hóa đơn;

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng…

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. (theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

- Đúng thông tin đăng ký tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Hóa đơn hợp pháp

Căn cứ khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn hợp pháp phải đảm bảo không thuộc những trường hợp như:

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng

- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế

- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

- Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

(3) Hóa đơn hợp lệ

Hiện chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thuật ngữ hóa đơn hợp lệ được hiểu như thế nào. Tuy nhiên, dựa vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể hiểu:

Hóa đơn giá trị gia tăng khi đưa vào sử dụng phải là hóa đơn hợp lý, đồng thời phải hợp lệ và hợp pháp.

Xuất phát từ quy định về chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hóa đơn giá trị gia tăng hợp lý là hóa đơn có nội dung chi cho các khoản thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.

Căn cứ khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung của hóa đơn:

[...]

3. Số hóa đơn

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

[...]

Như vậy, số hóa đơn là một trong những thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn phải có.

Trong đó, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các hành vi bị cấm liên quan đến hóa đơn chứng từ gồm những hành vi sau đây:

- Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn chứng từ

- Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

- Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn

(2) Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

- Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

- Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn chứng từ;

- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.