Bút toán điều chỉnh và những điều cần biết

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty Kế toán AGS sẽ chia sẻ về chủ đề thực hiện bút toán điều chỉnh trong kế toán. Bài viết dành cho các kế toán viên, các chủ doanh nghiệp, cá nhân đang muốn tìm hiểu về phương pháp kế toán. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này để bạn đọc hiểu thêm về quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán của mình.

Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả cho chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư và các bên liên quan. Việc đảm bảo tính chính xác cao cho thông tin kế toán là điều cần thiết để tránh sai sót và đưa ra quyết định đúng đắn. Bút toán điều chỉnh là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo thông tin kế toán chính xác, phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây là những bút toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, nhằm điều chỉnh các tài khoản và phản ánh chính xác các hoạt động đã xảy ra trong kỳ nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.

1. Bút toán điều chỉnh là gì

Bút toán điều chỉnh (Adjusting entries) là việc thực hiện điều chỉnh thông tin kế toán như các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phí phải trả các khoản phải thu cần tính vào chi phí, doanh thu trong kỳ.

Theo định nghĩa ta có thể xác định được mục đích của bút toán điều chỉnh bao gồm:

• Bảo đảm xác định và đo lường đầy đủ doanh thu, chi phí của kỳ (theo nguyên tắc dồn tích và phù hợp);

• Đưa các tài khoản về trạng thái sẵn sàng cho việc lập báo cáo tài chính

2. Các loại bút toán điều chỉnh trong kế toán

2.1. Bút toán điều chỉnh sai sót

Đây là bút toán thường gặp sau khi doanh nghiệp được kiểm toán hoặc thanh tra, phát hiện các sai sót và cần đưa số liệu về con số đúng thực tế.

Ví dụ: Trong quá trình kiểm toán phát hiện một khoản doanh thu chưa thu tiền có giá trị 180 triệu, nhưng bị ghi nhận thành 200 triệu do lỗi đánh máy, khiến số dư các TK 511, 131 bị ảnh hưởng.

Bút toán điều chỉnh cần thực hiện là ghi giảm doanh thu và số phải thu khách hàng tương ứng:

• Nợ TK 511: 20 triệu

• Có TK 131: 20 triệu

2.2. Bút toán điều chỉnh doanh thu

a. Doanh thu chưa thực hiện: Doanh thu chưa thực hiện là việc nhận trước tiền của khách hàng và cam kết sẽ bán hàng hay thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Điều này dẫn tới phát sinh một khoản nợ phải trả cho doanh nghiệp. Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện trên thực tế sẽ làm tăng doanh thu và giảm nợ phải trả trong kỳ của doanh nghiệp.

Về bản chất, doanh thu chưa thực hiện thực tế là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhận tiền của khách hàng trước và có trách nhiệm thực hiện cung cấp dịch vụ, hàng hóa trong tương lai cho khách hàng. Đến khi hàng hoá, dịch vụ được cung cấp cho khách hàng thì doanh thu chưa thực hiện được chuyển thành doanh thu đã thực hiện và kế toán cần đánh giá tỷ lệ khối lượng công việc hoàn thành để thực hiện bút toán điều chỉnh, đưa doanh thu chưa thực hiện về doanh thu của doanh nghiệp. Bút toán điều chỉnh như sau:

• Nợ TK 3387

• Có TK 511

Ví dụ: Ngày 1/1/2022, công ty A ký hợp đồng thuê nhà với công ty B sử dụng nhà làm văn phòng đại diện, công ty A trả trước 180 triệu đồng cho kỳ hạn 6 tháng, thanh toán bằng tiền chuyển khoản.

Kế toán công ty B xử lý nghiệp vụ như sau:

Khi nhận được tiền chuyển khoản của công ty A, kế toán công ty B ghi một khoản doanh thu chưa thực hiện:

• Nợ TK 112: 180 triệu

• Có TK 3387: 180 triệu

Hàng kỳ, kế toán công ty B thực hiện bút toán điều chỉnh, kết chuyển phần doanh thu chưa thực hiện thành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Bút toán thực hiện:

• Nợ TK 3387: 30 triệu

• Có TK 511: 30 triệu

Thực hiện đến khi kết chuyển hết.

b. Doanh thu dồn tích: Doanh thu dồn tích là các khoản doanh thu đã thực hiện, đã phát sinh nhưng chưa thu được bằng tiền (doanh thu chưa thu tiền). Kế toán khi xử lý sẽ ghi nhận doanh thu đã phát sinh cùng với một khoản nợ phải thu. Tức là bút toán điều chỉnh doanh thu doanh thu dồn tích sẽ làm tăng doanh thu và tăng tài sản của doanh nghiệp trong kỳ. Trong trường hợp này, kế toán phải ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi nhận một tài sản (nợ phải thu) của doanh nghiệp. Các trường hợp doanh thu dồn tích thường gặp như:

• Phải thu tiền lãi từ các khoản cho vay;

• Cho thuê tài sản nhiều kỳ.

Bút toán điều chỉnh thực hiện:

• Nợ TK 131

• Có TK 511

Ví dụ: Vào cuối kỳ kế toán, Công ty A đã có một khoản thu nhập phát sinh trị giá 720 triệu đồng nhưng chưa được ghi hóa đơn.

Kế toán công ty A thực hiện bút toán điều chỉnh ghi nhận khoản doanh thu dồn tích:

• Nợ TK 131: 720 triệu đồng

• Có TK 511: 720 triệu đồng

2.3. Bút toán điều chỉnh chi phí

a. Chi phí trả trước: Chi phí trả trước là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau. Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước nhằm phân bổ chi phí trả trước mà doanh nghiệp đã chi vào các kỳ kế toán một cách phù hợp. Các loại chi phí trả trước thường gặp bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng trả trước;

• Tiền bảo hiểm;

• Chi phí quảng cáo trả trước;
  ...

Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước trên thực tế sẽ làm tăng chi phí và giảm tài sản trong kỳ. Theo khái niệm có thể thấy bản chất của chi phí trả trước là một loại tài sản. Vì vậy, khi khai thác được lợi ích kinh tế từ tài sản này thì giá trị của nó sẽ dần chuyển thành chi phí.

Khi chi phí phát sinh, kế toán ghi:

• Nợ TK 242

• Có các TK liên quan (111, 112,…)

Đến cuối kỳ kế toán, kế toán doanh nghiệp thực hiện bút toán điều chỉnh để kết chuyển chi phí trả trước đã ghi nhận trước đó vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ:

• Nợ các TK chi phí (641, 642,…)

• Có TK 242

Ví dụ: Ngày 1/1/2022, công ty A ký hợp đồng thuê nhà với công ty B sử dụng nhà làm văn phòng đại diện, công ty A trả trước 180 triệu đồng cho kỳ hạn 6 tháng, thanh toán bằng tiền chuyển khoản.

Kế toán công ty A ghi nhận như sau:

• Nợ TK 242: 180 triệu

• Có TK 112: 180 triệu

Hàng tháng kể từ cuối tháng 1, kế toán công ty A thực hiện bút toán điều chỉnh ghi nhận chi phí thuê nhà như sau:

• Nợ TK 642: 30 triệu đồng

• Có TK 242: 30 triệu đồng

Thực hiện định kỳ đến khi kết chuyển hết.

b. Chi phí dồn tích: Chi phí dồn tích là các khoản chi phí đã phát sinh nhưng doanh nghiệp chưa trả và chưa ghi nhận. Bút toán điều chỉnh chi phí dồn tích sẽ làm tăng chi phí và tăng nợ phải trả trong kỳ. Việc chi trả các khoản chi phí dồn tích được thực hiện trong tương lai nên chi phí dồn tích còn được coi là một khoản nợ phải trả ngắn hạn với tên gọi “chi phí phải trả”. Chi phí dồn tích bao gồm một số khoản như:

• Chi phí tiền lương của tháng, trả đầu tháng sau;

• Chi phí dịch vụ sử dụng chưa thanh toán;

• Chi phí lãi vay đã phát sinh nhưng chưa đến kỳ trả.

Có thể thấy, những khoản chi phí dồn tích tuy chưa được chi trả nhưng được sử dụng để tạo ra doanh thu trong kỳ. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp thì chi phí dồn tích cần được ghi nhận.

Ví dụ: Tại công ty A, cuối tháng phòng kế toán nhận được hóa đơn tính tiền điện sử dụng ở văn phòng công ty, giá tiền điện là 15.000.000 đồng; VAT là 10%, chưa thanh toán cho bên cung cấp điện.

Kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh như sau:

• Nợ TK 642: 15.000.000

• Nợ TK 133: 1.500.000

• Có TK 331: 16.500.000

Trường hợp đặc biệt – nghiệp vụ trích khấu hao tài sản cố định, về bản chất thì bút toán trích khấu hao TSCĐ được coi là bút toán điều chỉnh. Để dễ hiểu hơn thì có thể hình dung TSCĐ là một tài sản có thời gian sử dụng hữu ích là nhiều kỳ kế toán và giá trị của TSCĐ sẽ giảm dần theo thời gian sử dụng. Tức là, bút toán trích khấu hao TSCĐ là bút toán phản ánh việc phân bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ.

Bút toán trích khấu hao TSCĐ / bút toán điều chỉnh như sau:

• Nợ các TK liên quan (641, 642,…)

• Có TK 214

Vì có nhiều phương pháp khấu hao tài sản cố định nên kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc tính toán, xác định số khấu hao cần ghi cho một kỳ kế toán.

2.4. Điều chỉnh lại các khoản dự phòng

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 18, khoản dự phòng là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời gian. Như vậy, bản chất của các tài khoản dự phòng là điều chỉnh giảm tài sản. Có rất nhiều khoản dự phòng, ví dụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải trả, dự phòng nợ phải thu khó đòi và đồng thời các doanh nghiệp đều sẽ thực hiện lập các khoản dự phòng. Nghiệp vụ dự phòng thường được thực hiện vào cuối bút toán điều chỉnh.

Bút toán thực hiện như sau:

• Nợ TK Chi phí

• Có TK Dự phòng

Bút toán điều chỉnh là một công cụ thiết yếu trong kế toán, giúp đảm bảo thông tin tài chính chính xác và đầy đủ. Các bút toán điều chỉnh được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm điều chỉnh các tài khoản và phản ánh chính xác các hoạt động kinh doanh đã xảy ra nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ. Do đó, kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến bút toán điều chỉnh và cần nắm chắc cách thức thực hiện bút toán này.

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://amis.misa.vn/39629/but-toan-dieu-chinh/